Sơ đồ bài viết
Trong hoạt động của doanh nghiệp, kế toán là người trực tiếp tiếp nhận chứng từ, định khoản nghiệp vụ và ghi sổ kế toán. Nhưng không phải lúc nào chứng từ cũng đầy đủ, hợp lệ hoặc phản ánh đúng bản chất giao dịch. Vậy kế toán có được quyền yêu cầu kiểm tra lại chứng từ trước khi hạch toán không? Đây là một trong những câu hỏi thường gặp và gây tranh cãi trong nội bộ các doanh nghiệp, nhất là những đơn vị chưa có phòng pháp chế hoặc không rõ ràng về phân quyền trách nhiệm. Bài viết này sẽ phân tích cơ sở pháp lý, quyền hạn của kế toán trong việc kiểm tra chứng từ, cũng như những rủi ro pháp lý nếu kế toán không thực hiện đúng vai trò của mình.
Kế toán có được quyền yêu cầu kiểm tra lại chứng từ trước khi hạch toán không?
Cơ sở pháp lý về quyền kiểm tra chứng từ của kế toán
Luật Kế toán 2015 và các văn bản hướng dẫn liên quan đã quy định khá rõ vai trò của kế toán trong việc tiếp nhận và xử lý chứng từ kế toán. Cụ thể:
Điều 16 – Luật Kế toán 2015 nêu rõ: “Chứng từ kế toán là căn cứ để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính. Chứng từ kế toán phải có đầy đủ các nội dung chủ yếu theo quy định.”
Điều 19 – Luật Kế toán 2015 quy định về việc kiểm tra chứng từ: “Chứng từ kế toán trước khi ghi sổ kế toán phải được kiểm tra. Người lập, người duyệt và kế toán viên có liên quan phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán.”
Theo đó, kế toán không chỉ có quyền mà còn có nghĩa vụ kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ, hợp pháp của chứng từ trước khi hạch toán.
Điều này có nghĩa là nếu phát hiện chứng từ có dấu hiệu bất thường, sai sót hoặc không rõ ràng về bản chất nghiệp vụ, kế toán có quyền yêu cầu kiểm tra lại hoặc đề xuất dừng ghi nhận kế toán cho đến khi có xác minh, bổ sung đầy đủ.
Trách nhiệm pháp lý nếu kế toán hạch toán sai do chứng từ sai lệch
Không ít kế toán rơi vào tình huống “dở khóc dở cười” khi cấp trên giao chứng từ, yêu cầu hạch toán gấp, dù chứng từ không rõ ràng hoặc có dấu hiệu không hợp lệ. Nếu kế toán vẫn thực hiện theo chỉ đạo mà không ghi nhận ý kiến phản đối hoặc yêu cầu kiểm tra lại thì:
Họ phải chịu trách nhiệm liên đới nếu sau này cơ quan thuế kiểm tra và kết luận doanh nghiệp sử dụng chứng từ không hợp pháp, dẫn đến truy thu, xử phạt.
Trong một số trường hợp nghiêm trọng, nếu chứng từ có liên quan đến hành vi gian lận thuế, che giấu doanh thu, kế toán có thể bị xem xét trách nhiệm hình sự, đặc biệt nếu không có tài liệu chứng minh việc mình đã phản ánh rủi ro với người có thẩm quyền.
Như vậy, không chỉ có quyền, kế toán còn phải chủ động kiểm tra lại chứng từ nếu phát hiện có sai sót hoặc nghi ngờ về tính pháp lý của tài liệu.
Các tình huống thực tế thường gặp khiến kế toán cần kiểm tra lại chứng từ
a. Chứng từ thiếu chữ ký, thiếu dấu
Ví dụ: Hóa đơn giá trị gia tăng đầu vào chỉ có chữ ký người bán nhưng không có dấu doanh nghiệp. Với các doanh nghiệp nhỏ hoặc hộ cá thể, đây là lỗi khá phổ biến. Kế toán cần xác minh lại xem đơn vị phát hành hóa đơn có hợp pháp không, hóa đơn có bị làm giả hay không.
b. Chứng từ thể hiện giao dịch không có thật
Trường hợp công ty mua hóa đơn đầu vào để nâng chi phí, không có hàng hóa đi kèm. Nếu kế toán “nhắm mắt cho qua” vẫn ghi nhận chi phí thì khi cơ quan thuế phát hiện, có thể dẫn đến truy thu, phạt, và cá nhân kế toán có thể bị quy trách nhiệm “tiếp tay”.
c. Chứng từ ghi sai bản chất giao dịch
Ví dụ: Ghi nhận mua hàng nhưng thực chất là trả hàng; ghi nhận chi phí nhưng thực chất là ứng trước cho cá nhân. Đây là trường hợp phổ biến trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Kế toán cần kiểm tra lại các giao dịch gốc, đối chiếu với hợp đồng hoặc biên bản để đảm bảo phản ánh đúng bản chất.
d. Chứng từ được ký sau khi giao dịch đã xảy ra
Một số đơn vị có thói quen “ký lùi”, hợp thức hóa chứng từ sau khi giao dịch đã hoàn tất. Nếu xảy ra sai phạm, kế toán sẽ khó chứng minh mình không tham gia quá trình gian lận.
Cách xử lý khi phát hiện chứng từ bất thường
Khi gặp trường hợp chứng từ có vấn đề, kế toán nên thực hiện theo các bước sau:
- Ghi nhận bằng văn bản (email, biên bản nội bộ…) về việc chứng từ không hợp lệ, đề nghị bổ sung hoặc xác minh lại.
- Báo cáo cấp trên có thẩm quyền (Giám đốc, Trưởng phòng Tài chính…) để xin ý kiến chỉ đạo.
- Tạm thời chưa hạch toán vào sổ kế toán cho đến khi có xác nhận chứng từ hợp lệ.
- Nếu cấp trên yêu cầu vẫn phải hạch toán, cần yêu cầu văn bản chỉ đạo và ghi chú rõ ràng để làm bằng chứng miễn trừ trách nhiệm về sau.
Quyền từ chối hạch toán – kế toán có được không?
Luật Kế toán không quy định rõ kế toán có quyền từ chối hạch toán nhưng có thể tạm dừng thực hiện nếu chứng từ không đảm bảo tính pháp lý. Việc này không mang tính chống đối mà là để bảo vệ trách nhiệm cá nhân và sự an toàn pháp lý cho doanh nghiệp.
Một số doanh nghiệp đã xây dựng quy trình nội bộ rõ ràng: nếu kế toán phát hiện sai sót, phải có biên bản trao đổi giữa bộ phận kế toán và bộ phận lập chứng từ. Điều này giúp tránh rủi ro cá nhân và tăng cường sự minh bạch.
Tóm lại, với câu hỏi “Kế toán có được quyền yêu cầu kiểm tra lại chứng từ trước khi hạch toán không?”, câu trả lời là: CÓ – và cần thực hiện điều đó như một nghĩa vụ nghề nghiệp.
Không chỉ là nghiệp vụ kỹ thuật, công việc kế toán ngày nay còn mang tính chất pháp lý rất cao. Một thao tác hạch toán sai do chứng từ không hợp lệ có thể khiến doanh nghiệp bị xử phạt và kế toán phải gánh hậu quả liên đới.
Nếu bạn là kế toán, kế toán trưởng hoặc người đang kiêm nhiệm cả công tác hành chính – tài chính – pháp lý tại doanh nghiệp, thì việc chủ động trang bị tư duy pháp lý là chiếc khiên bảo vệ bạn khỏi sai lầm đáng tiếc. Tham khảo ngay khóa học “Pháp chế đa nhiệm” thiết kế riêng cho kế toán – tài chính tại doanh nghiệp – Khóa học độc quyền từ Pháp chế ICA
Tìm hiểu chi tiết tại: https://phapche.edu.vn/courses/khoa-hoc-phap-che-da-nhiem-thiet-ke-rieng-danh-cho-ke-toan-tai-chinh-kiem-nhiem-phap-che-cong-ty/
Mời bạn xem thêm: