Sơ đồ bài viết
Trong môi trường doanh nghiệp hiện đại, nhân sự hành chính không chỉ đảm nhiệm các công việc hành chính văn phòng mà còn kiêm nhiệm nhiều nhiệm vụ liên quan đến pháp chế. Một sai sót nhỏ trong việc xử lý giấy tờ, hợp đồng hoặc quy trình pháp lý có thể dẫn đến rủi ro tranh chấp, thiệt hại tài chính và ảnh hưởng đến uy tín công ty. Vậy hành chính nên bắt đầu từ đâu để làm việc hiệu quả và an toàn? Bài viết này cung cấp “Checklist 10 đầu mục pháp chế mọi hành chính cần nhớ” – bộ công cụ thiết yếu giúp bạn chủ động kiểm soát công việc pháp lý hằng ngày, tránh sai sót và nâng cao giá trị bản thân trong doanh nghiệp.
Checklist 10 đầu mục pháp chế mọi hành chính cần nhớ
Hiểu rõ cơ cấu pháp lý của doanh nghiệp
Để “bắt mạch” đúng về doanh nghiệp, bạn cần nắm vững những thông tin pháp lý nền tảng. Đây chính là “ADN” của công ty bạn.
- Loại hình công ty: Doanh nghiệp của bạn là Công ty TNHH (một thành viên hay hai thành viên trở lên), Công ty Cổ phần, Doanh nghiệp Tư nhân hay Công ty Hợp danh? Mỗi loại hình có những quy định pháp luật riêng về tổ chức và hoạt động.
- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và mã số thuế: Đây là “chứng minh thư” của doanh nghiệp. Nắm rõ các thông tin cơ bản như tên công ty, địa chỉ, ngành nghề kinh doanh chính, vốn điều lệ, người đại diện theo pháp luật.
- Điều lệ công ty, cơ cấu tổ chức: Điều lệ là bản hiến pháp nội bộ của doanh nghiệp. Bạn cần hiểu rõ các quy định về quyền và nghĩa vụ của thành viên/cổ đông, cơ cấu tổ chức (Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông, Ban Giám đốc…), chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban.
- Người đại diện theo pháp luật: Xác định rõ ai là người đại diện theo pháp luật của công ty và thẩm quyền của họ.
Tại sao cần nhớ: Hiểu đúng “gốc” pháp lý giúp bạn dễ dàng kiểm tra, đối chiếu khi làm việc với đối tác, khách hàng hoặc các cơ quan chức năng, đảm bảo mọi giao dịch đều đúng thẩm quyền.
Nắm vững quy trình soạn thảo và rà soát hợp đồng
Hợp đồng là linh hồn của mọi giao dịch kinh doanh. Sai sót trong soạn thảo hoặc rà soát hợp đồng có thể gây ra những tranh chấp pháp lý và thiệt hại tài chính khổng lồ.
- Đảm bảo đầy đủ các điều khoản bắt buộc: Hiểu rõ các điều khoản cơ bản mà mọi hợp đồng cần có (chủ thể, đối tượng, giá trị, quyền và nghĩa vụ các bên, thời hạn, phương thức thanh toán, giải quyết tranh chấp…).
- Kiểm tra thông tin pháp lý của các bên: Xác minh tính chính xác và hợp pháp của tên, địa chỉ, mã số thuế, người đại diện của đối tác.
- Rà soát chữ ký, dấu mộc và phụ lục kèm theo: Đảm bảo mọi chữ ký đều hợp lệ, đúng mẫu, có đóng dấu (nếu cần) và các phụ lục, tài liệu đính kèm đều đầy đủ, khớp với hợp đồng chính.
- Đảm bảo hợp đồng tuân thủ quy định pháp luật hiện hành: Đây là mấu chốt. Hợp đồng không được trái với các quy định của Bộ luật Dân sự, Luật Thương mại, Luật Lao động…
Một hợp đồng chặt chẽ là lá chắn pháp lý vững chắc cho doanh nghiệp, hạn chế tối đa rủi ro tranh chấp.
Xác minh thẩm quyền ký kết văn bản
Không ít trường hợp văn bản bị vô hiệu, giao dịch bị hủy bỏ chỉ vì người ký không có thẩm quyền. Điều này đặc biệt quan trọng đối với nhân sự hành chính khi tiếp nhận và phát hành văn bản.
- Xác nhận người ký có tên trong Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc có giấy ủy quyền hợp pháp: Đảm bảo người ký văn bản là người đại diện theo pháp luật hoặc được ủy quyền hợp lệ từ người đại diện.
- Lưu trữ bản sao giấy ủy quyền: Đối với các trường hợp ủy quyền, hãy lưu trữ bản sao giấy ủy quyền để tiện tra cứu và làm bằng chứng khi cần.
- Đảm bảo văn bản được ký đúng vị trí, đóng dấu hợp lệ: Kiểm tra vị trí ký, chức danh và dấu mộc của doanh nghiệp (nếu có) phải đúng quy định.
Nắm vững thẩm quyền ký giúp bạn tránh được những rủi ro về tính pháp lý của văn bản, đảm bảo mọi giao dịch đều có hiệu lực.
Cập nhật liên tục các quy định pháp luật
Pháp luật Việt Nam liên tục có sự sửa đổi, bổ sung và ban hành mới. Việc không cập nhật sẽ khiến doanh nghiệp dễ mắc sai lầm, dẫn đến bị phạt hoặc phát sinh tranh chấp.
- Theo dõi văn bản pháp luật mới liên quan đến doanh nghiệp: Đặt chế độ theo dõi thông báo từ các cổng thông tin pháp luật chính thống, Bộ, ngành liên quan đến lĩnh vực hoạt động của công ty.
- Cập nhật quy định về lao động, thuế, bảo hiểm, hợp đồng thương mại: Đây là những mảng pháp luật mà doanh nghiệp thường xuyên phải đối mặt nhất.
- Duy trì liên lạc với cơ quan chức năng hoặc chuyên gia pháp chế: Đừng ngần ngại liên hệ hoặc tham gia các diễn đàn, nhóm chuyên gia để được tư vấn khi gặp vướng mắc hoặc cần giải đáp thắc mắc.
Kiểm soát lưu trự hồ sơ pháp lý
Hồ sơ pháp lý là “tài sản” vô giá của doanh nghiệp, giúp chứng minh tính hợp pháp của các hoạt động và bảo vệ quyền lợi khi có tranh chấp.
- Phân loại hồ sơ rõ ràng: Sắp xếp hồ sơ một cách khoa học theo từng loại (hợp đồng, giấy phép, chứng nhận, báo cáo tài chính, hồ sơ nhân sự, công văn đi/đến…).
- Lưu trữ an toàn bản cứng và bản mềm: Đảm bảo bản cứng được bảo quản cẩn thận trong tủ hồ sơ, tránh ẩm mốc, mối mọt. Bản mềm phải được lưu trữ trên các hệ thống điện tử an toàn, có phân quyền truy cập.
- Đặt lịch sao lưu định kỳ: Lên kế hoạch sao lưu dữ liệu điện tử thường xuyên (hàng tuần/tháng) để tránh mất dữ liệu do sự cố kỹ thuật hoặc virus.
Đảm bảo tuân thủ quy định về nhân sự
Nhân sự là yếu tố cốt lõi của doanh nghiệp, và các quy định pháp luật về lao động luôn rất chặt chẽ để bảo vệ quyền lợi của người lao động.
- Kiểm tra hợp đồng lao động phù hợp với luật hiện hành: Đảm bảo các loại hợp đồng (thử việc, xác định thời hạn, không xác định thời hạn) và các điều khoản trong hợp đồng đều đúng quy định của Bộ luật Lao động.
- Đảm bảo đóng bảo hiểm đúng hạn và đầy đủ: Nắm vững các quy định về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp; đối tượng tham gia, mức đóng và thời hạn nộp.
- Lưu trữ hồ sơ nhân sự theo quy định pháp luật: Các giấy tờ tùy thân, hợp đồng, quyết định, biên bản kỷ luật, nghỉ việc… cần được lưu trữ đầy đủ và an toàn.
Tuân thủ quy định về nhân sự giúp doanh nghiệp tránh được các tranh chấp lao động, phạt hành chính và xây dựng môi trường làm việc minh bạch.
Rà soát tính hợp pháp của các thông báo và công văn
Mọi văn bản được doanh nghiệp ban hành hoặc gửi đi đều mang giá trị pháp lý và thể hiện hình ảnh của công ty.
- Đảm bảo nội dung rõ ràng, đúng pháp luật: Tránh các thông tin mơ hồ, không chính xác hoặc trái với quy định.
- Kiểm tra chữ ký, ngày tháng và thẩm quyền ban hành: Xác minh người ký có đúng thẩm quyền, ngày tháng chính xác và số hiệu văn bản (nếu có).
- Lưu trữ bản chính và bản sao phục vụ kiểm tra sau này: Luôn giữ lại một bản sao của công văn, thông báo đã gửi đi để đối chiếu khi cần.
Văn bản hành chính chuyên nghiệp và hợp pháp thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp và giảm thiểu rủi ro pháp lý.
Phối hợp hiệu qủa với các bộ phận liên quan
Các vấn đề pháp lý thường không nằm gọn trong một bộ phận. Sự phối hợp ăn ý sẽ giúp giải quyết công việc hiệu quả hơn.
- Phối hợp với bộ phận kế toán: Để kiểm soát các hợp đồng tài chính, hóa đơn, chứng từ, đảm bảo tuân thủ quy định về thuế và kế toán.
- Phối hợp với bộ phận nhân sự: Để quản lý hồ sơ lao động, các quyết định liên quan đến nhân sự, đảm bảo đúng quy định pháp luật về lao động.
- Phối hợp với lãnh đạo và bộ phận pháp chế (nếu có): Luôn tham vấn ý kiến lãnh đạo hoặc bộ phận pháp chế (nếu công ty có) trước khi ban hành các văn bản quan trọng hoặc xử lý các tình huống phức tạp.
Tại sao cần nhớ: Phối hợp tốt giúp công việc trôi chảy, hạn chế sai sót và tạo ra một “hệ sinh thái” tuân thủ pháp luật trong doanh nghiệp.
Sử dụng công cụ hỗ trợ quản lý pháp lý
Trong thời đại số, công nghệ là trợ thủ đắc lực giúp bạn giảm tải khối lượng công việc và hạn chế tối đa sai sót.
- Phần mềm quản lý hợp đồng và lưu trữ tài liệu: Giúp theo dõi thời hạn hợp đồng, tự động nhắc nhở gia hạn, và quản lý tài liệu tập trung.
- Ứng dụng kiểm tra tính pháp lý văn bản: Một số công cụ hoặc phần mềm có thể hỗ trợ rà soát các lỗi cơ bản về hình thức hoặc nội dung văn bản.
- Hệ thống nhắc việc tự động: Đặt lịch nhắc nhở các mốc thời gian quan trọng như hạn nộp báo cáo, gia hạn giấy phép, kết thúc hợp đồng.
Tại sao cần nhớ: Công cụ hỗ trợ giúp tối ưu hóa quy trình, tiết kiệm thời gian và tăng cường độ chính xác trong công việc pháp lý.
Đầu tư đào tạp pháp chế bài bản
Việc đọc và hiểu từng điều luật có thể khó khăn và mất thời gian. Để thực sự làm chủ checklist 10 đầu mục pháp chế mọi hành chính cần nhớ, bạn cần một nền tảng kiến thức và kỹ năng vững chắc, được đào tạo bởi chuyên gia.
Không thể hoàn thiện các đầu mục trên nếu thiếu kiến thức nền vững chắc. Hãy tham gia Khóa đào tạo Pháp luật cho Kế toán, Hành chính Nhân sự kiêm nhiệm Pháp chế tại Doanh nghiệp vừa và nhỏ của Pháp chế ICA để:
- Hiểu rõ quy trình pháp chế doanh nghiệp từ A đến Z, không chỉ gói gọn trong hành chính.
- Nâng cao năng lực rà soát văn bản và hợp đồng, phát hiện lỗi và chỉnh sửa chuyên nghiệp.
- Tự tin xử lý các tình huống pháp lý phức tạp thường gặp trong doanh nghiệp.
- Được trang bị kiến thức từ các chuyên gia hàng đầu với kinh nghiệm thực tiễn.
Checklist 10 đầu mục pháp chế mọi hành chính cần nhớ chính là kim chỉ nam giúp nhân sự hành chính hạn chế sai sót, nâng cao hiệu quả công việc và bảo vệ an toàn pháp lý cho doanh nghiệp. Nắm vững các đầu mục này không chỉ giúp bạn hoàn thành tốt công việc hiện tại mà còn mở ra cơ hội phát triển sự nghiệp bền vững trong tương lai.
Bạn đã sẵn sàng trở thành “lá chắn” pháp lý vững chắc cho doanh nghiệp và tự bảo vệ bản thân? Hãy bắt đầu từ việc áp dụng checklist này và đầu tư kiến thức chuyên sâu với khóa học từ Pháp chế ICA ngay hôm nay!
Đừng bỏ lỡ cơ hội nâng tầm kiến thức và kỹ năng của bạn. Chi tiết khóa học tại: https://phapche.edu.vn/courses/khoa-dao-tao-phap-luat-cho-ke-toan-hanh-chinh-nhan-su-kiem-nhiem-phap-che-tai-doanh-nghiep-vua-va-nho/
Mời bạn xem thêm: