Sơ đồ bài viết
Chứng từ điện tử đã trở thành xu hướng tất yếu trong quản lý tài chính – kế toán, giúp doanh nghiệp giảm chi phí lưu trữ, dễ dàng tra cứu và thuận tiện cho việc báo cáo. Tuy nhiên, việc lưu giữ chứng từ điện tử sai quy định có thể khiến doanh nghiệp và cá nhân kế toán đối mặt với những hậu quả pháp lý nghiêm trọng. Nắm vững quy định về lưu trữ không chỉ giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru mà còn bảo vệ bản thân kế toán trước các rủi ro trách nhiệm pháp lý. Tham khảo ngay trong bài viết “Kế toán và trách nhiệm pháp lý khi lưu giữ chứng từ điện tử sai quy định” sau đây
Vì sao lưu giữ chứng từ điện tử là yêu cầu bắt buộc?
Theo Luật Kế toán 2015 và các văn bản hướng dẫn, chứng từ kế toán, dù ở dạng giấy hay điện tử, đều là tài liệu pháp lý để ghi nhận, giải trình và chứng minh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Lưu giữ chứng từ điện tử không chỉ nhằm phục vụ công tác kế toán nội bộ mà còn để đáp ứng yêu cầu:
- Thanh tra, kiểm tra của cơ quan nhà nước: Cơ quan thuế, kiểm toán và thanh tra tài chính có quyền yêu cầu xuất trình chứng từ bất kỳ thời điểm nào trong thời hạn lưu trữ.
- Chứng minh tính hợp pháp của chi phí: Chứng từ điện tử hợp lệ là căn cứ để khấu trừ thuế và hạch toán chi phí hợp pháp.
- Bảo vệ doanh nghiệp trước tranh chấp: Trong trường hợp có tranh chấp với khách hàng, nhà cung cấp hoặc đối tác, chứng từ điện tử đóng vai trò bằng chứng quan trọng.
Tuy nhiên, để chứng từ điện tử có giá trị pháp lý, việc lưu giữ phải đúng chuẩn về định dạng, thời hạn và bảo mật theo quy định pháp luật.
Kế toán và trách nhiệm pháp lý khi lưu giữ chứng từ điện tử sai quy định
Các lỗi lưu giữ chứng từ điện tử thường gặp
- Không lưu trữ đúng định dạng bắt buộc: Chứng từ bị chỉnh sửa, lưu ở định dạng không được cơ quan nhà nước chấp nhận (ví dụ file ảnh không có chữ ký số).
- Không đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu: Chứng từ bị mất, hỏng hoặc không chứng minh được tính nguyên gốc.
- Không lưu giữ đủ thời hạn theo luật: Phần lớn chứng từ kế toán phải lưu ít nhất 5 – 10 năm, nhưng nhiều doanh nghiệp xóa dữ liệu quá sớm.
- Lưu trữ phân tán, không có hệ thống quản lý: Dễ dẫn đến thất lạc hoặc khó tra cứu khi cơ quan thuế yêu cầu.
- Không sao lưu dự phòng: Khi hệ thống gặp sự cố, chứng từ bị mất không thể khôi phục.
Trách nhiệm pháp lý của kế toán
Kế toán là người trực tiếp quản lý và lưu giữ chứng từ điện tử, do đó phải chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu vi phạm các quy định. Hệ quả pháp lý có thể bao gồm:
- Xử phạt vi phạm hành chính: Theo Nghị định 41/2018/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán, mức phạt có thể từ 5 – 30 triệu đồng tùy hành vi.
- Trách nhiệm bồi thường thiệt hại: Nếu việc mất, hỏng hoặc lưu trữ sai quy định dẫn đến thiệt hại tài chính cho doanh nghiệp, kế toán có thể phải bồi thường.
- Nguy cơ bị truy cứu trách nhiệm hình sự: Trong trường hợp làm giả, chỉnh sửa hoặc hủy hoại chứng từ để che giấu hành vi gian lận, kế toán có thể bị xử lý hình sự theo Bộ luật Hình sự.
- Ảnh hưởng uy tín nghề nghiệp: Một sự cố lưu trữ chứng từ có thể khiến kế toán mất niềm tin từ lãnh đạo và đối tác, ảnh hưởng trực tiếp đến sự nghiệp.
Cách phòng tránh rủi ro khi lưu giữ chứng từ điện tử
Tuân thủ chặt chẽ quy định pháp luật
- Nắm vững các quy định của Luật Kế toán, Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn chứng từ và các văn bản hướng dẫn.
- Lưu giữ chứng từ đúng định dạng, đảm bảo có chữ ký số và dấu thời gian (timestamp) hợp pháp.
Xây dựng hệ thống lưu trữ khoa học và bảo mật
- Sử dụng phần mềm kế toán và lưu trữ đạt chuẩn, có tính năng sao lưu và bảo mật dữ liệu.
- Tổ chức phân quyền truy cập, tránh tình trạng chỉnh sửa hoặc xóa chứng từ ngoài ý muốn.
- Định kỳ kiểm tra, đối soát dữ liệu để phát hiện sớm các rủi ro mất mát.
Sao lưu dự phòng và quản lý vòng đời chứng từ
- Thực hiện sao lưu dữ liệu định kỳ trên nhiều nền tảng (máy chủ nội bộ, lưu trữ đám mây).
- Quản lý thời hạn lưu giữ theo từng loại chứng từ để không bị xóa nhầm trước hạn.
Đào tạo và nâng cao nhận thức
- Kế toán và các bộ phận liên quan cần được đào tạo về quy định lưu giữ chứng từ điện tử.
- Xây dựng văn hóa tuân thủ trong toàn bộ doanh nghiệp, coi việc lưu giữ chứng từ đúng chuẩn là nhiệm vụ quan trọng.
Lưu giữ chứng từ điện tử đúng quy định là trách nhiệm pháp lý trực tiếp của kế toán, đồng thời là nền tảng bảo vệ doanh nghiệp trước các rủi ro thanh tra, kiểm toán và tranh chấp. Để tránh những sai sót dẫn đến trách nhiệm pháp lý, kế toán cần hiểu luật, tuân thủ quy trình và áp dụng công nghệ quản lý hiện đại.
Khóa học “Pháp luật cho kế toán – hành chính – nhân sự kiêm nhiệm pháp chế tại doanh nghiệp vừa và nhỏ” của Pháp chế ICa cung cấp kiến thức pháp luật thực tiễn và kỹ năng quản lý chứng từ điện tử an toàn, giúp nhân sự tự tin bảo vệ mình và doanh nghiệp.
Xem chi tiết tại: https://phapche.edu.vn/courses/khoa-dao-tao-phap-luat-cho-ke-toan-hanh-chinh-nhan-su-kiem-nhiem-phap-che-tai-doanh-nghiep-vua-va-nho/
Mời bạn xem thêm: