Sơ đồ bài viết
Chứng từ thanh toán qua ngân hàng điện tử là một trong những căn cứ quan trọng để doanh nghiệp được khấu trừ thuế GTGT và tính chi phí hợp lệ khi quyết toán thuế. Theo quy định hiện hành, không phải mọi giao dịch chuyển khoản đều được chấp nhận, mà phải đáp ứng đủ điều kiện về hình thức, nội dung và đối tượng thanh toán. Bài viết dưới đây sẽ làm rõ quy định về chứng từ thanh toán qua ngân hàng điện tử, cách xác định hợp lệ và những lưu ý để tránh bị loại chi phí khi kiểm tra thuế.
Chứng từ thanh toán là gì? Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là gì?
Chứng từ thanh toán là gì?
Chứng từ thanh toán là các giấy tờ hoặc vật mang thông tin, ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế – tài chính đã phát sinh và hoàn thành, được sử dụng làm căn cứ để thực hiện các khoản chi trả trong hoạt động của doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân.
Chứng từ thanh toán có vai trò rất quan trọng trong việc quản lý tài chính, giúp việc ghi chép, kiểm tra, đối chiếu và lưu trữ thông tin về các giao dịch trở nên chính xác, minh bạch và thuận tiện hơn.
Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là gì?
Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt cũng là các giấy tờ hoặc vật mang tin ghi nhận nghiệp vụ kinh tế – tài chính đã phát sinh và hoàn thành, dùng làm căn cứ thực hiện các khoản chi trả, nhưng trong trường hợp này, các khoản thanh toán được thực hiện bằng các hình thức không sử dụng tiền mặt như chuyển khoản qua ngân hàng, thanh toán qua thẻ, ví điện tử hoặc các phương thức thanh toán điện tử khác.
Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt có bao nhiêu loại?
Theo Điều 15 Thông tư 219/2013/TT-BTC (sửa đổi bởi khoản 10 Điều 1 Thông tư 26/2015/TT-BTC), chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt được phân thành 2 loại chính như sau:
1. Chứng từ thanh toán qua ngân hàng
Là các chứng từ chứng minh việc chuyển tiền từ tài khoản của bên mua sang tài khoản của bên bán tại các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán, theo các hình thức phù hợp quy định pháp luật, bao gồm:
- Séc, ủy nhiệm chi hoặc lệnh chi, ủy nhiệm thu, nhờ thu;
- Thẻ ngân hàng, thẻ tín dụng;
- Sim điện thoại (ví điện tử);
Và các hình thức thanh toán điện tử khác theo quy định.
2. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt khác
Bao gồm các trường hợp đặc thù không qua chuyển khoản ngân hàng trực tiếp, nhưng vẫn được chấp nhận để khấu trừ thuế GTGT đầu vào, cụ thể:
- Thanh toán bù trừ công nợ: Khi hàng hóa, dịch vụ mua vào được thanh toán bằng cách bù trừ giá trị với hàng hóa, dịch vụ bán ra hoặc vay mượn hàng hóa, có hợp đồng quy định rõ và biên bản đối chiếu số liệu giữa các bên. Nếu có bên thứ ba tham gia, cần có biên bản bù trừ công nợ ba bên làm căn cứ.
- Bù trừ công nợ vay, mượn tiền hoặc cấn trừ công nợ qua bên thứ ba: Phải có hợp đồng vay, mượn tiền bằng văn bản và chứng từ chuyển tiền qua ngân hàng giữa các bên liên quan.
- Thanh toán ủy quyền qua bên thứ ba qua ngân hàng: Trường hợp bên bán chỉ định hoặc bên mua ủy quyền cho bên thứ ba thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt qua ngân hàng.
- Thanh toán vào tài khoản bên thứ ba tại Kho bạc Nhà nước: Áp dụng trong các trường hợp cưỡng chế thu tiền, tài sản theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Tóm lại, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt gồm:
- Chứng từ chuyển tiền qua ngân hàng (chuyển khoản, thẻ, ví điện tử…).
- Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt khác theo các trường hợp đặc thù được quy định pháp luật, giúp mở rộng phạm vi chứng từ hợp lệ để khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào.
Doanh nghiệp cần lưu ý phân biệt và lưu trữ đầy đủ các loại chứng từ này để đảm bảo đúng quy định khi kê khai, khấu trừ thuế.
Chứng từ thanh toán qua ngân hàng điện tử có cần dấu xác nhận của Ngân hàng không?
Theo quy định tại Điều 15 Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11, chứng từ điện tử được coi là hợp lệ và có giá trị pháp lý tương đương chứng từ giấy nếu đáp ứng các điều kiện về khả năng truy cập, tính toàn vẹn nội dung, và có thể xác định được nguồn gốc, thời gian gửi – nhận.
Chứng từ, hồ sơ hoặc thông tin có thể được lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu khi đáp ứng các điều kiện:
- Có thể truy cập và tham chiếu khi cần thiết;
- Lưu trữ trong định dạng đảm bảo thể hiện chính xác nội dung;
- Có thể xác định nguồn gốc, thời gian gửi/nhận.
Do đó, chứng từ thanh toán qua ngân hàng điện tử (internet banking, mobile banking, email xác nhận giao dịch, sao kê PDF có mã xác thực…) KHÔNG bắt buộc phải có dấu mộc của ngân hàng, miễn là:
- Có đầy đủ thông tin về người chuyển, người nhận, số tiền, thời gian, nội dung thanh toán;
- Có thể truy xuất và kiểm tra tính xác thực khi cần.
Điều kiện của chứng từ thanh toán ngân hàng là gì?
Theo Điều 4 Thông tư 46/2014/TT-NHNN, chứng từ thanh toán qua ngân hàng cần đáp ứng các điều kiện sau đây:
Chứng từ thanh toán trong hoạt động ngân hàng phải được lập, ký duyệt, kiểm soát, luân chuyển, sử dụng và bảo quản theo đúng quy định về chế độ chứng từ kế toán của ngân hàng.
Chứng từ thanh toán qua Ngân hàng Nhà nước phải tuân thủ các quy định về quy cách, mẫu biểu, việc in ấn, phát hành và sử dụng do Ngân hàng Nhà nước ban hành
Đối với chứng từ thanh toán qua các tổ chức như ngân hàng thương mại, quỹ tín dụng nhân dân, tổ chức tài chính vi mô, quy cách, mẫu biểu, in ấn, phát hành và hướng dẫn thực hiện do từng tổ chức đó quy định, đảm bảo phù hợp với quy trình thanh toán của từng loại hình dịch vụ theo quy định chung.
Các thông tin, dữ liệu trên chứng từ thanh toán, đặc biệt là chứng từ điện tử, phải được kiểm soát chặt chẽ để đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ và tính toàn vẹn, không bị sửa đổi, giả mạo.
Bảo mật và kiểm soát chống xâm nhập, sao chép trái phép
Chứng từ thanh toán phải được quản lý, kiểm soát bảo mật nhằm ngăn ngừa việc khai thác, xâm nhập, sao chép thông tin trái phép, đảm bảo an toàn cho hệ thống thanh toán.
Tóm lại, chứng từ thanh toán qua ngân hàng không chỉ cần đầy đủ, chính xác về nội dung mà còn phải được lập, quản lý và bảo vệ theo các tiêu chuẩn nghiêm ngặt của Ngân hàng Nhà nước và các tổ chức tài chính liên quan để đảm bảo tính pháp lý và an toàn trong giao dịch.
Mời bạn xem thêm: