Sơ đồ bài viết
Trong thực tế hoạt động doanh nghiệp, kế toán không ít lần rơi vào tình huống “tiến thoái lưỡng nan” khi nhận được yêu cầu ghi nhận doanh thu hoặc chi phí mà không có chứng từ hợp lệ. Đây không chỉ là vấn đề nghiệp vụ mà còn là một rủi ro pháp lý tiềm ẩn. Vậy kế toán làm gì khi bị ép ghi nhận doanh thu/chi phí không có chứng từ hợp lệ? Câu trả lời không chỉ nằm ở kỹ năng nghiệp vụ mà còn yêu cầu hiểu rõ quyền – nghĩa vụ và giới hạn trách nhiệm của kế toán theo quy định pháp luật.
Căn cứ pháp lý xác định tính hợp lệ của chứng từ kế toán
Để có cơ sở xử lý tình huống một cách đúng đắn, kế toán trước tiên cần nắm rõ: thế nào là chứng từ kế toán hợp lệ?
Theo Điều 16 của Luật Kế toán 2015:
“Chứng từ kế toán là những giấy tờ, vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.”
Một chứng từ kế toán hợp lệ phải có đầy đủ các nội dung chủ yếu sau:
- Tên gọi của chứng từ và số hiệu;
- Ngày, tháng, năm lập chứng từ;
- Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập và nhận chứng từ;
- Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
- Số lượng, đơn giá và số tiền;
- Chữ ký của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến nghiệp vụ kinh tế, tài chính đó.
Ngoài ra, Điều 6, Thông tư 200/2014/TT-BTC cũng hướng dẫn chi tiết về nguyên tắc lập và quản lý chứng từ kế toán trong doanh nghiệp. Theo đó, kế toán chỉ được ghi sổ kế toán khi có chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lệ, hợp lý làm căn cứ.
Do đó, việc ghi nhận doanh thu/chi phí không có chứng từ hoặc chứng từ không hợp lệ sẽ vi phạm pháp luật về kế toán, và có thể dẫn đến các hậu quả nghiêm trọng, không chỉ với doanh nghiệp mà cả người làm kế toán.
Kế toán làm gì khi bị ép ghi nhận doanh thu/chi phí không có chứng từ hợp lệ?
Trong quá trình làm việc, không ít kế toán rơi vào thế “tiến thoái lưỡng nan” khi bị yêu cầu ghi nhận các khoản doanh thu hoặc chi phí nhưng lại không có chứng từ hợp lệ đi kèm. Vậy trong trường hợp này, kế toán có quyền từ chối không? Và nếu bị cấp trên ép buộc thì nên xử lý thế nào để vừa bảo vệ bản thân, vừa không ảnh hưởng nghiêm trọng đến quan hệ nội bộ?
Khi nào kế toán có quyền từ chối ghi nhận nghiệp vụ kế toán?
Theo Điều 10, Luật Kế toán 2015, kế toán viên hoàn toàn có quyền từ chối thực hiện nghiệp vụ kế toán trong một số trường hợp cụ thể:
- Nghiệp vụ đó không đúng quy định pháp luật;
- Chứng từ kế toán không đầy đủ, không hợp lệ hoặc có dấu hiệu giả mạo;
- Người ra lệnh ghi nhận không có thẩm quyền hoặc không có chỉ đạo bằng văn bản rõ ràng;
- Việc ghi nhận làm sai lệch báo cáo tài chính, ảnh hưởng nghĩa vụ thuế.
Ngoài ra, kế toán cũng có quyền yêu cầu giải trình, kiểm tra lại chứng từ, và đề xuất không thực hiện ghi nhận cho đến khi đảm bảo nghiệp vụ đó đáp ứng đúng quy định kế toán – thuế hiện hành. Những quyền này không chỉ là quyền chuyên môn, mà còn là quyền bảo vệ trách nhiệm pháp lý cá nhân của kế toán trước rủi ro bị truy cứu trách nhiệm dân sự, hành chính hoặc hình sự.
Kế toán làm gì khi bị ép ghi nhận doanh thu/chi phí không có chứng từ hợp lệ?
Tình huống bị “ép” ghi nhận doanh thu/chi phí không có chứng từ là điều không hiếm trong thực tế, đặc biệt tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ hoặc doanh nghiệp có quy trình kiểm soát nội bộ lỏng lẻo. Để ứng phó đúng cách, kế toán nên thực hiện theo các bước sau:
1. Từ chối bằng căn cứ pháp lý rõ ràng
Trích dẫn Điều 16 Luật Kế toán, Thông tư 200/2014/TT-BTC, và các chuẩn mực kế toán.
Giải thích cho người ra lệnh thấy rằng: Ghi nhận một nghiệp vụ không có chứng từ hợp lệ là vi phạm pháp luật, và có thể:
- Bị xử phạt hành chính;
- Bị truy thu, truy cứu trách nhiệm trong kỳ thanh – kiểm tra thuế;
- Dẫn đến trách nhiệm cá nhân của người ghi nhận (kế toán).
2. Yêu cầu chỉ đạo bằng văn bản
Nếu người quản lý/giám đốc vẫn tiếp tục yêu cầu, kế toán có quyền đề nghị văn bản chỉ đạo cụ thể, có ký tên và đóng dấu.
Lý do:
- Văn bản là bằng chứng xác định trách nhiệm của người ra quyết định;
- Giúp bảo vệ kế toán trong trường hợp bị thanh tra, kiểm toán hoặc cơ quan điều tra xác minh;
- Làm rõ ranh giới trách nhiệm nội bộ, tránh “đổ lỗi” về sau.
Lưu ý: Văn bản cần được lưu kèm với hồ sơ kế toán liên quan, không để thất lạc hoặc chỉ trao đổi miệng.
3. Báo cáo lên cấp cao hơn hoặc Ban kiểm soát
Trường hợp nghi ngờ có vi phạm mang tính hệ thống hoặc tái diễn, kế toán có thể:
- Báo cáo bằng văn bản đến Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên, Ban kiểm soát nội bộ (nếu có);
- Đề nghị rà soát lại quy trình kiểm soát nội bộ;
- Yêu cầu ban hành quy định rõ ràng về quy trình ghi nhận doanh thu/chi phí.
Đây là cách bảo vệ chính đáng và cũng là biểu hiện của sự chuyên nghiệp trong môi trường làm việc tuân thủ pháp luật.
4. Lưu hồ sơ đầy đủ nếu buộc phải thực hiện
Nếu không thể từ chối và buộc phải ghi nhận, kế toán cần thực hiện một số bước để giảm thiểu rủi ro cá nhân:
- Ghi chú rõ ràng trong sổ kế toán: “Thực hiện theo chỉ đạo của… theo văn bản số… ngày…”
- Lưu giữ toàn bộ chứng từ có liên quan, kể cả email, tin nhắn, biên bản họp (nếu có);
- Nếu có người chứng kiến hoặc đồng nghiệp liên quan, có thể lập biên bản làm việc có chữ ký các bên.
Ghi nhận nhưng không “ngầm chịu trách nhiệm” là nguyên tắc bảo vệ mình trong các tình huống bất khả kháng.
5. Xem xét rủi ro pháp lý và báo cáo ra ngoài nếu cần
Trường hợp vi phạm nghiêm trọng, có dấu hiệu lừa đảo thuế, trốn thuế hoặc giả mạo chứng từ, kế toán nên:
- Tư vấn nội bộ cần dừng hành vi;
- Gửi báo cáo cảnh báo rủi ro cho người có thẩm quyền trong doanh nghiệp;
- Trong trường hợp không thể ngăn chặn, có thể liên hệ cơ quan chức năng để được hướng dẫn bảo vệ theo Luật tố cáo hoặc Luật phòng, chống tham nhũng.
Theo Điều 221 Bộ luật Hình sự 2015, kế toán có thể bị truy cứu hình sự nếu “lập sổ sách kế toán giả, làm sai lệch số liệu kế toán”. Mức phạt tù có thể lên tới 5 năm.
Mời bạn xem thêm: