Sơ đồ bài viết
Kế toán cần chuẩn bị hồ sơ pháp lý gì trước khi quyết toán thuế? Đây là câu hỏi mang tính “sống còn” đối với bộ phận tài chính – kế toán mỗi kỳ thanh tra. Quyết toán thuế là giai đoạn cơ quan thuế sẽ “soi” toàn diện sức khỏe tài chính và tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp. Nếu hồ sơ thiếu, sai lệch hoặc không có tính pháp lý, doanh nghiệp đối mặt với rủi ro bị ấn định thuế, truy thu và phạt hành chính rất nặng. Bài viết này của phapche.edu.vn sẽ cung cấp danh mục hồ sơ pháp lý đầy đủ nhất mà kế toán bắt buộc phải rà soát.
Vì sao chuẩn bị hồ sơ pháp lý trước quyết toán là bắt buộc?
Quyết toán thuế không đơn thuần là kiểm tra con số, mà là kiểm tra tính pháp lý của con số đó. Một khoản chi phí có hóa đơn đỏ nhưng thiếu hợp đồng hoặc biên bản nghiệm thu vẫn có thể bị loại.
Việc chuẩn bị kỹ lưỡng giúp doanh nghiệp:
- Tránh bị truy thu thuế do bị loại chi phí hợp lý.
- Tránh bị phạt vi phạm hành chính về thủ tục thuế và kế toán.
- Rút ngắn thời gian làm việc với đoàn thanh tra, giải trình nhanh chóng, hiệu quả.
Nhóm hồ sơ pháp lý chung của doanh nghiệp
Đây là “bộ mặt” pháp lý của công ty, thường bị kế toán bỏ quên nhưng lại là thứ đoàn kiểm tra xem đầu tiên.
Hồ sơ đăng ký pháp lý
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp: Bản sao công chứng và các lần thay đổi (nếu có).
- Điều lệ công ty: Cần cập nhật bản mới nhất, thể hiện rõ vốn điều lệ và thành viên góp vốn.
- Quyết định bổ nhiệm: Giám đốc, Kế toán trưởng (hoặc người phụ trách kế toán).
- Giấy ủy quyền: Nếu Giám đốc không trực tiếp làm việc, phải có giấy ủy quyền hợp pháp cho người đại diện giải trình.
Hồ sơ đăng ký thuế
- Giấy chứng nhận đăng ký thuế (Mã số thuế).
- Văn bản đăng ký hình thức kế toán và chế độ kế toán áp dụng (Thông tư 133 hay 200).
- Văn bản đăng ký phương pháp tính thuế (GTGT khấu trừ hay trực tiếp).
- Tài khoản ngân hàng: Phải đảm bảo tất cả tài khoản giao dịch của công ty đã được thông báo với cơ quan thuế (theo quy định cũ) hoặc cập nhật dữ liệu thuế hiện hành.
Hồ sơ kế toán bắt buộc theo Luật Kế toán
Đây là “xương sống” để chứng minh số liệu tài chính.
Hệ thống chứng từ gốc
- Hóa đơn: Lưu trữ khoa học (tách biệt đầu ra, đầu vào). Với hóa đơn điện tử, cần có file XML và bản thể hiện PDF.
- Phiếu thu – chi: Kẹp cùng các chứng từ thanh toán liên quan.
- Phiếu nhập – xuất kho: Phải có đầy đủ chữ ký của thủ kho, người nhận, người giao.
- Hợp đồng kinh tế: Kèm theo biên bản nghiệm thu, thanh lý hợp đồng (bắt buộc phải có để ghi nhận doanh thu/chi phí).
Sổ sách kế toán
Trước khi quyết toán, toàn bộ sổ sách phải được in ra, đóng dấu giáp lai và ký đầy đủ:
- Sổ nhật ký chung.
- Sổ cái các tài khoản.
- Sổ chi tiết: Công nợ (131, 331), Hàng tồn kho (152, 156), Tài sản cố định (211).
- Sổ quỹ tiền mặt và sổ tiền gửi ngân hàng.
Báo cáo tài chính
Bộ báo cáo tài chính đã nộp cho cơ quan thuế qua các năm:
- Bảng cân đối kế toán.
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
- Thuyết minh báo cáo tài chính: Cực kỳ quan trọng để giải thích các số liệu biến động.
Hồ sơ thuế cần chuẩn bị (Trọng tâm kiểm tra)
Phần lớn số tiền truy thu đến từ các sai sót trong nhóm hồ sơ này.
Thuế Giá trị gia tăng (GTGT)
- Tờ khai thuế GTGT hàng tháng/quý.
- Bảng kê mua vào – bán ra (excel để tiện đối chiếu).
- Hồ sơ hoàn thuế (nếu doanh nghiệp có phát sinh hoàn thuế).
2Thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN)
- Tờ khai quyết toán thuế TNDN năm.
- Bảng xác định chi phí: Phân loại rõ chi phí được trừ và không được trừ.
- Hồ sơ ưu đãi thuế: Nếu công ty đang hưởng ưu đãi (miễn, giảm thuế), phải có văn bản chứng minh đủ điều kiện.
Thuế Thu nhập cá nhân (TNCN)
- Tờ khai quyết toán thuế TNCN.
- Danh sách nhân sự, mã số thuế cá nhân, người phụ thuộc.
- Chứng từ khấu trừ thuế TNCN đã cấp cho nhân viên nghỉ việc.
Hồ sơ lao động tiền lương
Chi phí lương là khoản mục lớn, thường bị cơ quan thuế “soi” kỹ xem có thực tế và hợp lệ không.
- Hợp đồng lao động: Đủ chữ ký, đúng mẫu quy định.
- Quy chế lương thưởng: Căn cứ pháp lý để đưa các khoản phụ cấp, thưởng vào chi phí hợp lý.
- Bảng chấm công & Bảng lương: Phải khớp nhau và khớp với dòng tiền chi trả.
- Chứng từ thanh toán: Ủy nhiệm chi lương hoặc phiếu chi (có ký nhận).
Hồ sơ tài sản, chi phí và công nợ
Tài sản cố định (TSCĐ)
- Hồ sơ hình thành TSCĐ: Hợp đồng mua, hóa đơn, biên bản bàn giao.
- Biên bản đưa vào sử dụng.
- Bảng đăng ký trích khấu hao và bảng phân bổ khấu hao hàng kỳ.
Công nợ
- Biên bản đối chiếu công nợ tại thời điểm cuối năm (có xác nhận của khách hàng/NCC).
- Hợp đồng vay mượn (nếu có): Lưu ý lãi suất vay và quy định về giao dịch liên kết.
Hồ sơ giải trình và tài liệu bổ sung
Kế toán giỏi là người biết “phòng bệnh”. Hãy chuẩn bị sẵn:
- Giải trình biến động: Vì sao doanh thu tăng vọt? Vì sao biên lợi nhuận giảm? Vì sao lỗ liên tục?
- Giao dịch liên kết: Hồ sơ xác định giá thị trường nếu có giao dịch với các bên liên kết (theo Nghị định 132).
Kiểm tra lại tính pháp lý trước giờ “G”
Trước khi đoàn thanh tra đến, hãy tự đặt câu hỏi:
- Tính hợp pháp: Hóa đơn có phải từ doanh nghiệp bỏ trốn không?
- Tính hợp lệ: Chứng từ có đủ chữ ký, con dấu không?
- Tính hợp lý: Chi phí có phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh không?
- Tính khớp đúng: Số liệu trên tờ khai thuế có khớp với sổ sách kế toán không?
Việc hiểu rõ kế toán cần chuẩn bị hồ sơ pháp lý gì trước khi quyết toán là bước đầu tiên để bảo vệ thành quả của doanh nghiệp. Một bộ hồ sơ minh bạch, khoa học không chỉ giúp bạn tự tin trước đoàn thanh tra mà còn giảm thiểu tối đa rủi ro tài chính.
Bạn đang lo lắng về rủi ro pháp lý trong kỳ quyết toán sắp tới? Đừng để “mất bò mới lo làm chuồng”. Hãy tham gia ngay Khóa học đào tạo pháp luật cho kế toán công ty của Pháp chế ICA để nắm vững kỹ năng rà soát hồ sơ, nhận diện rủi ro và kỹ thuật giải trình thuế chuyên nghiệp.
Mời bạn xem thêm:
