Sơ đồ bài viết
Sự phát triển mạnh mẽ của thương mại điện tử (TMĐT) kéo theo nhiều thay đổi trong công tác kế toán và tuân thủ pháp luật. Khác với mô hình kinh doanh truyền thống, kế toán doanh nghiệp thương mại điện tử không chỉ ghi nhận doanh thu – chi phí thông thường mà còn phải xử lý dữ liệu lớn từ sàn, ví điện tử, đơn hoàn trả, voucher và nhiều loại phí trung gian. Việc nắm rõ các quy định pháp luật liên quan là điều kiện bắt buộc để doanh nghiệp tránh rủi ro thuế, đảm bảo minh bạch tài chính và quản lý dòng tiền hiệu quả. Vậy kế toán doanh nghiệp thương mại điện tử cần hiểu những quy định nào? Dưới bài viết này của phapche.edu.vn là những nhóm quy định và kiến thức chuyên môn quan trọng nhất.
Quy định về hóa đơn điện tử trong doanh nghiệp TMĐT
Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử theo chuẩn của cơ quan thuế
Doanh nghiệp TMĐT phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, được lập theo định dạng XML và ký bằng chữ ký số hợp lệ, theo quy định tại Luật Quản lý thuế và các nghị định, thông tư hướng dẫn.
Một số điểm kế toán cần đặc biệt lưu ý:
- Hóa đơn phải lập cho từng giao dịch bán hàng, kể cả khi khách hàng không yêu cầu lấy hóa đơn
- Không được gộp nhiều đơn hàng trong ngày thành một hóa đơn tổng
- Dữ liệu hóa đơn phải khớp với dữ liệu bán hàng trên sàn TMĐT
Thời điểm lập hóa đơn trong bán hàng TMĐT
Thời điểm lập hóa đơn là vấn đề dễ sai sót trong TMĐT, nhất là khi:
- Bán hàng qua sàn trung gian
- Hàng hóa vận chuyển nhiều ngày
- Thanh toán theo hình thức COD hoặc ví sàn
Nguyên tắc chung:
Hóa đơn được lập tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phụ thuộc vào việc đã thu được tiền hay chưa.
Nếu lập sai thời điểm, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính về thuế.
Luật thuế và các nghĩa vụ kế toán cần tuân thủ
Thuế giá trị gia tăng (GTGT)
Kế toán doanh nghiệp TMĐT cần:
- Xác định đúng thuế suất GTGT cho từng loại hàng hóa, dịch vụ
- Ghi nhận thời điểm phát sinh doanh thu chịu thuế
- Kê khai và nộp thuế GTGT đúng kỳ, đúng số liệu
Đặc biệt, với các khoản giảm giá, voucher, chiết khấu từ sàn, kế toán cần phân biệt rõ:
- Khoản nào làm giảm doanh thu tính thuế
- Khoản nào là chi phí marketing của doanh nghiệp
Thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN)
Doanh nghiệp TMĐT phải thực hiện quyết toán thuế TNDN hàng năm, trong đó kế toán cần đảm bảo:
- Doanh thu ghi nhận đầy đủ, đúng bản chất
- Chi phí được tính là chi phí hợp lý – hợp lệ – có chứng từ hợp pháp
Các khoản chi phí đặc thù thường gặp:
- Phí sàn TMĐT (hoa hồng, phí dịch vụ)
- Chi phí quảng cáo, marketing online
- Phí vận chuyển, hoàn đơn
Nếu không có chứng từ đầy đủ, các khoản chi này có thể bị loại khi quyết toán thuế.
Thuế thu nhập cá nhân (TNCN)
Trong TMĐT, doanh nghiệp thường chi trả:
- Hoa hồng bán hàng
- Thưởng doanh số cho cá nhân, cộng tác viên, KOL
Kế toán có trách nhiệm:
- Khấu trừ thuế TNCN đúng tỷ lệ theo quy định
- Kê khai và nộp thuế thay cho cá nhân
- Lưu trữ hợp đồng và chứng từ chi trả
Ghi nhận doanh thu và chi phí đặc thù trong TMĐT
Ghi nhận doanh thu đúng bản chất
Doanh thu TMĐT phải được ghi nhận theo giá bán thực tế doanh nghiệp hưởng, không phải giá niêm yết ban đầu.
Kế toán cần phân biệt rõ:
- Doanh thu bán hàng
- Các khoản giảm trừ doanh thu như: chiết khấu, mã giảm giá, voucher
Đối với voucher do sàn hỗ trợ, kế toán không được ghi giảm doanh thu của doanh nghiệp.
Ghi nhận chi phí bán hàng
Các khoản chi phí phổ biến gồm:
- Phí sàn TMĐT (Shopee, Lazada, Tiki…)
- Phí vận chuyển, phí COD
- Chi phí quảng cáo, tiếp thị
Tất cả các khoản này cần có:
- Bảng đối soát từ sàn
- Hóa đơn, chứng từ hợp pháp
- Hạch toán đúng kỳ kế toán
Xử lý hàng bán bị trả lại
Hàng hoàn, hàng hư hỏng là tình huống thường xuyên trong TMĐT. Kế toán cần:
- Lập chứng từ điều chỉnh doanh thu
- Ghi nhận chi phí hoặc tổn thất hợp lý
- Đối soát chính xác số lượng hàng hoàn với sàn và đơn vị vận chuyển
Đối soát dữ liệu và quản lý chứng từ điện tử
Đối soát dòng tiền từ sàn TMĐT
Tiền bán hàng thường không về ngay mà đi qua:
- Ví sàn
- Cổng thanh toán
- Đơn vị thu hộ COD
Kế toán cần đối soát:
- Doanh thu trên sàn
- Số tiền thực nhận
- Các khoản phí bị khấu trừ
Việc đối soát sai có thể dẫn đến lệch dòng tiền và sai báo cáo tài chính.
Lưu trữ chứng từ điện tử
Doanh nghiệp TMĐT phải lưu trữ:
- Hợp đồng điện tử
- Đơn hàng
- Biên bản giao nhận
- Hóa đơn điện tử
Việc lưu trữ đúng quy định giúp doanh nghiệp sẵn sàng khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra.
Quy định về thanh toán điện tử và công nợ
Kế toán cần hiểu rõ từng phương thức thanh toán:
- Ví điện tử
- Cổng thanh toán online
- COD (thu hộ)
Mỗi hình thức có thời điểm ghi nhận tiền khác nhau, ảnh hưởng trực tiếp đến:
- Công nợ phải thu
- Dòng tiền
- Báo cáo tài chính
Có thể thấy, kế toán doanh nghiệp thương mại điện tử cần hiểu những quy định nào không chỉ dừng lại ở kế toán – thuế truyền thống mà còn phải nắm chắc các quy định về hóa đơn điện tử, thuế GTGT, TNDN, TNCN, cách ghi nhận doanh thu – chi phí đặc thù và quản lý dòng tiền qua sàn.
Việc tuân thủ đầy đủ các quy định này không chỉ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý, hạn chế truy thu, xử phạt thuế, mà còn tạo nền tảng để quản lý hiệu quả hoạt động kinh doanh trên từng sàn TMĐT, từng sản phẩm và từng kênh bán hàng.
Mời bạn xem thêm:
