Sơ đồ bài viết
Trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ, bộ phận pháp chế riêng thường không có sẵn, nên nhân sự hành chính thường kiêm nhiệm việc rà soát hợp đồng. Tuy nhiên, mỗi hợp đồng là một văn bản pháp lý ràng buộc quyền và nghĩa vụ của các bên. Chỉ cần một sai sót nhỏ, doanh nghiệp có thể đối mặt với rủi ro tranh chấp, thiệt hại tài chính và ảnh hưởng uy tín thương hiệu. Vậy hành chính cần chuẩn bị gì để tránh sai sót khi rà soát hợp đồng? Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết, giúp nhân sự hành chính xây dựng nền tảng kiến thức và kỹ năng cần thiết để tự tin hoàn thành nhiệm vụ quan trọng này.
Hành chính cần chuẩn bị gì để tránh sai sót khi rà soát hợp đồng?
Nắm vững kiến thức cơ bản về hợp đồng
Rà soát hợp đồng hiệu quả đòi hỏi hành chính có nền tảng pháp lý cơ bản. Trước tiên, cần hiểu:
- Khái niệm và cấu trúc hợp đồng: Hợp đồng thường bao gồm các điều khoản về chủ thể, đối tượng, giá trị, thời hạn, điều kiện thanh toán, quyền và nghĩa vụ của các bên.
- Điều khoản bắt buộc: Xác định rõ thông tin pháp lý của các bên, điều kiện chấm dứt hợp đồng, giải quyết tranh chấp và phạt vi phạm.
- Các rủi ro thường gặp: Điều khoản mập mờ, thiếu bảo đảm lợi ích doanh nghiệp, hoặc thiếu phụ lục quan trọng.
Nắm vững kiến thức này giúp hành chính dễ dàng phát hiện các vấn đề tiềm ẩn và đề xuất chỉnh sửa kịp thời.
Xây dựng checklist rà soát chi tiết
Checklist là công cụ hỗ trợ đắc lực giúp giảm thiểu sai sót. Một checklist chuẩn nên bao gồm:
- Thông tin pháp lý chính xác: Tên công ty, mã số thuế, địa chỉ, người đại diện.
- Nội dung hợp đồng rõ ràng: Điều khoản về đối tượng, số lượng, chất lượng sản phẩm/dịch vụ.
- Điều kiện thanh toán: Hình thức, thời hạn, và các điều kiện ràng buộc.
- Thời hạn hợp đồng và điều khoản gia hạn.
- Điều khoản bảo mật, giải quyết tranh chấp.
- Phụ lục, chữ ký và con dấu đầy đủ.
Việc sử dụng checklist không chỉ giúp rà soát nhanh chóng mà còn bảo đảm không bỏ sót chi tiết quan trọng.
Hiểu rõ quy trình nội bộ và quyền hạn phê duyệt
Sai sót thường xảy ra khi hành chính không nắm rõ quy trình nội bộ của doanh nghiệp. Cần xác định:
- Ai có thẩm quyền phê duyệt hợp đồng?
- Những bộ phận nào cần tham gia rà soát (kế toán, tài chính, pháp chế)?
- Thời hạn phê duyệt hợp đồng để đảm bảo tiến độ kinh doanh.
Nắm rõ quy trình giúp hợp đồng được xử lý nhanh gọn, tuân thủ pháp luật và tránh việc ký nhầm hoặc thiếu thông tin quan trọng.
Thường xuyên cập nhật kiến thức pháp lý
Pháp luật luôn thay đổi, các điều khoản hợp đồng cũng cần điều chỉnh theo quy định mới. Nhân sự hành chính cần chủ động:
- Theo dõi các văn bản pháp luật mới liên quan đến lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp.
- Tham gia hội thảo, khóa đào tạo pháp lý để nâng cao năng lực chuyên môn.
- Trao đổi với chuyên gia pháp chế khi gặp hợp đồng phức tạp.
Việc cập nhật kiến thức giúp hành chính hạn chế rủi ro áp dụng sai luật và bảo vệ quyền lợi doanh nghiệp.
Sử dụng công cụ hỗ trợ rà soát
Hiện nay có nhiều phần mềm hỗ trợ rà soát hợp đồng, giúp phát hiện lỗi chính tả, thông tin thiếu hoặc điều khoản bất lợi. Hành chính có thể tận dụng các công cụ này để:
- Tăng tốc độ kiểm tra.
- Giảm nguy cơ bỏ sót điều khoản quan trọng.
- Lưu trữ hợp đồng an toàn và tiện tra cứu.
Trả lời cho câu hỏi hành chính cần chuẩn bị gì để tránh sai sót khi rà soát hợp đồng – đó là: trang bị kiến thức pháp lý, xây dựng checklist, tuân thủ quy trình nội bộ, cập nhật luật mới và đầu tư đào tạo bài bản. Một nhân sự hành chính chủ động, am hiểu pháp luật sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro, tối ưu hiệu quả làm việc và xây dựng uy tín bền vững.
Với môi trường kinh doanh ngày càng phức tạp, việc trả lời đúng câu hỏi “Hành chính cần chuẩn bị gì để tránh sai sót khi rà soát hợp đồng?” chính là chìa khóa giúp mỗi nhân sự hành chính tự tin xử lý các hợp đồng quan trọng, hạn chế rủi ro pháp lý và đóng góp giá trị thiết thực cho doanh nghiệp.
Để nâng cao năng lực rà soát hợp đồng, nhân sự hành chính nên tham gia khóa học pháp chế bài bản. Khóa Học Pháp Chế Dành Cho Kế Toán – Hành Chính – Nhân Sự Kiêm Nhiệm Pháp Chế Tại Doanh Nghiệp Vừa Và Nhỏ của Pháp Chế ICA cung cấp:
- Kiến thức pháp lý vững chắc về hợp đồng và các giao dịch doanh nghiệp.
- Quy trình rà soát chuyên nghiệp giúp phát hiện rủi ro.
- Kỹ năng xử lý tình huống bảo vệ quyền lợi doanh nghiệp.
Chi tiết xem tại: https://phapche.edu.vn/courses/khoa-dao-tao-phap-luat-cho-ke-toan-hanh-chinh-nhan-su-kiem-nhiem-phap-che-tai-doanh-nghiep-vua-va-nho/
Mời bạn xem thêm: