Sơ đồ bài viết
Khi mới gia nhập đội ngũ pháp chế, bạn có thể được mặc định là người có nhiệm vụ kiểm tra lỗi, loại bỏ rủi ro, và đảm bảo tính tuân thủ các hoat động liên quan pháp lý trong công ty. Tuy nhiên, trong môi trường kinh doanh hiện đại, review hợp đồng vì thế không chỉ là công đoạn kiểm tra câu từ hay lỗi chính tả. Đó là nghệ thuật cân bằng giữa việc Quản lý rủi ro và Tối ưu hóa lợi ích. Một hợp đồng được review hiệu quả là hợp đồng cho phép các bộ phận khác hoàn thành công việc trơn tru, đạt kết quả nhanh nhất có thể, nhưng vẫn đảm bảo công ty được bảo vệ tốt nhất khi có sự cố. Bài viết này của Phapche.edu hướng dẫn 5 bước review hợp đồng cho pháp chế mới, được chắt lọc từ kinh nghiệm chuyên môn, giúp các chuyên viên pháp chế mới tự tin làm chủ kỹ năng cốt lõi này, chuyển từ phản ứng thụ động sang tư duy chủ động trong mọi giao dịch.
Review hợp đồng là công việc gì?
Review hợp đồng là quá trình phân tích và đánh giá toàn diện một văn bản pháp lý (hợp đồng) để xác định các rủi ro pháp lý tiềm ẩn, đảm bảo rằng các điều khoản trong hợp đồng bảo vệ lợi ích tối đa của công ty, tuân thủ pháp luật và phản ánh chính xác thỏa thuận đã đạt được với đối tác.
Đây là một quy trình thẩm định chiến lược, đo lường mức độ chấp nhận rủi ro và xác định trách nhiệm pháp lý cho từng bên.
Hướng dẫn 5 bước review hợp đồng cho pháp chế mới
Dưới đây chúng tôi sẽ chia sẻ về 5 bước review hợp đồng cho pháp chế mới bắt đầu
Bước 1: Xác định bối cảnh kinh tế và mục tiêu của hợp đồng
Sai lầm lớn nhất của một pháp chế mới là bắt đầu đọc từ Điều 1 mà chưa hiểu toàn bộ bối cảnh kinh tế và mục tiêu thương mại của giao dịch. Hãy có cho mình một tư duy độc đáo: Bạn không chỉ review văn bản giấy mà bạn review ý định của các bên. Nếu không hiểu ý định, bạn sẽ sửa những điều khoản đúng và bỏ sót những rủi ro thực tế.
Hãy tham vấn người yêu cầu soạn thảo hợp đồng
Trước khi mở tài liệu, hãy thực hiện một cuộc trao đổi với bộ phận yêu cầu để tìm hiểu rõ hơn về hợp đồng. Hãy đặt những câu hỏi mang tính chiến lược. Ví dụ như:
- Mục tiêu khi muốn chấm dứt của Hợp đồng này là gì?
- Vị thế đàm phán hiện tại của công ty chúng ta là gì? (Là khách hàng lớn, độc quyền hay chỉ là một trong số các đối tác? Điều này quyết định mức độ cứng rắn của bạn trong đàm phán).
- Những điều khoản nào nếu không đạt được sẽ khiến giao dịch bị hủy? (Thường là Giá, Thời hạn cung cấp, hoặc Giới hạn Trách nhiệm).
Phân tích mục tiêu của giao dịch và xác định những rủi ro: Mọi hợp đồng đều xoay quanh một mục tiêu cốt lõi. Hãy xác định mục tiêu đó và các rủi ro đi kèm.
Ví dụ xác định rủi ro về thẩm quyền ký kết hợp đồng. Người đại diện có đúng là người đại diện theo pháp luật hoặc có văn bản ủy quyền hợp lệ (thường là Giấy ủy quyền, Nghị quyết Hội đồng Quản trị) không? Đặc biệt lưu ý: Kiểm tra liệu hợp đồng có vượt quá thẩm quyền của Tổng Giám đốc và cần sự phê duyệt của HĐQT theo Điều lệ công ty không.
Chỉ khi bạn xác định được mục tiêu thương mại, bạn mới có thể phân biệt được điều khoản nào là rủi ro thực tế và điều khoản nào chỉ là rủi ro lý thuyết.
Bước 2: Phân tích rủi ro chuyên sâu và quản lý tài chính
Sau khi nắm rõ mục tiêu, ở bước 2 này sẽ yêu cầu bạn tập trung tối đa vào 4 nhóm điều khoản mang lại rủi ro tài chính lớn nhất. Đây là những điều khoản quyết định công ty bạn sẽ mất bao nhiêu nếu có sự cố.
Điều khoản về ràng buộc phạm vi và nghĩa vụ
Không chấp nhận các mô tả công việc chung chung, định tính. Yêu cầu các chỉ số có thể đo lường và thời hạn cụ thể.
Nếu bên bạn là bên cung cấp, hãy thêm các điều khoản quy định rõ ràng về sự hợp tác của đối tác (ví dụ: “Bên B có nghĩa vụ cung cấp dữ liệu cho bên A trong vòng 5 ngày làm việc. Nếu không, thời hạn hoàn thành của Bên A sẽ được gia hạn tương ứng”).
Thanh toán, điều kiện thanh toán và phạt vi phạm
Điều kiện thanh toán : Liên kết thanh toán với các sự kiện đã hoàn thành và được nghiệm thu.
Đảm bảo có điều khoản cho phép Bên mình đình chỉ dịch vụ hoặc chấm dứt hợp đồng nếu chậm thanh toán quá một khoảng thời gian nhất định (ví dụ: 15 ngày).
Điều khoản về phạt vi phạm hợp đồng: Đảm bảo tổng mức phạt không vượt quá giới hạn pháp luật (thường là 8% giá trị phần nghĩa vụ bị vi phạm) và phải là mức trần cho loại vi phạm đó.
Điều khoảng về thời hạn và quyền chấm dứt hợp đồng
Nếu có thể, hãy chèn điều khoản này, cho phép công ty bạn chấm dứt hợp đồng bất cứ lúc nào với một thông báo hợp lý (30-60 ngày) và chỉ chịu một khoản chi phí nhỏ. Sau khi hợp đồng chấm dứt, cần quy định rõ ràng những nghĩa vụ nào vẫn còn hiệu lực (Ví dụ: ảbo mật, Giới hạn Trách nhiệm, Giải quyết tranh chấp).
Giới hạn trách nhiệm: Điều khoản Quan trọng nhất
Đây là “hàng rào lửa” bảo vệ tài sản của công ty. Luôn loại trừ triệt để thiệt hại Gián tiếp Thiệt hại Đặc biệt, Trừng phạt, và Mất Lợi nhuận/Doanh thu.
Mức trần bồi thường : Đặt ra mức tối đa công ty bạn phải trả. Mức bồi thường tối đa (trừ các ngoại lệ) không vượt quá tổng số tiền đã thanh toán hoặc sẽ được thanh toán theo hợp đồng trong 12 tháng gần nhất. Giới hạn Trách nhiệm của công ty bạn là giới hạn an toàn tối đa của rủi ro tài chính.
Bước 3: Rà soát các điều khoản tiêu chuẩn
Các điều khoản tiêu chuẩn là nền tảng quản lý mối quan hệ pháp lý. Hãy xem các điều khoản còn lại của hợp đồng. Nó quy định cách hợp đồng hoạt động khi mọi thứ suôn sẻ và cách nó được giải quyết khi có lỗi hệ thống.
Điều khoản về bảo mật: Thời hạn Bảo mật nên kéo dài sau khi hợp đồng chấm dứt (3–5 năm).
Sở hữu Trí tuệ : Nếu là bên đặt hàng, đảm bảo quyền sở hữu đối với các sản phẩm/tác phẩm mới phát sinh phải được chuyển giao hoàn toàn và tự động cho công ty bạn
Luật điều chỉnh và Giải quyết Tranh chấp: Luôn cố gắng sử dụng Luật pháp Việt Nam. Ưu tiên Trọng tài (Arbitration) thay vì Tòa án.
Điều khoản chuyển giao: Hạn chế quyền chuyển giao hợp đồng của đối tác. Luôn yêu cầu phải có sự đồng ý bằng văn bản của công ty bạn.
Đừng lơ là những điều khoản tiêu chuẩn. Chúng là những điều khoản bạn sẽ dùng đến khi mối quan hệ kinh doanh đã đổ vỡ.
Bước 4: Kỹ thuật đề xuất chỉnh sửa và đối chiếu
Nhiệm vụ của bạn là chuyển hóa nhận định rủi ro thành ngôn ngữ pháp lý chính xác và hiệu quả. Sử dụng Sử dụng ngôn ngữ ngắn gọn, chính xác. Bình luận hay giải thích lý do pháp lý hoặc thương mại cho đề xuất thay đổi của bạn. Nó chuyển đổi yêu cầu từ một mệnh lệnh thành một đề xuất hợp lý. Rà soát lại theo checklist nội bộ về Tuân thủ, phê duyệt Tài chính
Bước 5: Chiến lược đàm phán và thủ tục hoàn thiện
Đàm phán là bước cuối cùng và mang tính quyết định.
Xác định Cây Quyết định Đàm phán
- A – Không thể nhượng bộ: quyền về sở hữu trí tuệ,…
- B – Có thể thỏa hiệp về Thời hạn Bảo hành,…
- C – Có thể từ bỏ: Các yêu cầu hành chính nhỏ,…
Chiến lược Đổi chác: Luôn đổi một điểm thuộc nhóm C để giữ vững một điểm thuộc nhóm A.
Tuyệt đối không ký khi chưa kiểm tra những điểm sau: Toàn bộ những điều khoản thay đổi đã được chấp thuận chưa? Tên công ty, địa chỉ, mã số thuế phải khớp 100%. Đảm bảo người ký đúng thẩm quyền và tuân thủ quy trình.
Thành công của đàm phán không phải là thắng tuyệt đối, mà là đạt được các mục tiêu A trong khi vẫn duy trì mối quan hệ hợp tác.
Môt số lưu ý và lời khuyên cho pháp chế mới review hợp đồng
Hướng dẫn 5 bước review hợp đồng cho pháp chế mới trên đây là một tư duy pháp lý giúp bạn tiếp cận mọi giao dịch với sự tự tin và chiến lược.
Hãy học cách nói “Không” một cách Chiến lược: thay vì chỉ nói “Không, điều khoản này là rủi ro,” hãy chuyển sang: “Chúng ta không thể chấp nhận rủi ro X, nhưng chúng ta có thể làm điều Y để đạt được mục tiêu thương mại đó một cách an toàn hơn.” (Ví dụ: Không chấp nhận trách nhiệm vô hạn, nhưng đề xuất nâng Giới hạn Trách nhiệm từ 6 tháng lên 18 tháng phí dịch vụ). Luôn đưa ra một giải pháp thay thế khả thi.
Dành thời gian tổng hợp các điều khoản đã được đàm phán thành công và được quản lý cấp cao phê duyệt thành một thư viện nội bộ. Điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian đáng kể trong các lần review sau và đảm bảo tính nhất quán về rủi ro cho toàn công ty.
Một hợp đồng tốt là hợp đồng không chỉ giúp bạn ký kết dễ dàng mà còn giúp công ty quản lý và thi hành dễ dàng. Luôn tự hỏi: “Nếu có tranh chấp, tôi sẽ dùng điều khoản nào để bảo vệ công ty?”
Để thực sự làm chủ những kỹ năng này và đi sâu hơn vào các chiến lược đàm phán, phân tích rủi ro chuyên biệt (như hợp đồng M&A hay Tech), bạn có thể cân nhắc tham gia Khoá học hợp đồng: Thiết kế, Soạn thảo và Rà soát của chúng tôi. Khóa học được thiết kế để chuyển giao kinh nghiệm thực tế, giúp bạn rút ngắn thời gian từ pháp chế mới thành chuyên gia đàm phán.
Chúc bạn thành công trên con đường trở thành một chuyên viên pháp chế thực thụ, người tạo ra giá trị, chứ không chỉ là người kiểm soát chi phí.
Mời bạn xem thêm:
