Sơ đồ bài viết
Trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ, kế toán thường bị xem là bộ phận “thủ tục” – chỉ có nhiệm vụ tiếp nhận chứng từ và làm theo yêu cầu từ các phòng ban khác hoặc lãnh đạo. Tuy nhiên, trên phương diện pháp lý, kế toán không chỉ là người “ghi sổ” mà còn là một mắt xích quan trọng trong việc kiểm soát và ngăn ngừa rủi ro tài chính. Câu hỏi đặt ra là: Khi nào kế toán có quyền từ chối thanh toán một khoản chi phí?
Liệu kế toán có bị xem là “vượt quyền” nếu từ chối chi khoản tiền mà sếp đã duyệt? Hay đó là hành động đúng đắn, thể hiện sự tuân thủ pháp luật và trách nhiệm nghề nghiệp? Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ căn cứ pháp lý, các tình huống thực tế và quy trình xử lý phù hợp khi kế toán cần từ chối thanh toán một khoản chi phí.
Khi nào kế toán có quyền từ chối thanh toán một khoản chi phí?
Cơ sở pháp lý về trách nhiệm và quyền hạn của kế toán
Theo Điều 5 – Luật Kế toán 2015, một trong những nguyên tắc quan trọng trong công tác kế toán là:
“Phản ánh trung thực, đầy đủ, kịp thời, rõ ràng, dễ hiểu, chính xác, khách quan và đúng bản chất của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.”
Điều này đồng nghĩa với việc, kế toán không chỉ thực hiện ghi nhận mà còn có vai trò kiểm tra, kiểm soát thông tin, hồ sơ chứng từ trước khi thực hiện thanh toán.
Cụ thể hơn, Điều 16 – Luật Kế toán 2015 quy định:
“Chứng từ kế toán là căn cứ để ghi sổ kế toán và thanh toán. Chứng từ phải có đầy đủ các nội dung chủ yếu và chỉ được sử dụng khi hợp pháp, hợp lệ.”
Như vậy, nếu kế toán phát hiện khoản chi:
- Không có chứng từ hoặc chứng từ không hợp pháp
- Không rõ bản chất nghiệp vụ
- Không đúng đối tượng chi
- Không đúng hạn mức theo quy chế nội bộ → thì hoàn toàn có quyền từ chối thanh toán.
Các trường hợp kế toán có quyền và cần từ chối thanh toán
Dưới đây là các tình huống thực tế phổ biến mà kế toán nên xem xét nghiêm túc quyền từ chối thanh toán để bảo vệ doanh nghiệp – và chính mình:
a. Chứng từ không đầy đủ, không hợp lệ
Một khoản chi dù được giám đốc duyệt nhưng nếu:
- Hóa đơn sai sót thông tin (tên đơn vị, mã số thuế…)
- Biên bản nghiệm thu thiếu chữ ký
- Không có hợp đồng hoặc hợp đồng chưa ký kết đầy đủ
- Thanh toán không đúng thời hạn hợp đồng → đều là căn cứ để kế toán từ chối chi cho đến khi hồ sơ được bổ sung, điều chỉnh.
b. Khoản chi không đúng quy chế tài chính nội bộ
Ví dụ:
- Công ty quy định mức chi tiếp khách tối đa 2 triệu/lần nhưng phòng ban gửi đề nghị chi 5 triệu mà không có phê duyệt bổ sung.
- Khoản chi vượt thẩm quyền người ký đề nghị thanh toán.
Trong các trường hợp này, kế toán có trách nhiệm kiểm tra và từ chối thanh toán nếu không có quyết định đặc cách hoặc điều chỉnh rõ ràng từ người có thẩm quyền cao hơn.
c. Chi phí không phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh
Ví dụ:
- Đề nghị chi quà tặng cho cá nhân ngoài doanh nghiệp, không có lý do liên quan đến hoạt động kinh doanh.
- Thanh toán chi phí phạt vi phạm hành chính (không được trừ thuế) nhưng không có quyết định xử phạt chính thức, chỉ dựa vào bản sao mờ không có dấu đỏ.
Những khoản chi này tiềm ẩn rủi ro về thuế và pháp lý. Kế toán nên đề xuất kiểm tra kỹ trước khi thanh toán.
d. Chi không đúng đối tượng hoặc thanh toán trùng
- Thanh toán 2 lần cho một hóa đơn
- Gửi tiền vào tài khoản không trùng tên người nhận trên chứng từ
- Chi cho người không liên quan nghiệp vụ
Trong các trường hợp này, dù chỉ là sai sót nghiệp vụ, nhưng nếu kế toán không phát hiện và xử lý, vẫn có thể bị quy trách nhiệm khi kiểm toán hoặc cơ quan chức năng thanh tra.
e. Có dấu hiệu gian lận, chi khống
Nếu kế toán phát hiện:
- Bằng chứng chi không rõ ràng
- Hóa đơn mua hàng nhưng thực tế không nhập kho
- Hồ sơ làm giả để hợp thức hóa khoản chi → cần tạm dừng thanh toán và báo cáo ngay với người có thẩm quyền để xác minh thêm.
Kế toán có thể từ chối thanh toán thế nào để không bị “mang tiếng”?
Thực tế tại nhiều doanh nghiệp, kế toán ngại va chạm, không dám từ chối vì sợ bị đánh giá là “khó khăn”, “không hợp tác”. Tuy nhiên, nếu thực hiện đúng quy trình sau, bạn có thể vừa bảo vệ bản thân, vừa xử lý chuyên nghiệp:
- Ghi nhận nội dung vướng mắc bằng văn bản (email, công văn nội bộ…) nêu rõ lý do chưa thể thanh toán (thiếu chứng từ, sai quy trình…)
- Yêu cầu bổ sung hoặc xác minh chứng từ nếu hồ sơ được điều chỉnh đầy đủ, kế toán tiến hành thanh toán như bình thường.
- Báo cáo cấp có thẩm quyền (trưởng phòng, giám đốc) trong trường hợp vẫn yêu cầu chi dù kế toán không đồng ý, cần yêu cầu có chỉ đạo bằng văn bản để làm căn cứ bảo vệ trách nhiệm về sau.
- Lập biên bản nội bộ nếu cần và với những trường hợp nhạy cảm, nghi ngờ gian lận, cần mời phòng pháp chế hoặc bộ phận liên quan cùng lập biên bản xác minh.
Trở lại với câu hỏi ban đầu: Khi nào kế toán có quyền từ chối thanh toán một khoản chi phí? Câu trả lời là khi khoản chi không có căn cứ pháp lý, không hợp lệ về chứng từ, không đúng quy chế nội bộ, có dấu hiệu gian lận hoặc gây rủi ro cho doanh nghiệp. Trong những tình huống đó, từ chối thanh toán không phải là “chống đối”, mà là thể hiện sự chuyên nghiệp và tuân thủ pháp luật.
Tuy nhiên, để đủ tự tin nói “KHÔNG”, kế toán cần trang bị kiến thức pháp lý – không chỉ hiểu quy định kế toán, mà còn nắm được quy trình kiểm soát nội bộ, quyền – trách nhiệm pháp lý, cách phản biện thuyết phục, và xử lý mâu thuẫn với các bộ phận khác.
Nếu bạn đang là kế toán, kế toán trưởng, hoặc người kiêm nhiệm cả hành chính – tài chính – pháp lý, hãy chủ động học thêm về pháp chế nội bộ và kỹ năng kiểm soát rủi ro tài chính. Tìm hiểu khóa học tại đây:
https://phapche.edu.vn/courses/khoa-hoc-phap-che-da-nhiem-thiet-ke-rieng-danh-cho-ke-toan-tai-chinh-kiem-nhiem-phap-che-cong-ty/
Mời bạn xem thêm: