Sơ đồ bài viết
Trong thực tế, không ít kế toán và hành chính – nhân sự (HR) rơi vào tình huống khó xử khi doanh nghiệp mà mình đang làm việc vi phạm pháp luật, đặc biệt là liên quan đến thuế, kế toán hoặc lao động. Dù không phải là người ra quyết định, họ vẫn thường là người “cầm bút ký”, chịu trách nhiệm thực hiện hồ sơ và trở thành đối tượng bị truy cứu đầu tiên khi cơ quan chức năng thanh kiểm tra. Vậy khi doanh nghiệp phạm luật kế toán và HR bảo vệ mình thế nào? Làm sao để bảo vệ bản thân trước những rủi ro pháp lý này? Bài viết dưới đây giúp bạn hiểu rõ quyền hạn và “tấm khiên” pháp lý của mình.
Vì sao kế toán và HR dễ bị “vạ lây” khi doanh nghiệp phạm luật?
Kế toán và HR là người trực tiếp thực hiện công việc có tính pháp lý: từ việc hạch toán sổ sách, kê khai thuế, lập báo cáo tài chính, đến việc ký hợp đồng lao động, đóng bảo hiểm xã hội, soạn thảo quyết định nhân sự. Vì vậy, khi doanh nghiệp bị phát hiện sai phạm, cơ quan chức năng thường xem xét trách nhiệm từ những cá nhân trực tiếp thao tác nghiệp vụ.
Điều này xuất phát từ hai nguyên nhân chính:
- Người thực hiện thường để lại chữ ký hoặc phê duyệt chứng từ, dễ bị coi là người “chịu trách nhiệm trực tiếp”, ngay cả khi chỉ làm theo chỉ đạo.
- Thiếu hiểu biết pháp luật dẫn đến làm sai mà không nhận ra: ví dụ, kê khai sai thuế GTGT, lập hợp đồng lao động sai quy định, hoặc để doanh nghiệp chậm đóng bảo hiểm xã hội.
Trên thực tế, nếu kế toán hoặc HR chứng minh được mình làm đúng quy trình và có cảnh báo về sai phạm, khả năng bị quy trách nhiệm sẽ giảm đáng kể.
Kế toán và HR chịu trách nhiệm đến đâu khi doanh nghiệp vi phạm?
Pháp luật Việt Nam có sự phân định rõ về trách nhiệm của cá nhân và trách nhiệm của doanh nghiệp. Một số nguyên tắc chính:
- Trách nhiệm chính thuộc về người đại diện theo pháp luật: Giám đốc hoặc chủ doanh nghiệp chịu trách nhiệm cuối cùng về việc tuân thủ pháp luật thuế, lao động, kế toán.
- Cá nhân thực hiện nghiệp vụ chỉ bị truy cứu khi có lỗi cố ý hoặc vi phạm nghiêm trọng: Nếu chứng minh được rằng đã làm đúng quy trình và cảnh báo rủi ro, kế toán và HR không bị quy trách nhiệm.
- Khi nào phải chịu liên đới?
- Khi cố tình làm sai, giả mạo chứng từ, hoặc đồng lõa với hành vi gian lận;
- Khi biết sai nhưng vẫn thực hiện, không có bằng chứng về việc cảnh báo hoặc từ chối;
- Khi sai sót xuất phát từ thiếu kiến thức pháp luật cơ bản.
Ví dụ: một kế toán bị truy cứu trách nhiệm hình sự khi đồng lõa lập hóa đơn khống để doanh nghiệp trốn thuế, hoặc HR bị xử phạt khi cố tình ký hợp đồng lao động trái quy định dẫn đến thiệt hại cho người lao động.
Doanh nghiệp phạm luật kế toán và HR bảo vệ mình thế nào?
Để giảm rủi ro “vạ lây”, kế toán và HR cần chủ động thực hiện các biện pháp phòng ngừa và bảo vệ bản thân:
- Hiểu rõ phạm vi công việc và giới hạn trách nhiệm: Chỉ ký vào những chứng từ thuộc phạm vi nghiệp vụ và đúng quy định. Nếu bị yêu cầu làm sai, có quyền từ chối theo pháp luật.
- Cảnh báo rủi ro bằng văn bản: Khi phát hiện sai phạm, hãy báo cáo bằng email hoặc văn bản để lưu bằng chứng rằng bạn đã cảnh báo cấp trên.
- Lưu trữ hồ sơ công việc đầy đủ: Ghi nhận quy trình thực hiện, đặc biệt là những giao dịch có rủi ro pháp lý cao, để chứng minh sự tuân thủ.
- Cập nhật kiến thức pháp luật thường xuyên: Hiểu rõ các quy định về thuế, kế toán, lao động và bảo hiểm xã hội để nhận diện sai phạm kịp thời.
- Không đồng lõa với hành vi sai trái: Nếu bị yêu cầu thực hiện nghiệp vụ vi phạm, việc từ chối và ghi nhận lý do từ chối là cách bảo vệ bản thân hợp pháp.
Chìa khóa nằm ở việc hiểu luật và hành động đúng quy trình – đây chính là “lá chắn” pháp lý quan trọng nhất cho người làm kế toán và hành chính nhân sự.
Khi doanh nghiệp phạm luật, kế toán và HR có thể trở thành đối tượng chịu liên đới nếu không rõ quyền hạn và trách nhiệm. Việc chủ động trang bị kiến thức pháp luật và lưu lại bằng chứng công việc giúp bạn giảm thiểu rủi ro và bảo vệ sự nghiệp của mình. Tham gia Khóa đào tạo pháp luật cho Kế toán – Hành chính – Nhân sự kiêm nhiệm pháp chế tại doanh nghiệp vừa và nhỏ của Pháp chế ICA để bảo vệ bản thân nhé!
Mời bạn xem thêm: