Sơ đồ bài viết
Trong nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ, bộ phận hành chính thường được giao quản lý hồ sơ nhân sự, soạn thảo quyết định và trình ký cho giám đốc. Tuy nhiên, không ít trường hợp quyết định nhân sự lại được ký thay hoặc đóng dấu “ký thừa lệnh” bởi nhân viên hành chính. Điều này đặt ra câu hỏi: hành chính có quyền ký thay giám đốc các quyết định nhân sự không, và nếu ký sai thì trách nhiệm thuộc về ai?
Các hình thức ủy quyền ký thay giám đốc
Tuy nhiên, để đảm bảo hoạt động doanh nghiệp diễn ra liên tục và linh hoạt, pháp luật cũng cho phép các hình thức ủy quyền ký thay. Cụ thể có 3 hình thức chính:
Ký thay (KT.)
- Ký thay là việc cấp phó ký các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách hoặc một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu khi người đứng đầu vắng mặt.
- Việc giao ký thay phải được quy định cụ thể trong quy chế làm việc hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức. Khi ký thay, cần ghi chữ viết tắt “KT.” vào trước chức vụ của người đứng đầu. Ví dụ: Phó Giám đốc ký thay Giám đốc các quyết định liên quan đến phòng ban mà mình phụ trách.
Ký thừa lệnh (TL.)
- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao người đứng đầu đơn vị (ví dụ: Trưởng phòng) ký thừa lệnh một số loại văn bản.
- Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế làm việc hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức. Người được ký thừa lệnh có thể giao lại cho cấp phó ký thay.
- Thường áp dụng cho các văn bản mang tính chất hành chính, tác nghiệp thông thường, ít khi áp dụng cho các quyết định nhân sự quan trọng.
Ký thừa ủy quyền (TUQ.)
Giấy ủy quyền cần ghi rõ thông tin bên ủy quyền (Giám đốc), bên nhận ủy quyền (ví dụ: Trưởng phòng Hành chính), thời hạn ủy quyền và đặc biệt là phạm vi các công việc, loại văn bản được ủy quyền ký thay, trong đó có thể bao gồm các quyết định nhân sự cụ thể (ví dụ: quyết định điều động, khen thưởng, kỷ luật, chấm dứt hợp đồng lao động, v.v.).
Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của mình ký thừa ủy quyền một số văn bản mà mình phải ký.
Việc giao ký thừa ủy quyền phải được thực hiện bằng văn bản (ví dụ: Giấy ủy quyền hoặc Hợp đồng ủy quyền), giới hạn thời gian và nội dung được ủy quyền. Người được ký thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký. Khi ký thừa ủy quyền, cần ghi chữ viết tắt “TUQ.” vào trước chức vụ của người đứng đầu.
Hành chính có quyền ký thay giám đốc các quyết định nhân sự không?
Theo quy định của pháp luật Việt Nam, đặc biệt là Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư, nguyên tắc chung là người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành. Giám đốc là người đại diện theo pháp luật của công ty và có thẩm quyền cao nhất trong việc ký kết các văn bản, bao gồm cả các quyết định liên quan đến nhân sự.
Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp – thường là giám đốc hoặc Phòng Hành chính (hoặc Trưởng phòng Hành chính) có thể có quyền ký thay giám đốc các quyết định nhân sự, nhưng với điều kiện:
Phải có văn bản ủy quyền rõ ràng từ Giám đốc: Đây là yếu tố then chốt. Giám đốc phải ban hành một Quyết định ủy quyền hoặc Giấy ủy quyền hợp lệ, trong đó nêu rõ:
- Người được ủy quyền (ví dụ: Trưởng phòng Hành chính, hoặc một cá nhân cụ thể trong phòng Hành chính).
- Phạm vi công việc được ủy quyền: Liệt kê cụ thể các loại quyết định nhân sự mà người được ủy quyền có thể ký (ví dụ: Quyết định tuyển dụng nhân sự mới, Quyết định bổ nhiệm/miễn nhiệm các vị trí cấp thấp, Quyết định tăng lương, Quyết định khen thưởng, Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động đối với nhân viên thử việc, v.v.). Không nên ủy quyền chung chung mà phải cụ thể để tránh rủi ro pháp lý.
- Thời hạn ủy quyền: Giấy ủy quyền cần ghi rõ thời gian ủy quyền có hiệu lực (ví dụ: trong khoảng thời gian Giám đốc đi công tác, hoặc trong một giai đoạn cụ thể).
- Trách nhiệm của bên ủy quyền và bên được ủy quyền.
Nội dung ủy quyền phải phù hợp với quy chế nội bộ: Quy chế làm việc, quy chế công tác văn thư, hoặc quy định phân công nhiệm vụ trong công ty phải có các điều khoản cho phép việc ủy quyền này.
Người được ủy quyền chịu trách nhiệm trước pháp luật: Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản do mình ký ban hành. Tuy nhiên, người đứng đầu cơ quan, tổ chức (Giám đốc) vẫn phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành.
Lưu ý quan trọng:
Việc ủy quyền ký các quyết định nhân sự cần được xem xét cẩn trọng để đảm bảo tính pháp lý và tránh các tranh chấp lao động phát sinh.
Các quyết định nhân sự mang tính chất chiến lược, ảnh hưởng lớn đến cơ cấu tổ chức, hoặc liên quan đến các vị trí quản lý cấp cao thường sẽ không được ủy quyền mà vẫn phải do Giám đốc trực tiếp ký.
Mời bạn xem thêm: