Sơ đồ bài viết
Trong môi trường doanh nghiệp, việc ký kết và thực hiện các hợp đồng mua bán hàng hóa, dịch vụ là hoạt động diễn ra thường xuyên, gắn liền với vận hành và dòng tiền. Thế nhưng, ở nhiều công ty đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ – việc quản lý hợp đồng thường bị chia nhỏ hoặc buông lỏng, mỗi bộ phận lo một khâu và không có sự phối hợp chặt chẽ. Hệ quả là khi có sự cố pháp lý, tranh chấp hoặc kiểm tra thuế không ai nắm được toàn bộ rủi ro, hoặc bị đùn đẩy trách nhiệm. Vậy tại sao hành chính nên cùng kế toán rà soát hợp đồng mua bán định kỳ? Pháp luật có quy định gì về trách nhiệm này không? Làm sao để xây dựng quy trình phối hợp hiệu quả?
Hợp đồng mua bán – không chỉ là việc của phòng kinh doanh
Nhiều doanh nghiệp hiện nay vẫn mặc định rằng: hợp đồng mua bán là trách nhiệm của phòng kinh doanh – bộ phận ký kết, đàm phán, làm việc trực tiếp với đối tác. Tuy nhiên, xét về bản chất pháp lý, hợp đồng là căn cứ ràng buộc trách nhiệm của doanh nghiệp với bên ngoài và với chính các bộ phận nội bộ có liên quan.
Nếu hợp đồng có lỗi, thiếu thông tin, sai điều khoản, không đảm bảo năng lực pháp lý người ký, hoặc mâu thuẫn với hồ sơ thanh toán thực tế thì cả doanh nghiệp phải gánh rủi ro, không chỉ riêng phòng kinh doanh.
Đó là lý do phòng kế toán – nơi xử lý hóa đơn, thanh toán, chi phí và phòng hành chính – nơi lưu trữ, quản lý hồ sơ, xác minh con dấu, hồ sơ pháp lý… cần có vai trò chủ động hơn trong việc rà soát hợp đồng, không chỉ khi có sự cố mà ngay từ khi đang thực hiện hoặc định kỳ theo quý, năm.
Tại sao hành chính nên cùng kế toán rà soát hợp đồng mua bán định kỳ?
Hạn chế sai sót giữa hợp đồng – hóa đơn – chứng từ thanh toán
Một lỗi phổ biến trong doanh nghiệp là nội dung hợp đồng không khớp với hóa đơn VAT hoặc phiếu thanh toán, ví dụ:
- Hợp đồng ghi “thanh toán từng đợt”, nhưng thực tế kế toán hạch toán một lần.
- Giá trị hợp đồng chưa bao gồm thuế, nhưng hóa đơn xuất sai theo giá đã bao gồm thuế.
- Đối tượng ký hợp đồng không trùng với đơn vị đứng tên hóa đơn.
Những lỗi này nếu không được phát hiện kịp thời sẽ dẫn đến:
- Không đủ điều kiện hạch toán chi phí hợp lệ;
- Có thể bị truy thu thuế, phạt chậm nộp;
- Khó khăn khi giải trình với cơ quan kiểm toán, thanh tra.
Việc hành chính – kế toán cùng rà soát định kỳ sẽ giúp đối chiếu giữa hợp đồng và chứng từ phát sinh, từ đó kịp thời điều chỉnh, lập phụ lục hoặc đề xuất xử lý sớm trước khi quyết toán năm.
Phát hiện sớm rủi ro pháp lý và thiếu sót hồ sơ
Rất nhiều hợp đồng dù đã được thực hiện xong nhưng:
- Chưa lưu bản gốc có chữ ký, con dấu đầy đủ;
- Thiếu phụ lục điều chỉnh nội dung phát sinh thực tế;
- Người ký hợp đồng không có thẩm quyền hợp pháp;
- Không có văn bản thể hiện quá trình thương lượng – giao nhận – nghiệm thu.
Những thiếu sót này thường chỉ lộ ra khi:
- Có tranh chấp và cần khởi kiện;
- Kiểm toán nội bộ hoặc thanh tra nhà nước yêu cầu hồ sơ;
- Công ty cần chuyển giao, tái cấu trúc hoặc sáp nhập.
Hành chính là bộ phận có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ, xác nhận tính pháp lý tài liệu nội bộ. Trong khi đó, kế toán nắm hồ sơ thanh toán – hóa đơn – chi phí liên quan. Việc phối hợp định kỳ giữa hai bộ phận này sẽ giúp:
- Phát hiện sớm các hợp đồng còn thiếu hồ sơ;
- Nhận diện các rủi ro về tư cách ký, điều khoản bất lợi;
- Gợi ý điều chỉnh, bổ sung văn bản nội bộ để khắc phục sai sót trước khi xảy ra tranh chấp.
Đảm bảo điều kiện khấu trừ thuế và quyết toán chi phí
Theo quy định của pháp luật thuế, một khoản chi phí được tính là hợp lệ cần đảm bảo:
- Có hợp đồng – hóa đơn – chứng từ thanh toán đầy đủ;
- Nội dung khớp giữa các tài liệu;
- Chi phí phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh;
- Được thanh toán đúng phương thức quy định.
Nếu hợp đồng thiếu sót, không thể hiện rõ đối tượng giao dịch, hoặc sai nội dung so với hóa đơn, thì chi phí đó có thể bị loại khi quyết toán thuế, thậm chí doanh nghiệp bị truy thu thuế TNDN và VAT, dẫn đến tổn thất tài chính lớn.
Do đó, kế toán có động lực rõ ràng trong việc định kỳ rà soát các hợp đồng mua bán, nhằm bảo vệ quyền lợi thuế cho doanh nghiệp.
Khi hành chính phối hợp cùng, việc kiểm tra hồ sơ gốc, xác minh tư cách pháp lý người ký, soát lại quy trình ký – đóng dấu – lưu trữ… sẽ tăng tính chặt chẽ, giúp hợp đồng đủ điều kiện làm chứng từ thuế.
Tránh mâu thuẫn nội bộ và bị đùn đẩy trách nhiệm
Một thực tế đau lòng là khi xảy ra tranh chấp hợp đồng hoặc kiểm tra nội bộ, các bộ phận thường đổ lỗi cho nhau:
- Kinh doanh: “Tôi gửi hợp đồng rồi, không phải trách nhiệm lưu trữ.”
- Kế toán: “Hồ sơ thiếu thì sao tôi thanh toán được? Đừng bắt tôi chịu.”
- Hành chính: “Tôi không ký, không biết hợp đồng đúng hay sai.”
Nếu không có cơ chế phối hợp định kỳ giữa hành chính và kế toán, các sai sót nhỏ sẽ bị bỏ qua, đến khi sự cố lớn xảy ra mới nhận ra không ai nắm trọn bức tranh tổng thể.
Việc xây dựng quy trình rà soát định kỳ – ví dụ mỗi quý 1 lần – sẽ giúp:
- Mỗi bộ phận cùng chịu trách nhiệm một phần trong quy trình kiểm tra;
- Tránh sót hợp đồng hoặc lưu sai quy trình;
- Làm rõ trách nhiệm từng khâu: ai ký, ai lưu, ai kiểm, ai xuất hóa đơn…
Qua đó hình thành nền văn hóa doanh nghiệp tuân thủ và trách nhiệm, thay vì “việc ai nấy làm”.
Cách thức tổ chức rà soát hợp đồng định kỳ hiệu quả
Dưới đây là một số gợi ý để hành chính – kế toán phối hợp rà soát hợp đồng mua bán định kỳ có hệ thống:
| Bước | Nội dung thực hiện | Bộ phận phụ trách chính |
|---|---|---|
| 1 | Lập danh sách toàn bộ hợp đồng mua bán đã ký trong kỳ (quý/năm) | Hành chính |
| 2 | Đối chiếu số hợp đồng – thời điểm ký – người ký với hồ sơ lưu | Hành chính |
| 3 | Soát xét nội dung: giá trị, phương thức thanh toán, điều khoản khuyến mại, phụ lục… | Hành chính + kế toán |
| 4 | Đối chiếu hóa đơn – phiếu chi – phiếu thu với hợp đồng tương ứng | Kế toán |
| 5 | Ghi nhận các hợp đồng thiếu hồ sơ, có sai lệch, đề xuất hướng xử lý | Cả hai bộ phận |
| 6 | Lập biên bản rà soát, gửi lãnh đạo hoặc phòng pháp chế tổng hợp rủi ro | Hành chính |
Việc hành chính phối hợp cùng kế toán rà soát hợp đồng mua bán định kỳ không chỉ là thao tác kiểm tra tài liệu, mà còn là hành động mang tính phòng ngừa rủi ro pháp lý – tài chính – thuế vụ cho doanh nghiệp.
Trong bối cảnh pháp luật ngày càng chặt chẽ, kiểm tra thuế – kiểm toán ngày càng kỹ lưỡng, doanh nghiệp cần:
- Tăng tính liên thông giữa các bộ phận chức năng;
- Xây dựng văn hóa tuân thủ nội bộ, không chỉ ở cấp lãnh đạo mà ở cả hành chính – kế toán;
- Trang bị cho nhân sự khả năng phát hiện rủi ro từ sớm, thay vì chỉ xử lý sự cố khi đã muộn.
Đừng chờ đến khi có sai phạm mới học – hãy chủ động trang bị kỹ năng thực tế qua: Khóa học Pháp chế Đa nhiệm – Thiết kế riêng cho kế toán tài chính kiêm nhiệm pháp chế công ty
Mời bạn xem thêm: