Sơ đồ bài viết
Khi nhắc đến “rủi ro pháp lý”, nhiều chủ doanh nghiệp thường nghĩ ngay đến những vụ kiện tụng đình đám, những đợt thanh tra thuế căng thẳng hay các thương vụ sáp nhập nghìn tỷ. Họ cho rằng pháp luật là chuyện của “việc lớn”, còn hoạt động hằng ngày thì cứ làm theo thói quen là được. Đây là một sai lầm nghiêm trọng. Hiểu pháp luật để tránh rủi ro trong hoạt động hằng ngày của doanh nghiệp không chỉ giúp bạn tránh bị phạt tiền, mà quan trọng hơn, nó tạo ra một bộ máy vận hành trơn tru, ổn định và bền vững.
Vì sao doanh nghiệp dễ “vấp đá” trong hoạt động thường nhật?
Tại sao rủi ro vẫn xảy ra dù doanh nghiệp hoạt động bình thường? Nguyên nhân chủ yếu đến từ sự chủ quan trong quản trị:
- “Lỗ hổng” nhận thức ở cấp thực thi: Nhân viên Sales, Marketing hay Hành chính thường chỉ tập trung vào KPI chuyên môn mà thiếu kiến thức pháp lý cơ bản. Họ có thể hứa hẹn với khách hàng những điều vượt quá thẩm quyền hoặc vô tình vi phạm luật quảng cáo.
- Làm theo “thói quen” và “kinh nghiệm”: Nhiều quản lý áp dụng cách làm của 10 năm trước cho bối cảnh hiện tại, trong khi pháp luật đã thay đổi (Ví dụ: Vẫn giữ tư duy “thử việc không cần đóng bảo hiểm” trong khi luật đã quy định khác).
- Quy trình “truyền miệng”: Không có văn bản quy định rõ ràng, mọi thứ vận hành dựa trên sự linh hoạt tùy tiện.
- Pháp chế “đến muộn”: Bộ phận pháp chế (Legal) thường chỉ được gọi tên khi sự việc đã vỡ lở, thay vì được tham gia rà soát ngay từ đầu.
Hiểu pháp luật giúp doanh nghiệp “né” những rủi ro nào?
Một chút kiến thức pháp lý áp dụng vào công việc hằng ngày có thể cứu doanh nghiệp khỏi những rắc rối lớn:
- Rủi ro Hợp đồng: Tránh được các tranh chấp do câu từ mơ hồ, điều khoản vô hiệu hoặc thiếu cơ chế phạt vi phạm.
- Rủi ro Lao động – Bảo hiểm: Tránh các vụ kiện về sa thải trái luật, truy thu BHXH, tai nạn lao động (những rủi ro “ngốn” tiền và uy tín nhất).
- Rủi ro Thuế – Tài chính: Đảm bảo tính hợp lệ của hóa đơn, chứng từ, tránh bị xuất toán chi phí khi quyết toán thuế.
- Rủi ro Quảng cáo & SHTT: Tránh bị phạt vì quảng cáo sai sự thật, hoặc vi phạm bản quyền hình ảnh/nhãn hiệu của bên khác.
- Rủi ro từ Đối tác: Tránh bị lừa đảo hoặc chịu trách nhiệm liên đới khi đối tác vi phạm pháp luật.
5 Biện pháp vàng để phòng ngừa rủi ro pháp lý mỗi ngày
Để hiểu pháp luật để tránh rủi ro trong hoạt động hằng ngày của doanh nghiệp, bạn không cần biến tất cả nhân viên thành luật sư, nhưng cần xây dựng một “hệ miễn dịch” pháp lý qua 5 bước sau:
Xây dựng hệ thống tuân thủ nội bộ (Internal Compliance)
- Tổ chức nhân sự: Nếu doanh nghiệp đủ lớn, hãy có bộ phận Pháp chế (In-house Legal). Nếu là SME, hãy thuê luật sư tư vấn thường xuyên (Retainer Service). Đừng để kế toán kiêm nhiệm pháp lý.
- Thiết lập quy trình: Mọi hoạt động từ tuyển dụng, mua sắm, bán hàng đến xuất kho đều phải có quy trình (SOP) rõ ràng. Quy trình này phải được xây dựng dựa trên quy định của pháp luật, không phải dựa trên cảm tính.
“Phổ cập” luật cho nhân viên (Legal Training)
Đừng giữ kiến thức pháp luật trong phòng Giám đốc. Hãy đào tạo định kỳ cho nhân viên:
- Sale: Cần biết luật Hợp đồng, luật Cạnh tranh.
- Marketing: Cần biết luật Quảng cáo, Sở hữu trí tuệ.
- HR: Cần nắm vững Bộ luật Lao động, Luật BHXH.
- Kế toán: Cần cập nhật Luật Quản lý thuế, Luật Kế toán.
- Văn hóa tuân thủ: Hãy biến việc tuân thủ luật thành tiêu chí đánh giá KPI, xóa bỏ tư duy “lách luật” trong doanh nghiệp.
Rà soát và Kiểm soát Hợp đồng chặt chẽ
- Chuẩn hóa biểu mẫu: Xây dựng bộ hợp đồng mẫu cho các giao dịch thường xuyên (Hợp đồng lao động, Hợp đồng mua bán, Hợp đồng nguyên tắc…). Hạn chế tối đa việc nhân viên tự tải mẫu trên mạng về dùng.
- KYC Đối tác (Know Your Customer): Trước khi ký hợp đồng, hãy kiểm tra tư cách pháp nhân, mã số thuế và tình trạng hoạt động của đối tác để tránh rủi ro hóa đơn ma hoặc lừa đảo.
Chủ động Cập nhật & Kiểm toán pháp lý (Legal Audit)
- Cập nhật: Pháp luật thay đổi liên tục (như Luật Đất đai, Luật Nhà ở vừa có hiệu lực). Doanh nghiệp cần cập nhật ngay các quy định mới để điều chỉnh hoạt động.
- Kiểm toán pháp lý: Định kỳ 1 năm/lần, hãy nhờ luật sư bên ngoài rà soát lại toàn bộ hồ sơ pháp lý của công ty (giấy phép, sổ sách, hợp đồng…) để phát hiện và vá lỗi kịp thời.
Lập kế hoạch quản trị rủi ro chủ động
Đừng đợi “mất bò mới lo làm chuồng”. Hãy xây dựng các kịch bản ứng phó:
- Làm gì khi có đoàn thanh tra thuế/lao động đến?
- Làm gì khi khách hàng khiếu nại gay gắt hoặc dọa kiện?
- Làm gì khi bị đối thủ cạnh tranh không lành mạnh? Sự chuẩn bị kỹ lưỡng về quy trình và hồ sơ sẽ giúp doanh nghiệp bình tĩnh xử lý mọi khủng hoảng.
Lợi ích khi doanh nghiệp thượng tôn pháp luật
Doanh nghiệp làm tốt công tác pháp chế hằng ngày sẽ nhận được “lợi nhuận vô hình”:
- Tiết kiệm chi phí: Không mất tiền nộp phạt, không mất phí thuê luật sư tranh tụng, không mất tiền bồi thường.
- Tăng tốc độ ra quyết định: Khi quy trình rõ ràng, Ban lãnh đạo dám quyết nhanh hơn vì biết mình đang nằm trong vùng an toàn.
- Nâng tầm uy tín: Khách hàng, Đối tác và Nhà đầu tư luôn tin tưởng và ưu tiên hợp tác với một doanh nghiệp minh bạch, tuân thủ pháp luật.
Hiểu pháp luật để tránh rủi ro trong hoạt động hằng ngày của doanh nghiệp không phải là rào cản làm chậm bước tiến kinh doanh. Ngược lại, đó chính là nền móng vững chắc giúp doanh nghiệp đi xa hơn. Một doanh nghiệp thành công không chỉ là doanh nghiệp kiếm được nhiều tiền nhất, mà là doanh nghiệp an toàn nhất trước mọi biến động. Hãy bắt đầu xây dựng thói quen “thượng tôn pháp luật” từ những việc nhỏ nhất ngay hôm nay.
Đừng để những lỗ hổng nhỏ đánh chìm con thuyền lớn. Hãy tham gia ngay khóa học pháp chế doanh nghiệp của Pháp chế ICA để trang bị tư duy quản trị rủi ro bài bản, giúp bạn tự tin kiểm soát mọi hoạt động hằng ngày của công ty.
Mời bạn xem thêm:
