Sơ đồ bài viết
Khi cơ quan chức năng bất ngờ tiến hành thanh tra, bộ phận hành chính thường là người “đứng mũi chịu sào” trong việc tiếp đón và hỗ trợ đoàn kiểm tra. Nếu không chuẩn bị tốt, sai sót nhỏ có thể dẫn đến rủi ro cho doanh nghiệp. Vậy hành chính cần làm gì khi công ty bị thanh tra bất ngờ để xử lý tình huống chuyên nghiệp, giảm thiểu rủi ro pháp lý?
Hiểu rõ quy trình thanh tra và vai trò của hành chính
Thanh tra đột xuất là gì?
Thanh tra đột xuất là hoạt động kiểm tra không báo trước của cơ quan chức năng nhằm đánh giá mức độ tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp. Đây có thể là thanh tra về thuế, lao động, bảo hiểm xã hội, an toàn lao động hay lĩnh vực chuyên ngành. Doanh nghiệp không nên xem đây là điều bất thường mà là một phần tất yếu trong quá trình vận hành minh bạch.
Vai trò của hành chính trong các đợt thanh tra
Hành chính là đầu mối tiếp nhận và hỗ trợ đoàn thanh tra. Nhiệm vụ chính bao gồm:
- Xác minh giấy tờ và tính hợp pháp của đoàn thanh tra.
- Phối hợp với các phòng ban liên quan để chuẩn bị hồ sơ.
- Ghi nhận toàn bộ diễn biến và yêu cầu từ cơ quan chức năng.
- Đảm bảo quy trình làm việc minh bạch, tuân thủ pháp luật.
Hành chính cần làm gì khi công ty bị thanh tra bất ngờ?
Giữ bình tĩnh và xác minh thông tin đoàn thanh tra
Khi đoàn thanh tra đến, hành chính cần kiểm tra giấy giới thiệu, quyết định thanh tra và thông tin của từng thành viên để đảm bảo tính hợp pháp. Nếu có nghi ngờ về tính xác thực, cần liên hệ ngay cơ quan cấp trên hoặc lãnh đạo công ty để xác minh.
Chuẩn bị hồ sơ pháp lý cần thiết
Ngay sau khi xác nhận tính hợp pháp, hành chính phải nhanh chóng cung cấp các hồ sơ được yêu cầu như giấy phép kinh doanh, hồ sơ nhân sự, hợp đồng, chứng từ kế toán… Việc có sẵn danh mục tài liệu được lưu trữ khoa học sẽ giúp tiết kiệm thời gian và tránh sai sót.
Phối hợp hiệu quả với các phòng ban
Thanh tra thường yêu cầu thông tin từ nhiều bộ phận. Hành chính cần thông báo nhanh chóng đến các phòng ban liên quan, điều phối việc cung cấp tài liệu và đảm bảo mọi trao đổi với đoàn thanh tra đều có biên bản ghi nhận.
Ghi nhận đầy đủ quá trình thanh tra
Mọi yêu cầu, nhận xét và kết luận của đoàn thanh tra cần được hành chính ghi nhận chính xác. Việc này giúp công ty có dữ liệu để rà soát và chuẩn bị cho các đợt thanh tra sau, đồng thời bảo vệ quyền lợi doanh nghiệp trong trường hợp có tranh chấp.
Rà soát và khắc phục sau thanh tra
Sau khi kết thúc, hành chính nên cùng lãnh đạo và các phòng ban liên quan rà soát các kết luận, khắc phục các điểm chưa đạt theo yêu cầu của đoàn thanh tra. Đây là bước quan trọng giúp nâng cao hệ thống pháp lý nội bộ.
Bí quyết giúp hành chính giảm thiểu rủi ro pháp lý
Luôn duy trì hồ sơ minh bạch
Cập nhật đầy đủ giấy tờ pháp lý, hợp đồng và hồ sơ nhân sự. Việc này không chỉ giúp doanh nghiệp an toàn khi thanh tra mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp.
Nâng cao kiến thức pháp luật
Hành chính cần hiểu rõ các quy định liên quan đến ngành nghề công ty. Việc tham gia các khóa đào tạo pháp chế doanh nghiệp là cách nhanh nhất để trang bị kiến thức thực tiễn.
Chủ động trong công tác phòng ngừa
Thường xuyên kiểm tra nội bộ, rà soát quy trình và hồ sơ để phát hiện và khắc phục sai sót trước khi có đoàn thanh tra.
Việc bị thanh tra đột xuất có thể gây áp lực lớn, nhưng nếu chuẩn bị tốt, hành chính hoàn toàn có thể xử lý tình huống một cách chuyên nghiệp. Hiểu rõ hành chính cần làm gì khi công ty bị thanh tra bất ngờ không chỉ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro pháp lý mà còn nâng cao uy tín. Để chủ động ứng phó mọi tình huống, hành chính nên tham gia các khóa đào tạo pháp luật doanh nghiệp nhằm củng cố kiến thức và kỹ năng cần thiết.
Link tham khảo: https://phapche.edu.vn/courses/khoa-dao-tao-phap-luat-cho-ke-toan-hanh-chinh-nhan-su-kiem-nhiem-phap-che-tai-doanh-nghiep-vua-va-nho/
Mời bạn xem thêm: