Sơ đồ bài viết
Năm 2025, hàng bán trả lại có phải lập hóa đơn không? Đây là câu hỏi được nhiều kế toán và doanh nghiệp quan tâm trong bối cảnh quy định mới. Việc xử lý hóa đơn khi khách hàng trả lại hàng hóa ảnh hưởng trực tiếp đến việc kê khai thuế, ghi nhận doanh thu và tuân thủ pháp luật về hóa đơn, chứng từ. Bài viết dưới đây của Học viện đào tạo pháp chế ICA sẽ giúp bạn hiểu rõ quy định hiện hành năm 2025 về việc có bắt buộc lập hóa đơn khi hàng bán bị trả lại hay không, cùng các tình huống thực tế và hướng dẫn chi tiết để xử lý đúng quy định.
Năm 2025, hàng bán trả lại có phải lập hóa đơn không?
Theo nội dung quy định tại khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi điểm b khoản 3 và điểm a khoản 3 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, nguyên tắc lập, quản lý và sử dụng hóa đơn, chứng từ như sau:
Khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, người bán có trách nhiệm lập hóa đơn để giao cho người mua, bao gồm cả các trường hợp đặc biệt như: hàng hóa, dịch vụ sử dụng cho khuyến mại, quảng cáo, biếu, tặng, hàng mẫu, trả thay lương, tiêu dùng nội bộ (trừ hàng luân chuyển nội bộ phục vụ sản xuất), cũng như các trường hợp cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa. Hóa đơn phải được lập đầy đủ theo nội dung quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP; nếu sử dụng hóa đơn điện tử, cần tuân thủ định dạng chuẩn dữ liệu theo quy định tại Điều 12 của Nghị định này.
Như vậy, khi người mua trả lại hàng hóa, người bán vẫn phải lập hóa đơn để giao lại cho người mua, theo đúng quy định về lập hóa đơn đối với hàng bán bị trả lại.
Hàng bán trả lại do không đúng quy cách do bên nào lập hóa đơn?
Theo nội dung hướng dẫn tại Mục 2 Công văn số 8999/CTTPHCM-TTHT ngày 14/12/2023 của Cục Thuế TP. Hồ Chí Minh, trong trường hợp người mua phát hiện hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng và tiến hành trả lại hàng thì bên bán là đơn vị lập hóa đơn trả lại.
Cụ thể, nếu người bán đã lập hóa đơn và giao hàng, người mua đã nhận hàng nhưng sau đó phát hiện hàng không đảm bảo đúng quy cách, chất lượng nên phải trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa, thì người bán có trách nhiệm lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế để hoàn trả hàng hóa. Hóa đơn này sẽ ghi rõ nội dung là hàng bán bị trả lại, có thỏa thuận giữa hai bên và phản ánh đúng số lượng, giá trị hàng hóa bị trả lại.
Trong trường hợp hàng hóa thuộc diện giảm thuế GTGT 8% theo chính sách đến hết ngày 31/12/2022, nếu người mua trả lại hàng sau thời điểm này thì người bán vẫn lập hóa đơn hoàn trả với thuế suất GTGT 8%, phù hợp với thời điểm hàng hóa đã bán ra.
Tóm lại, khi hàng bán bị trả lại do không đúng quy cách, chất lượng, thì bên bán sẽ là bên lập hóa đơn hoàn trả hàng hóa để điều chỉnh giao dịch theo quy định.
Những hành vi nào bị cấm đối với tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong lĩnh vực hóa đơn, chứng từ?
Căn cứ theo nội dung khoản 2 Điều 5 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 4 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và các bên có quyền, nghĩa vụ liên quan bị nghiêm cấm thực hiện các hành vi sau đây trong lĩnh vực hóa đơn, chứng từ:
- Thực hiện hành vi gian dối liên quan đến hóa đơn, chứng từ, bao gồm:
- Sử dụng hóa đơn không hợp pháp;
- Sử dụng không hợp pháp hóa đơn;
- Làm giả hóa đơn, chứng từ nhằm thực hiện các hành vi trái pháp luật.
- Cản trở công chức thuế khi thi hành công vụ, cụ thể là các hành vi có tính chất xúc phạm, gây tổn hại về sức khỏe, nhân phẩm đối với công chức thuế trong quá trình thanh tra, kiểm tra về hóa đơn, chứng từ.
- Truy cập trái phép vào hệ thống thông tin về hóa đơn, chứng từ, hoặc có hành vi làm sai lệch, phá hủy dữ liệu của hệ thống.
- Đưa hối lộ hoặc thực hiện các hành vi nhằm mưu lợi bất chính liên quan đến hóa đơn, chứng từ, gây ảnh hưởng đến tính minh bạch trong quản lý thuế.
- Không chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế theo đúng quy định, gây ảnh hưởng đến quá trình kiểm tra, giám sát và quản lý thuế của cơ quan nhà nước.
Các hành vi trên đều bị xử lý nghiêm theo quy định của pháp luật. Do đó, tổ chức, cá nhân hoạt động kinh doanh cần tuân thủ đầy đủ các quy định trong việc lập, sử dụng và quản lý hóa đơn, chứng từ để tránh vi phạm và bị xử phạt.
Mời bạn xem thêm: