Sơ đồ bài viết
Trong môi trường doanh nghiệp, đặc biệt là ở các công ty vừa và nhỏ (SME), nhân sự hành chính thường được xem như “trợ lý đa năng” – hỗ trợ sếp trong hàng loạt công việc từ quản lý văn phòng, nhân sự, hợp đồng cho đến các thủ tục pháp lý. Tuy nhiên, không ít trường hợp nhân sự hành chính bị đặt vào tình huống “tiến thoái lưỡng nan”: sếp giao một công việc mà bản thân họ biết rõ có dấu hiệu vi phạm pháp luật. Nói “có” thì nguy cơ liên đới trách nhiệm; nói “không” thì lo mất lòng cấp trên. Bài viết “Hành chính và kỹ năng nói “không” khi sếp giao việc sai luật” này giúp nhân sự hành chính hiểu rõ quyền và nghĩa vụ pháp lý của mình, đồng thời xây dựng kỹ năng nói “không” một cách khéo léo, bảo vệ cả bản thân và doanh nghiệp.
Vì sao nhân sự hành chính dễ gặp yêu cầu “vượt rào” pháp luật?
Trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME), nhân sự hành chính thường đóng vai trò “cầu nối” giữa lãnh đạo và các phòng ban, đảm nhận mọi công việc hành chính – pháp lý từ quản lý hợp đồng, chứng từ, hồ sơ nhân sự cho đến các thủ tục đối ngoại. Chính vị trí này khiến họ thường xuyên phải tiếp nhận những chỉ đạo “nhạy cảm”, dễ rơi vào tình thế tiến thoái lưỡng nan.
Một số tình huống điển hình có thể kể đến:
- Soạn thảo hợp đồng hoặc xuất hóa đơn “cho kịp tiến độ” dù hồ sơ pháp lý chưa hoàn thiện, dẫn đến nguy cơ hợp đồng vô hiệu hoặc bị cơ quan quản lý “sờ gáy”.
- Ký tên hoặc đóng dấu thay lãnh đạo khi không có giấy ủy quyền hợp pháp, kéo theo rủi ro vi phạm thẩm quyền.
- Bỏ qua quy định về lao động như không ký hợp đồng lao động, không tham gia bảo hiểm xã hội để tiết kiệm chi phí.
- “Lách” các thủ tục thuế hoặc quy trình hành chính nhằm đẩy nhanh tiến độ, nhưng lại tiềm ẩn nguy cơ bị truy thu, phạt nặng.
Nguyên nhân khiến nhân sự hành chính dễ gặp các yêu cầu này chủ yếu đến từ:
- Áp lực hoàn thành công việc nhanh, nhất là khi tiến độ dự án hoặc yêu cầu của khách hàng quá gấp.
- Thiếu hiểu biết đầy đủ về rủi ro pháp lý, dẫn đến việc xem nhẹ hậu quả lâu dài.
- Văn hóa “ưu tiên mệnh lệnh” ở nhiều SME, nơi nhân sự ngại từ chối chỉ đạo của lãnh đạo, dù biết việc đó có dấu hiệu vi phạm pháp luật.
Ở những môi trường như vậy, nhân sự hành chính thường bị đặt vào tình thế phải lựa chọn giữa “làm theo lệnh để giữ hòa khí” và “tuân thủ pháp luật để bảo vệ bản thân và doanh nghiệp” – một quyết định không hề dễ dàng.
Rủi ro pháp lý nếu “nhắm mắt làm liều”
Khi nhân sự hành chính thực hiện những công việc vi phạm pháp luật theo chỉ đạo, không chỉ doanh nghiệp mà chính cá nhân họ cũng có thể phải gánh chịu hậu quả nghiêm trọng. Một số rủi ro thường gặp gồm:
- Trách nhiệm pháp lý cá nhân: Theo Luật Lao động và Bộ luật Hình sự, người trực tiếp thực hiện hành vi vi phạm – dù theo lệnh cấp trên – vẫn có thể bị xử phạt hành chính, thậm chí truy cứu trách nhiệm hình sự. Ví dụ, ký thay lãnh đạo trên hợp đồng kinh tế không được ủy quyền hợp pháp có thể khiến cá nhân chịu trách nhiệm về tính pháp lý của hợp đồng đó.
- Ảnh hưởng uy tín và sự nghiệp: Một lần “làm liều” có thể khiến nhân sự mất niềm tin từ đồng nghiệp và đối tác. Điều này tạo ra “vết đen” trong hồ sơ nghề nghiệp, làm giảm cơ hội thăng tiến và gây khó khăn cho việc tìm kiếm việc làm mới.
- Thiệt hại cho doanh nghiệp: Công ty có thể bị phạt tiền, truy thu thuế, hủy hợp đồng hoặc vướng vào tranh chấp pháp lý kéo dài. Ngoài thiệt hại tài chính, uy tín thương hiệu cũng bị ảnh hưởng nghiêm trọng, dẫn đến mất khách hàng và đối tác.
Chính vì vậy, nói “không” đúng cách không phải là chống đối lãnh đạo, mà là hành động bảo vệ doanh nghiệp và chính bản thân khỏi những tổn thất lâu dài.
Hành chính và kỹ năng nói “không” khi sếp giao việc sai luật
Kỹ năng nói “không” không đồng nghĩa với việc phản đối hay chống đối lãnh đạo. Đây là kỹ năng giao tiếp chuyên nghiệp dựa trên căn cứ pháp lý, giúp nhân sự hành chính bảo vệ lợi ích doanh nghiệp và uy tín bản thân, đồng thời giúp sếp nhận ra rủi ro và lựa chọn phương án an toàn hơn.
Hiểu rõ căn cứ pháp lý
- Luôn cập nhật các quy định pháp luật liên quan đến lao động, thuế, hợp đồng, bảo hiểm xã hội và các lĩnh vực mà doanh nghiệp hoạt động.
- Xác định rõ hành vi vi phạm và hậu quả pháp lý: Ví dụ, ký hợp đồng khi chưa đủ hồ sơ có thể khiến hợp đồng vô hiệu hoặc công ty bị phạt. Có căn cứ cụ thể giúp cuộc trao đổi với lãnh đạo trở nên thuyết phục.
Giao tiếp khéo léo và đề xuất giải pháp thay thế
- Đặt vấn đề trên cơ sở bảo vệ lợi ích doanh nghiệp, tránh tạo cảm giác đối đầu. Ví dụ: “Cách này có thể khiến công ty gặp rủi ro pháp lý, em xin đề xuất một phương án khác an toàn hơn”.
- Đưa ra giải pháp hợp pháp khả thi, không chỉ từ chối. Điều này cho thấy bạn không né tránh trách nhiệm mà đang tìm cách giải quyết vấn đề hiệu quả.
Xây dựng uy tín chuyên môn
- Thể hiện sự am hiểu pháp luật và quy trình nội bộ để lãnh đạo tin tưởng đánh giá và đề xuất của bạn.
- Ghi nhận các chỉ đạo nhạy cảm bằng văn bản (email, tin nhắn) để có bằng chứng bảo vệ bản thân trong trường hợp phát sinh tranh chấp hoặc bị quy trách nhiệm.
Thiết lập “ranh giới an toàn” cho bản thân
- Xác định rõ phạm vi công việc và quyền hạn: Không ký thay hoặc thực hiện hành vi vượt thẩm quyền nếu không có văn bản ủy quyền hợp pháp.
- Đề xuất xây dựng quy trình nội bộ minh bạch: Hệ thống phê duyệt, lưu trữ hồ sơ rõ ràng giúp hạn chế các yêu cầu miệng dễ gây nhầm lẫn hoặc dẫn đến sai phạm.
Nhân sự hành chính không chỉ là người “thực thi” mà còn là người gác cổng pháp lý trong doanh nghiệp. Nói “không” với yêu cầu sai luật không phải là chống đối mà là hành động bảo vệ lợi ích lâu dài cho cả công ty và bản thân.
Để tự tin từ chối các chỉ đạo sai luật, nhân sự hành chính cần trang bị nền tảng pháp lý vững chắc và kỹ năng giao tiếp thuyết phục.
Khóa đào tạo Pháp luật cho kế toán – hành chính – nhân sự kiêm nhiệm pháp chế tại doanh nghiệp vừa và nhỏ” của Pháp chế ICA giúp bạn:
- Hiểu rõ pháp luật áp dụng cho SME.
- Thành thạo kỹ năng nhận diện và phòng tránh rủi ro pháp lý.
- Xây dựng uy tín chuyên môn và tự tin bảo vệ bản thân.
Tìm hiểu chi tiết tại: https://phapche.edu.vn/courses/khoa-dao-tao-phap-luat-cho-ke-toan-hanh-chinh-nhan-su-kiem-nhiem-phap-che-tai-doanh-nghiep-vua-va-nho/
Mời bạn xem thêm: