Sơ đồ bài viết
Nội quy lao động (NQLĐ) được ví như “bộ luật riêng” của doanh nghiệp. Đây là công cụ quan trọng nhất để người sử dụng lao động quản lý nhân sự và duy trì nề nếp. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp hiện nay vẫn xem nhẹ việc này, chỉ “copy-paste” các mẫu trên mạng về dùng. Khi xảy ra vi phạm, doanh nghiệp muốn xử lý kỷ luật nhưng lại bị Tòa án tuyên thua kiện, phải bồi thường ngược lại cho nhân viên chỉ vì Nội quy lao động ban hành sai luật hoặc thiếu nội dung. Bài viết này của phapche.edu.vn sẽ giúp chủ doanh nghiệp và bộ phận nhân sự hiểu pháp luật để tránh rủi ro khi xây dựng nội quy lao động, đảm bảo văn bản này thực sự trở thành lá chắn pháp lý vững chắc chứ không phải là tờ giấy vô giá trị.
Căn cứ pháp lý quan trọng khi xây dựng nội quy lao động
Để xây dựng một bộ Nội quy chuẩn chỉnh, doanh nghiệp không thể bỏ qua các văn bản quy phạm pháp luật sau:
- Bộ luật Lao động 2019 (BLLĐ 2019):
- Điều 118: Quy định doanh nghiệp sử dụng từ 10 người lao động trở lên bắt buộc phải có Nội quy lao động bằng văn bản.
- Các điều khoản quy định về nội dung, thẩm quyền ban hành và hiệu lực pháp lý.
- Nghị định 145/2020/NĐ-CP: Hướng dẫn chi tiết về kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất và đặc biệt là quy định về phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc (một nội dung bắt buộc mới).
Những rủi ro pháp lý thường gặp & Cách phòng tránh
Thực tế tư vấn cho thấy, doanh nghiệp thường “vấp” phải 3 nhóm rủi ro chính sau đây:
Rủi ro về nội dung: Những điều khoản “chết người”
Rất nhiều NQLĐ chứa đựng các quy định trái luật mà doanh nghiệp không hề hay biết:
- Trái luật: Quy định phạt tiền nhân viên đi muộn, cắt lương thay cho kỷ luật (vi phạm điều cấm của luật).
- Thiếu sót: Không có quy định về phòng chống quấy rối tình dục, hoặc quy định về bảo vệ bí mật kinh doanh quá sơ sài.
Cách phòng tránh:
- Không sao chép máy móc các bản mẫu cũ.
- Đối chiếu từng điều khoản với BLLĐ 2019.
- Cập nhật danh mục các hành vi vi phạm và hình thức xử lý tương ứng một cách chi tiết.
Rủi ro về trình tự, thủ tục ban hành
Dù nội dung đúng luật, nhưng NQLĐ vẫn có thể bị tuyên vô hiệu nếu quy trình ban hành sai:
- Bỏ qua bước tham khảo ý kiến: Không lấy ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (Công đoàn cơ sở) trước khi ban hành.
- Quên đăng ký: Ban hành xong nhưng không đăng ký với cơ quan quản lý lao động (Sở/Phòng LĐTBXH).
- Không công khai: Không niêm yết, không phổ biến cho nhân viên biết.
Cách phòng tránh: Tuân thủ tuyệt đối quy trình: Lấy ý kiến công đoàn → Ban hành → Đăng ký → Phổ biến → Niêm yết. Lưu giữ đầy đủ biên bản họp, chữ ký xác nhận của nhân viên đã được phổ biến nội quy.
Rủi ro khi áp dụng vào thực tế
Doanh nghiệp thường lúng túng khi xử lý kỷ luật vì NQLĐ viết không rõ ràng.
Ví dụ: Sa thải nhân viên vì “có thái độ không tốt” – đây là quy định mơ hồ, không định lượng được hành vi, dẫn đến rủi ro thua kiện rất cao.
Cách phòng tránh: Để hiểu pháp luật để tránh rủi ro khi xây dựng nội quy lao động, NQLĐ phải mô tả hành vi vi phạm càng cụ thể càng tốt. Ví dụ: “Có thái độ không tốt” phải được cụ thể hóa thành “Có lời nói xúc phạm đồng nghiệp, văng tục chửi bậy…”.
9 Nội dung bắt buộc phải có trong Nội quy lao động
Theo Điều 118 BLLĐ 2019, một bản Nội quy lao động hợp pháp bắt buộc phải có đủ các nội dung chủ yếu sau:
- Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi: Quy định rõ ca làm việc, nghỉ trưa, nghỉ chuyển ca.
- Trật tự tại nơi làm việc: Quy định về đi lại, trang phục, văn hóa ứng xử.
- An toàn, vệ sinh lao động: Các quy tắc đảm bảo an toàn sản xuất.
- Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc: Quy trình tiếp nhận và xử lý tố cáo.
- Bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh: Quy định về bảo mật thông tin, sở hữu trí tuệ.
- Trường hợp tạm thời chuyển NLĐ làm công việc khác: So với hợp đồng lao động.
- Hành vi vi phạm kỷ luật lao động: Liệt kê chi tiết các lỗi.
- Hình thức xử lý kỷ luật lao động: Khiển trách, kéo dài thời hạn nâng lương, sa thải…
- Trách nhiệm vật chất: Quy định về bồi thường thiệt hại khi làm hư hỏng tài sản.
Quy trình xây dựng Nội quy lao động an toàn pháp lý
Để đảm bảo NQLĐ có hiệu lực và khó bị bác bỏ khi tranh chấp, doanh nghiệp cần thực hiện theo lộ trình 6 bước:
- Nghiên cứu & Soạn thảo: Bám sát đặc thù doanh nghiệp và quy định luật mới nhất.
- Tham khảo ý kiến: Tổ chức họp và lấy ý kiến bằng văn bản của tổ chức đại diện người lao động (Công đoàn).
- Hoàn thiện: Điều chỉnh dự thảo dựa trên góp ý (nếu hợp lý).
- Đăng ký: Nộp hồ sơ đăng ký NQLĐ tại cơ quan chuyên môn về lao động thuộc UBND cấp tỉnh/huyện (nơi đặt trụ sở).
- Hiệu lực: NQLĐ có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan quản lý nhận được hồ sơ đầy đủ (nếu không có yêu cầu sửa đổi).
- Phổ biến & Lưu trữ: Niêm yết bản chính tại nơi làm việc và tổ chức đào tạo cho nhân viên.
Lợi ích khi xây dựng nội quy đúng pháp luật
Việc đầu tư thời gian để hiểu pháp luật để tránh rủi ro khi xây dựng nội quy lao động mang lại lợi ích kép:
- Đối với Doanh nghiệp: Tránh được các khoản phạt hành chính (lên đến hàng chục triệu đồng); có căn cứ vững chắc để sa thải/kỷ luật nhân viên vi phạm mà không sợ bị kiện ngược.
- Đối với Người lao động: Biết rõ quyền lợi, nghĩa vụ của mình; được bảo vệ khỏi sự tùy tiện của người quản lý.
Nội quy lao động không chỉ là văn bản hành chính, nó là “luật chơi” công bằng để doanh nghiệp vận hành trơn tru. Một bản nội quy lỏng lẻo là mầm mống của những tranh chấp tốn kém. Doanh nghiệp chỉ thực sự an toàn khi: Hiểu đúng pháp luật – Xây dựng đúng nội dung – Thực hiện đúng quy trình.
Nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp khó khăn trong việc soạn thảo hoặc rà soát tính pháp lý của Nội quy lao động, hãy cân nhắc tham vấn ý kiến của luật sư hoặc các chuyên gia pháp chế để xây dựng một hệ thống quản trị rủi ro vững chắc ngay từ đầu.
Mời bạn xem thêm:
