Sơ đồ bài viết
Trong doanh nghiệp, hợp đồng lao động là cơ sở pháp lý quan trọng xác lập mối quan hệ giữa người lao động và người sử dụng lao động. Việc lập, soạn thảo và ký kết hợp đồng thường do bộ phận hành chính – nhân sự (HCNS) phụ trách. Tuy nhiên, không ít trường hợp hợp đồng bị lập sai nội dung, thiếu hình thức hoặc không tuân thủ quy định pháp luật. Điều này không chỉ khiến doanh nghiệp chịu rủi ro pháp lý mà cá nhân phụ trách HCNS cũng có thể bị quy trách nhiệm liên đới.
Vậy cụ thể hành chính nhân sự có thể phải chịu trách nhiệm như thế nào nếu để xảy ra sai sót trong ký kết hợp đồng lao động? Bài viết “Ký hợp đồng lao động sai hành chính nhân sự có thể bị liên đới thế nào?” này sẽ phân tích góc nhìn pháp lý và chia sẻ cách bảo vệ bản thân khi thực hiện nghiệp vụ.
Vì sao việc ký hợp đồng lao động sai lại tiềm ẩn nhiều rủi ro?
Hợp đồng lao động không chỉ là một giấy tờ hành chính mà còn là chứng cứ pháp lý được cơ quan chức năng sử dụng để xác định quyền và nghĩa vụ của hai bên. Sai sót trong hợp đồng có thể dẫn đến các hậu quả sau:
- Doanh nghiệp bị xử phạt hành chính: Theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP, phạt từ 2 – 25 triệu đồng đối với hành vi ký hợp đồng sai mẫu, sai nội dung bắt buộc hoặc không ký kết hợp đồng với người lao động.
- Tranh chấp lao động phát sinh: Hợp đồng thiếu điều khoản quan trọng (vị trí công việc, mức lương, thời giờ làm việc, quyền lợi bảo hiểm…) dễ dẫn đến khiếu kiện và kiện tụng.
- Ảnh hưởng quyền lợi của người lao động: Hợp đồng không rõ ràng có thể khiến người lao động thiệt thòi khi yêu cầu bồi thường hoặc đòi quyền lợi.
- Uy tín doanh nghiệp bị tổn hại: Những vụ tranh chấp về hợp đồng lao động thường tác động tiêu cực đến hình ảnh của công ty.
Ở góc độ hành chính nhân sự, việc ký hợp đồng sai có thể khiến cá nhân phụ trách bị quy trách nhiệm cá nhân nếu chứng minh được lỗi do thiếu hiểu biết pháp luật hoặc cố tình làm sai.
Ký hợp đồng lao động sai hành chính nhân sự có thể bị liên đới thế nào?
Khi xảy ra sai sót, cơ quan chức năng thường xem xét mức độ lỗi và vai trò của người phụ trách. Một số trường hợp phổ biến:
– Trách nhiệm kỷ luật nội bộ: Doanh nghiệp có thể áp dụng kỷ luật lao động với nhân sự trực tiếp soạn thảo và ký hợp đồng sai, đặc biệt nếu gây thiệt hại tài chính hoặc tranh chấp cho công ty. Hình thức kỷ luật có thể là khiển trách, cảnh cáo, hạ bậc lương hoặc sa thải tùy theo nội quy.
– Bồi thường thiệt hại cho doanh nghiệp: Theo Bộ luật Lao động và Bộ luật Dân sự, nếu lỗi cá nhân gây thiệt hại cụ thể (ví dụ: doanh nghiệp bị phạt hành chính, phải bồi thường cho người lao động), bộ phận HCNS có thể bị yêu cầu bồi thường một phần theo quy chế nội bộ.
– Trách nhiệm hành chính hoặc hình sự: Trong trường hợp lập hợp đồng giả, gian lận hồ sơ hoặc cố tình làm sai để trục lợi, cá nhân phụ trách có thể bị xử phạt hành chính hoặc thậm chí truy cứu trách nhiệm hình sự (tội làm giả tài liệu, gian lận bảo hiểm xã hội…).
– Mất uy tín và cơ hội nghề nghiệp: Ngay cả khi không bị phạt, việc để xảy ra sai sót trong hợp đồng cũng ảnh hưởng đến uy tín cá nhân và có thể cản trở sự thăng tiến trong nghề HR.
Điểm mấu chốt là: hành chính nhân sự không thể “vô can” nếu hợp đồng sai xuất phát từ lỗi chủ quan hoặc thiếu hiểu biết pháp luật.
Làm sao để hành chính hạn chế rủi ro và bảo vệ bản thân?
Để giảm thiểu nguy cơ liên đới trách nhiệm, hành chính nhân sự cần chủ động trang bị kiến thức pháp luật và kỹ năng kiểm soát rủi ro. Một số giải pháp quan trọng:
– Nắm vững quy định về hợp đồng lao động: Hiểu rõ các nội dung bắt buộc theo Bộ luật Lao động, phân biệt các loại hợp đồng (xác định thời hạn, không xác định thời hạn, hợp đồng thử việc), và tuân thủ mẫu hợp đồng theo quy định.
– Xây dựng quy trình kiểm tra – phê duyệt hợp đồng: Luôn có bước rà soát hợp đồng trước khi trình ký, đảm bảo đầy đủ điều khoản, chữ ký, con dấu và hồ sơ kèm theo. Nếu có điểm chưa rõ, cần tham khảo ý kiến pháp chế hoặc cấp quản lý.
– Từ chối ký hợp đồng sai quy định: Luật cho phép nhân sự từ chối thực hiện nghiệp vụ vi phạm pháp luật. Nếu phát hiện sai sót, cần báo cáo bằng văn bản để làm bằng chứng bảo vệ mình.
– Đào tạo liên tục về pháp luật lao động: Các quy định về lao động thường xuyên thay đổi. Việc cập nhật kiến thức giúp HR tránh được những lỗi phổ biến và xử lý tình huống tự tin hơn.
– Giữ bằng chứng công việc: Lưu trữ email, biên bản họp, và các trao đổi nội bộ để chứng minh quá trình xử lý đúng quy trình trong trường hợp xảy ra tranh chấp.
Ký hợp đồng lao động sai có thể dẫn đến rủi ro không chỉ cho doanh nghiệp mà còn cho chính hành chính nhân sự – những người trực tiếp phụ trách nghiệp vụ này. Trong bối cảnh doanh nghiệp vừa và nhỏ thường giao HR kiêm nhiệm nhiều vai trò, việc thiếu hiểu biết pháp luật dễ khiến bạn trở thành “người chịu trận” khi xảy ra sự cố.
Trang bị kiến thức pháp chế khi tham gia Khóa đào tạo pháp luật cho Kế toán – Hành chính – Nhân sự kiêm nhiệm pháp chế tại doanh nghiệp vừa và nhỏ của Pháp chế ICA.
- Nắm chắc quy định về hợp đồng lao động và các nghiệp vụ pháp lý liên quan;
- Hiểu rõ quyền và giới hạn trách nhiệm của mình;
- Chủ động phòng tránh rủi ro, nâng cao giá trị nghề nghiệp.
Mời bạn xem thêm: