Hướng dẫn định khoản kế toán hành chính sự nghiệp theo Thông tư 107 là nội dung quan trọng mà mỗi kế toán trong đơn vị sự nghiệp công lập cần nắm vững. Thông tư 107/2017/TT-BTC của Bộ Tài chính không chỉ quy định rõ nguyên tắc ghi chép, phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh mà còn hướng dẫn chi tiết cách định khoản đối với từng loại tài khoản. Bài viết này sẽ cung cấp cái nhìn tổng quan, đầy đủ và cập nhật về phương pháp định khoản theo quy định mới nhất, giúp kế toán thực hiện công việc chính xác, đúng luật.

Cơ sở pháp lý và phạm vi áp dụng

Thông tư 107/2017/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành ngày 10/10/2017 quy định chế độ kế toán áp dụng cho các đơn vị hành chính, sự nghiệp và các tổ chức, cơ quan có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước. Thông tư này thay thế Quyết định 19/2006/QĐ-BTC và được áp dụng từ ngày 01/01/2018.

Phạm vi áp dụng bao gồm:

• Các cơ quan nhà nước.
• Đơn vị sự nghiệp công lập.
• Tổ chức, hội, liên hiệp hội được ngân sách nhà nước hỗ trợ kinh phí.
• Các tổ chức khác có sử dụng ngân sách nhà nước.

Thông tư 107 quy định rõ hệ thống tài khoản kế toán, chứng từ kế toán, sổ sách kế toán và báo cáo tài chính, đồng thời hướng dẫn chi tiết cách định khoản các nghiệp vụ phát sinh.

Hướng dẫn định khoản kế toán hành chính sự nghiệp theo thông tư 107

Theo thông tư 107, kế toán hành chính sự nghiệp cần phải tiến hành định khoản như sau: 

Định khoản tiền gửi Kho bạc, ngân hàng

Khi rút tiền gửi Kho bạc, ngân hàng về quỹ tiền của đơn vị kế toán cần ghi 

• Nợ TK 111 là tiền mặt.
• Có TK 112 là tiền gửi kho bạc, ngân hàng.

Định khoản rút tạm ứng chi

Khi rút tạm ứng dự toán chi hoạt động để tiêu cho đơn vị kế toán, bạn cần hạch toán như sau:

• Cách ghi sổ khi rút tạm ứng dự toán: Nợ TK 111 là tiền mặt, Có TK 337 là tạm thu (3371), Có TK 008 là dự toán chi hoạt động (008211, 008221).
• Cách ghi sổ khi chi trực tiếp từ quỹ trước đó đơn vị đã tạm ứng, là tiền mặt thuộc ngân sách Nhà nước: Nợ TK 611 là chi phí hoạt động, Có TK 111 là tiền mặt. Bên cạnh đó, kế toán cũng cần ghi Nợ TK 337 là tạm thu (3371), Có TK 511 là thu hoạt động do ngân sách Nhà nước cấp.
• Cách ghi sổ khi xuất tiền mặt tạm ứng cho lao động ở đơn vị: Nợ TK 141 là tạm ứng, Có TK 111 là tiền mặt. Đối với trường hợp lao động thanh toán tạm ứng, kế toán cần ghi Nợ TK 611 là chi phí hoạt động, Có TK 141 là tạm ứng, Nợ TK 337 là tạm thu (3371), Có TK 511 là thu hoạt động do ngân sách Nhà nước cấp.
• Cách ghi sổ khi thanh toán bằng tiền mặt các khoản phải trả: Nợ các TK 331, 332, 334, Có TK 111 là tiền mặt, Nợ TK 337 là tạm thu (3371), Có TK 511 là thu hoạt động do ngân sách Nhà nước cấp.
• Cách ghi sổ khi ứng trước các khoản cho nhà cung cấp: Nợ TK 331 là phải trả cho người bán, Có TK 111 là tiền mặt. Đối với trường hợp thanh lý hợp đồng với nhà cung cấp, bạn cần ghi Nợ 611 là chi phí hoạt động, Có TK 331 là phải trả cho người bán, Nợ TK 337 là tạm thu (3371). Ngoài ra, bạn cần ghi Có TK 511 là thu hoạt động do ngân sách Nhà nước cấp.
• Cách ghi sổ khi làm thủ tục thanh toán tạm ứng với ngân sách Nhà nước: Có TK 008 là dự toán chi hoạt động (008211, 008221) (ghi âm), Có TK 008 là dự toán chi hoạt động (008212, 008222) (ghi dương).

Định khoản khi thu lệ phí và phí

• Nợ TK 111 là tiền mặt, TK 112 là tiền gửi ngân hàng.
• Có TK 337 là tạm thu (3373) và Có TK 138 là phải thu khác (1383).

Định khoản khi thu khoản phải thu khách hàng

• Nợ TK 111 là tiền mặt, TK 112 là tiền gửi ngân hàng
• Có TK 131 là phải thu khách hàng.

Định khoản khi thu hồi khoản từng cho lao động trong đơn vị tạm ứng

• Nợ TK 111 là tiền mặt, TK 112 là tiền gửi ngân hàng.
• Có TK 141 là tạm ứng.

Định khoản khi thu hồi nợ phải thu nội bộ

• Nợ TK 111 là tiền mặt, TK 112 là tiền gửi ngân hàng.
• Có TK 136 –là phải thu nội bộ.

Định khoản khi phát hiện quỹ thừa nhưng chưa xác định được nguyên nhân

• Nợ TK 111 là tiền mặt
• Có TK 338 là phải trả khác (3388).

Định khoản lãi từ đầu tư

Các khoản đầu tư này có thể là trái phiếu, túi phiếu, cổ tức, v.vv.. Lúc này bạn cần ghi:

• Nợ TK 111 là tiền mặt, TK 112 là tiền gửi ngân hàng.
• Có TK 138 là phải thu khác (1381, 1382), TK 515 là doanh thu tài chính.

Định khoản khi thu tiền bán hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ

Đối với các loại hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế TTĐB, GTGT, xuất khẩu, gián thu thì bạn phải phản ánh doanh thu bán hàng, theo giá chưa có thuế. Đồng thời, khi ghi nhận doanh thu, kế toán phải tách riêng các khoản thuế theo từng ngày gồm:

• Nợ TK 111 là tiền mặt (tổng giá thanh toán), TK 112 là tiền gửi ngân hàng.
• Có TK 531 là doanh thu hoạt động dịch vụ, sản xuất kinh doanh với giá chưa có thuế GTGT, TK 333 là các khoản phải nộp nhà nước.

Đối với các khoản thuế không tách ngay được mà phải ghi nhận doanh thu bao gồm cả các khoản thuế thì bạn phải ghi: 

• Nợ TK 531 là doanh thu hoạt động dịch vụ, sản xuất kinh doanh 
• Có TK 333 là các khoản phải nộp Nhà nước.

Định khoản khi đơn vị vay tiền

• Nợ TK 111 là tiền mặt, TK 112 là tiền gửi ngân hàng.
• Có TK 338 là phải trả khác (3382).

Định khoản khi nhận vốn góp

Nếu đơn vị nhận vốn góp từ các nhân, tổ chức và ngoài đơn vị thì cần ghi 

• Nợ TK 111 là tiền mặt, TK 112 là tiền gửi ngân hàng.
• Có TK 411 là nguồn vốn kinh doanh.

Định khoản khi nhận tiền trước

Trường hợp bệnh nhân đặt tiền trước khi khám chữa tại viện, khách đặt tiền trước khi mua hàng hóa thì bạn cần ghi:

• Nợ TK 111 là tiền mặt, TK 112 là tiền gửi ngân hàng.
• Có TK 131 là phải thu khách hàng.

Định khoản khi nhận ký quỹ, đặt cọc, ký cược

• Nợ TK 111 là tiền mặt, TK 112 là tiền gửi ngân hàng.
• Có TK 348 là nhận đặt cọc, ký quỹ, ký cược.

Định khoản khi nhận lại tiền đơn vị đã ký quỹ, đặt cọc, ký cược

• Nợ TK 111 là tiền mặt, TK 112 là tiền gửi ngân hàng.
• Có TK 248 là ký cược, ký quỹ, đặt cọc.

Định khoản khi phát sinh khoản thu hộ

• Nợ TK 111 là tiền mặt, TK 112 là tiền gửi ngân hàng
• Có TK 338 là phải trả khác (3381).

Định khoản khi nhượng bán, thanh lý tài sản cố định

Trường hợp nhượng bán tài sản cố định được để lại đơn vị, kế toán cần ghi 

• Nợ TK 111 là tiền mặt (tính tổng giá thanh toán), TK 112 là tiền gửi ngân hàng. 
• Có TK 711 là thu nhập khác (7111) (không bao gồm thuế GTGT), TK 333 là các khoản phải nộp nhà nước (3331) (nếu có).

Trường hợp nhượng bán, thanh lý tài sản cố định phải nộp lại ngân sách Nhà nước, kế toán có thể xử lý như sau:

• Nếu muốn phản ánh số thu nhượng bán, thanh lý tài sản cố định thì kế toán ghi Nợ TK 111 là tiền mặt, Nợ TK 112 là tiền gửi ngân hàng, Có TK 337 là tạm thu (3378).
• Nếu muốn phản ánh số chi nhượng bán, thanh lý tài sản cố định thì kế toán ghi Nợ TK 337 là tạm thu (3378), Có TK 111 là tiền mặt.
• Nếu chênh lệch chi nhỏ hơn thu khi nộp ngân sách Nhà nước thì kế toán ghi Nợ TK 337 là tạm thu (3378), Có TK 333 là các khoản phải nộp nhà nước, Nợ TK 333 là các khoản phải nộp Nhà nước. Bên cạnh đó, bạn cũng cần ghi Có TK 111 là tiền mặt, Có TK 112 là tiền gửi ngân hàng.

Định khoản khi thu tiền bán hồ sơ mời thầu

Nếu đơn vị thu tiền bán hồ sơ mời thầu công trình XDCB bằng tiền ngân sách Nhà nước thì kế toán cần xử lý như sau: 

• Với số thu bán hồ sơ mời thầu, kế toán ghi Nợ TK 111 là tiền mặt, Nợ TK 112 là tiền gửi ngân hàng, Có TK 337 là tạm thu (3378).
• Với số chi lễ mở thầu, kế toán ghi Nợ TK 337 là tạm thu (3378), Có TK 111 là tiền mặt, Có TK 112 là tiền gửi ngân hàng.
• Với trường hợp chênh lệch chi nhỏ hơn thu phải nộp ngân sách Nhà nước, kế toán ghi Nợ TK 337 là tạm thu (3378), Có TK 333 là các khoản phải nộp Nhà nước.
• Khi nộp thì kế toán ghi Nợ TK 333 là các khoản phải nộp nhà nước, Có TK 111 là tiền mặt., Có TK 112 là tiền gửi ngân hàng.

Định khoản khi duy trì hoạt động đơn vị bằng hoạt động đấu thầu mua sắm

• Trường hợp phát sinh khoản thu từ đấu thầu để duy trình hoạt động đơn vị, kế toán ghi Nợ TK 111 là tiền mặt, Nợ TK 112 là tiền gửi ngân hàng, Có TK 337 là tạm thu (3378).
• Trường hợp phát sinh chi phí cho quá trình đấu thầu, kế toán ghi Nợ TK 337 là tạm thu (3378), Có TK 111 là tiền mặt, Có TK 112 là tiền gửi ngân hàng.
• Trường hợp chênh lệch, chi – thu: Nếu chi nhỏ hơn thu thì kế toán ghi Nợ TK 337 – Tạm thu (3378), Có TK 511 là thu do ngân sách nhà nước cấp (5118); Nếu chi lớn hơn thu kế toán ghi Nợ TK 611 là chi phí hoạt động, Có TK 111 là tiền mặt.

Định khoản khi bên thứ 3 bồi thường thiệt hại

Nếu bên thứ 3 bồi thường thiệt hại mà bạn không xác định được chủ các khoản nợ phải trả; tiền phạt vì khách vi phạm hợp đồng, thu nợ hoạt động kinh doanh sản xuất khó đòi; giản hoàn thuế thì hãy ghi:

• Nợ TK 111 là tiền mặt, TK 112 là tiền gửi ngân hàng.
• Có TK 711 là thu nhập khác (7118).

Định khoản khi mua vật liệu, nguyên liệu, dụng cụ, công cụ nhập kho

• Nợ TK 152, 153.
• Có TK 111 là tiền mặt, TK 112 là tiền gửi ngân hàng.

Nếu dùng ngân sách nhà nước, vay nợ nước ngoài, nguồn viện trợ thì kế toán cần ghi 

• Nợ TK 337 là tạm thu (3371, 3372, 3373)
• Có TK 366 là các khoản nhận trước chưa ghi thu (36612, 36622, 36632), TK 014 là nguồn phí khấu trừ, để lại.

Định khoản sau khi mua tài sản cố định đưa vào sử dụng ngay

• Nợ các TK 211, 213,
• Có TK 111 là tiền mặt, TK 112 là tiền gửi ngân hàng. 

Khi dùng nguồn ngân sách nhà nước, nguồn phí khấu trừ để lại, vay nợ nước ngoài, nguồn viện trợ để mua, kế toán ghi: 

• Nợ TK 337 là tạm thu (3371, 3372, 3373).
• Có TK 366 là các khoản nhận trước chưa ghi thu (36611, 36621, 36631), TK 014 là nguồn phí để lại khấu trừ.

Định khoản khi mua vật liệu, nguyên liệu

Khi đơn vị mua nguyên liệu, vật liệu, dụng cụ, dịch vụ, hàng hóa để dùng những hoạt động dịch vụ, kinh doanh thuộc đối tượng chịu thuế GTGT thì giá của vật liệu, dụng cụ, công vụ, tài sản cố định phản ánh theo giá mua chưa thuế giá trị gia tăng cần ghi: 

• Nợ các TK 152, 153, 156 (không bao gồm thuế), TK 154 là chi phí dịch vụ dở sang, sản xuất kinh doanh (trường hợp dùng ngay cho sản xuất kinh doanh, giá chưa có thuế). 
• Nợ các TK 211, 213 (trường hợp mua tài sản cố định chưa sử dụng ngay, không bao gồm thuế)
• Nợ TK 133 là thuế GTGT được khấu trừ. 
• Có TK 111 là tiền mặt, TK 112 là tiền gửi ngân hàng.

Việc định khoản kế toán hành chính sự nghiệp theo Thông tư 107 không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn giúp đơn vị quản lý hiệu quả nguồn lực tài chính, đảm bảo minh bạch và tuân thủ quy định nhà nước.

Tuy nhiên, trên thực tế, nhiều kế toán kiêm nhiệm hoặc kế toán mới vào nghề gặp khó khăn khi áp dụng vì phải nắm cả nguyên tắc kế toán, hệ thống tài khoản lẫn yêu cầu pháp luật. Do đó, việc tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu sẽ giúp tiết kiệm thời gian, hạn chế rủi ro sai sót và nâng cao năng lực chuyên môn.

Hiện nay, Pháp chế ICA đang triển khai Khóa đào tạo pháp luật cho kế toán, hành chính, nhân sự kiêm nhiệm pháp chế tại doanh nghiệp vừa và nhỏ. Khóa học cung cấp kiến thức pháp lý và kỹ năng nghiệp vụ cần thiết, giúp học viên tự tin xử lý công việc kế toán hành chính sự nghiệp đúng chuẩn và hiệu quả.

Mời bạn xem thêm:

• Quy định về kế toán hành chính sự nghiệp
• Hệ thống tài khoản kế toán hành chính sự nghiệp
• Chế độ kế toán hành chính sự nghiệp