Sơ đồ bài viết
Trong quản trị nhân sự, kỷ luật lao động được ví như “thanh gươm” để doanh nghiệp duy trì trật tự và nề nếp. Tuy nhiên, nếu người cầm gươm không hiểu luật, rất dễ tự làm mình bị thương. Thực tế cho thấy, nhiều doanh nghiệp vì nóng vội hoặc áp dụng các hình thức kỷ luật theo cảm tính (như phạt tiền, đuổi việc qua tin nhắn…) đã phải trả giá đắt bằng những bản án bồi thường hàng trăm triệu đồng khi ra tòa. Tiếp nối chuỗi bài “Hiểu pháp luật để tránh rủi ro”, bài viết ‘Hiểu pháp luật để tránh rủi ro khi xử lý kỷ luật lao động’ sẽ cung cấp quy trình chuẩn chỉnh về xử lý kỷ luật lao động theo Bộ luật Lao động 2019, giúp doanh nghiệp và người quản lý hành xử đúng luật, thấu tình, đạt lý.
Vì sao xử lý kỷ luật lao động là “vùng xám” rủi ro?
Kỷ luật lao động là quyền của người sử dụng lao động (NSDLĐ), nhưng quyền này bị pháp luật ràng buộc cực kỳ chặt chẽ về mặt trình tự và thủ tục.
Các sai lầm phổ biến thường gặp:
- Kỷ luật khi “đang nóng giận”.
- Áp dụng hình thức kỷ luật không có trong Nội quy.
- Bỏ qua bước họp kỷ luật hoặc không mời Công đoàn.
Hệ quả: Khi quyết định kỷ luật bị Tòa án tuyên là trái pháp luật, doanh nghiệp không chỉ mất uy tín mà còn phải nhận người lao động trở lại làm việc, trả đủ lương cho những ngày họ không được làm việc, cộng thêm các khoản bồi thường thiệt hại về tinh thần.
Do đó, hiểu pháp luật để tránh rủi ro khi xử lý kỷ luật lao động không chỉ là bảo vệ người lao động, mà là tấm khiên bảo vệ chính doanh nghiệp.
Căn cứ pháp lý điều chỉnh
Mọi quy trình xử lý kỷ luật phải tuân thủ nghiêm ngặt:
- Bộ luật Lao động 2019 (Đặc biệt là Chương VIII).
- Nghị định 145/2020/NĐ-CP (Hướng dẫn chi tiết về trình tự, thủ tục).
- Nội quy lao động của doanh nghiệp (Bắt buộc phải đã được đăng ký với cơ quan quản lý nhà nước về lao động).
6 Nguyên tắc pháp lý “bất di bất dịch”
Để quyết định kỷ luật có hiệu lực pháp luật, bạn không được bỏ qua bất kỳ nguyên tắc nào dưới đây:
Nguyên tắc “Không quy định – Không xử phạt”
Doanh nghiệp chỉ được xử lý kỷ luật khi hành vi vi phạm đó đã được quy định cụ thể trong Nội quy lao động hoặc thỏa thuận trong Hợp đồng lao động.
Ví dụ: Nếu Nội quy không cấm “ăn quà vặt trong giờ làm”, sếp không thể sa thải nhân viên vì lý do này.
Nguyên tắc chứng minh lỗi: Trách nhiệm thuộc về Doanh nghiệp
Trong quan hệ lao động, nguyên tắc là “suy đoán vô tội”. Doanh nghiệp có nghĩa vụ phải chứng minh được lỗi của người lao động bằng chứng cứ cụ thể (camera, biên bản, dữ liệu máy tính, nhân chứng…). Không được xử lý dựa trên sự nghi ngờ hoặc cảm tính.
Nguyên tắc tham gia của tổ chức đại diện (Công đoàn)
Luật bắt buộc phải có sự tham gia của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (thường là Công đoàn cơ sở) trong cuộc họp xử lý kỷ luật. Nếu doanh nghiệp chưa có công đoàn, phải tuân thủ quy định tham vấn ý kiến hoặc chỉ đạo từ Công đoàn cấp trên (tùy tình huống cụ thể theo luật).
Quyền tự bào chữa
Người lao động có quyền tự mình trình bày, bào chữa hoặc nhờ luật sư, người khác bào chữa cho mình. Doanh nghiệp phải tạo điều kiện cho họ thực hiện quyền này, không được bịt miệng hoặc ngăn cản.
Nguyên tắc văn bản hóa (Biên bản)
“Nói có sách, mách có chứng”. Toàn bộ quá trình từ khi phát hiện vi phạm đến cuộc họp xử lý kỷ luật đều phải được lập thành biên bản. Biên bản là chứng cứ quan trọng nhất khi có tranh chấp.
Nguyên tắc “Một hành vi – Một hình phạt”
Đối với một hành vi vi phạm, chỉ được áp dụng 01 hình thức kỷ luật.
Sai lầm thường gặp: Vừa cắt thi đua, vừa hạ lương, vừa kéo dài thời hạn nâng lương cho cùng một lỗi → Trái luật.
Những “Vùng cấm”: Hành vi doanh nghiệp tuyệt đối không được làm
Để hiểu pháp luật để tránh rủi ro khi xử lý kỷ luật lao động, doanh nghiệp cần tránh xa các điều cấm sau (Điều 127 BLLĐ 2019):
Xâm phạm thân thể, nhân phẩm
Nghiêm cấm mọi hành vi đánh đập, xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của người lao động trong quá trình xử lý kỷ luật.
Phạt tiền, cắt lương thay cho kỷ luật
Đây là lỗi sơ đẳng nhưng nhiều nơi vẫn mắc phải.
- Sai: “Đi muộn phạt 500k”, “Làm hỏng hàng trừ thẳng vào lương”.
- Đúng: Bạn chỉ được yêu cầu bồi thường thiệt hại (theo quy trình riêng), chứ không được dùng tiền làm hình thức kỷ luật. Hình thức kỷ luật chỉ gồm: Khiển trách, Kéo dài thời hạn nâng lương, Cách chức, Sa thải.
Kỷ luật trong thời gian “miễn tử kim bài”
Không được xử lý kỷ luật khi NLĐ đang:
- Nghỉ ốm đau, điều dưỡng, nghỉ phép.
- Đang bị tạm giữ, tạm giam.
- Đang mang thai, nghỉ thai sản, nuôi con dưới 12 tháng tuổi. (Đối với nhóm này, phải đợi hết thời gian trên mới được xử lý, trừ trường hợp hết thời hiệu).
Quy trình 5 bước xử lý kỷ luật lao động chuẩn chỉnh
Bước 1: Phát hiện và lập biên bản hành vi
Ngay khi phát hiện vi phạm, phải lập biên bản sự việc, có chữ ký của người chứng kiến và người vi phạm. Nếu người vi phạm không ký, phải ghi rõ lý do.
Bước 2: Thu thập và đánh giá chứng cứ
Tập hợp mọi dữ liệu: trích xuất camera, email, bản tường trình của các bên liên quan để củng cố hồ sơ pháp lý.
Bước 3: Thông báo họp xử lý kỷ luật
Gửi thông báo triệu tập họp đến: Người bị xử lý, Công đoàn, Luật sư (nếu có).
- Thông báo phải gửi trước một khoảng thời gian hợp lý (thường là 5 ngày làm việc) để các bên chuẩn bị.
- Nội dung: Ghi rõ thời gian, địa điểm, nội dung vi phạm.
Bước 4: Tổ chức cuộc họp xử lý kỷ luật
Cuộc họp phải diễn ra đúng thành phần. Tại cuộc họp, phải chứng minh được lỗi của người lao động và nghe họ bào chữa. Bắt buộc phải lập Biên bản cuộc họp và thông qua tại chỗ.
Bước 5: Ban hành quyết định kỷ luật
Quyết định phải được ban hành trong thời hiệu luật định (thường là 06 tháng kể từ ngày xảy ra hành vi). Quyết định phải gửi đến người lao động và công đoàn.
Cái giá phải trả khi xử lý sai luật
Nếu doanh nghiệp “đốt cháy giai đoạn” hoặc xử lý sai, hậu quả pháp lý là rất lớn:
- Quyết định bị tuyên vô hiệu: Mọi nỗ lực kỷ luật trở thành công cốc.
- Bồi thường tài chính: Phải trả đủ tiền lương, BHXH trong những ngày người lao động không được làm việc + ít nhất 02 tháng tiền lương bồi thường thêm (trường hợp sa thải trái luật).
- Bồi thường danh dự: Nếu việc kỷ luật công khai làm ảnh hưởng uy tín người lao động.
- Nhận lại người lao động: Phải nhận họ trở lại làm việc, gây ra tình huống khó xử trong vận hành.
Giải pháp “Phòng bệnh hơn chữa bệnh”
- Rà soát Nội quy lao động: Hãy đảm bảo Nội quy của bạn đã chi tiết hóa các hành vi vi phạm và hình thức xử lý tương ứng. Nội quy càng rõ, xử lý càng dễ.
- Đào tạo đội ngũ quản lý: Trưởng bộ phận/Quản lý cấp trung là người đầu tiên phát hiện vi phạm. Họ cần biết cách lập biên bản đúng luật thay vì hành xử cảm tính.
- Tham vấn pháp lý: Với các ca khó (như sa thải nhân sự cấp cao, sa thải do tham ô…), hãy tham vấn luật sư trước khi ban hành quyết định để giảm thiểu tối đa rủi ro tranh chấp.
Xử lý kỷ luật lao động chưa bao giờ là chuyện dễ dàng. Nó là ranh giới mong manh giữa việc duy trì kỷ cương và vi phạm quyền con người.
Hiểu pháp luật để tránh rủi ro khi xử lý kỷ luật lao động chính là cách doanh nghiệp thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng pháp chế. Hãy nhớ: “Đúng quy trình – Đủ chứng cứ – Chuẩn nội quy” là chìa khóa vàng để doanh nghiệp an toàn trước mọi tranh chấp. Hãy theo dõi các bài viết tiếp theo để hoàn thiện kiến thức pháp lý vững chắc cho doanh nghiệp của bạn!
Mời bạn xem thêm:
