Sơ đồ bài viết
Rủi ro pháp lý là “quả bom hẹn giờ” mà nhiều doanh nghiệp vô tình bỏ qua cho đến khi sự cố xảy ra. Các vi phạm pháp luật không chỉ gây thiệt hại tài chính mà còn ảnh hưởng uy tín và sự tồn tại lâu dài của doanh nghiệp. Nhận diện sớm rủi ro giúp doanh nghiệp chủ động phòng tránh và xử lý kịp thời. Dưới đây là 6 dấu hiệu cảnh báo công ty đang có rủi ro pháp lý tiềm ẩn mà bộ phận hành chính, kế toán và nhân sự cần đặc biệt lưu ý.
6 dấu hiệu cảnh báo công ty đang có rủi ro pháp lý tiềm ẩn
Hồ sơ pháp lý không đầy đủ hoặc đã hết hạn
Nhiều doanh nghiệp lơ là trong việc quản lý hồ sơ pháp lý: giấy phép kinh doanh, giấy chứng nhận đầu tư, giấy phép con hoặc các chứng nhận đủ điều kiện hoạt động. Hậu quả là khi có đoàn thanh tra đột xuất, doanh nghiệp không thể cung cấp giấy tờ hợp lệ và đối mặt với nguy cơ bị xử phạt hoặc đình chỉ hoạt động.
Cách khắc phục:
- Thiết lập hệ thống theo dõi và nhắc nhở thời hạn giấy phép.
- Số hóa hồ sơ để dễ dàng truy xuất và giảm thiểu thất lạc.
- Định kỳ rà soát toàn bộ giấy tờ để kịp thời gia hạn.
Hợp đồng lao động và các thỏa thuận chưa chuẩn hóa
Hợp đồng lao động là cơ sở pháp lý bảo vệ quyền lợi của cả công ty và nhân viên. Khi hợp đồng được soạn thảo sơ sài, thiếu điều khoản quan trọng hoặc không tuân thủ quy định pháp luật, nguy cơ xảy ra tranh chấp lao động rất cao. Ngoài ra, việc lưu trữ hợp đồng không đúng quy định cũng khiến doanh nghiệp gặp khó khăn khi cần chứng minh quyền lợi trước pháp luật.
Giải pháp:
- Chuẩn hóa mẫu hợp đồng lao động theo đúng quy định pháp luật.
- Lưu trữ hợp đồng theo hệ thống khoa học và có biên nhận bàn giao.
- Đào tạo bộ phận hành chính – nhân sự về kỹ năng rà soát tính pháp lý của hợp đồng.
Chính sách nội bộ chưa tuân thủ luật lao động
Nhiều công ty áp dụng các chính sách lương thưởng, giờ làm việc hoặc kỷ luật lao động không phù hợp với quy định hiện hành. Điều này không chỉ làm gia tăng nguy cơ bị xử phạt mà còn tạo ra môi trường dễ xảy ra mâu thuẫn và khiếu kiện.
Khuyến nghị:
- Rà soát toàn bộ chính sách nội bộ để đảm bảo tính tuân thủ.
- Cập nhật các thay đổi về pháp luật lao động và phổ biến cho nhân sự.
- Xây dựng quy trình xử lý kỷ luật minh bạch, có biên bản đầy đủ.
Kê khai thuế và bảo hiểm xã hội thiếu chính xác
Sai sót trong kê khai thuế hoặc bảo hiểm xã hội (BHXH) là một trong những nguyên nhân phổ biến dẫn đến truy thu và phạt tiền. Việc không nắm rõ quy định pháp luật hoặc bỏ sót thông tin cập nhật thường là nguyên nhân chính.
Cách giảm thiểu rủi ro:
- Thường xuyên kiểm tra đối chiếu số liệu với cơ quan thuế và BHXH.
- Đào tạo nhân sự kế toán – hành chính về các quy định mới.
- Sử dụng phần mềm quản lý để giảm thiểu lỗi thủ công.
Thiếu quy trình giải quyết khiếu nại và tranh chấp nội bộ
Một trong những nguyên nhân khiến tranh chấp leo thang là doanh nghiệp không có kênh tiếp nhận và giải quyết khiếu nại minh bạch. Khi nhân viên không biết nhờ ai hỗ trợ, mâu thuẫn nhỏ có thể trở thành vấn đề lớn, gây ảnh hưởng đến tinh thần làm việc và hình ảnh công ty.
Giải pháp hiệu quả:
- Thiết lập kênh tiếp nhận phản hồi ẩn danh.
- Đào tạo hành chính – nhân sự về kỹ năng quản lý xung đột.
- Xây dựng văn hóa trao đổi cởi mở và tôn trọng lẫn nhau.
Thiếu cập nhật và đào tạo kiến thức pháp luật cho nhân sự chủ chốt
Luật pháp thay đổi liên tục, nhưng nhiều doanh nghiệp chưa chú trọng đào tạo kiến thức pháp chế cho hành chính, kế toán và nhân sự. Điều này dẫn đến việc không nhận diện kịp thời rủi ro hoặc xử lý sai quy định.
Đề xuất:
- Đầu tư đào tạo pháp chế doanh nghiệp cho nhân sự phụ trách pháp lý nội bộ.
- Cập nhật định kỳ các văn bản pháp luật liên quan đến hoạt động kinh doanh.
- Khuyến khích nhân sự chủ động học hỏi và nâng cao trình độ.
Nhận diện sớm 6 dấu hiệu cảnh báo công ty đang có rủi ro pháp lý tiềm ẩn giúp doanh nghiệp giảm thiểu thiệt hại và bảo vệ uy tín. Đặc biệt, bộ phận hành chính – kế toán – nhân sự cần trở thành “lá chắn pháp lý” nội bộ, đủ năng lực để phòng ngừa và xử lý rủi ro một cách chuyên nghiệp.
Nếu bạn muốn trang bị kiến thức và kỹ năng pháp chế bài bản, hãy tham khảo ngay Khóa đào tạo pháp luật cho kế toán, hành chính, nhân sự kiêm nhiệm pháp chế tại doanh nghiệp vừa và nhỏ – chương trình chuyên sâu giúp bạn tự tin nhận diện, phòng ngừa và xử lý rủi ro pháp lý, bảo vệ tối đa lợi ích cho doanh nghiệp.
Mời bạn xem thêm: