Sơ đồ bài viết
Trong doanh nghiệp, kế toán nội bộ đóng vai trò như “người gác cổng tài chính”, theo dõi sát sao thu chi, công nợ và tình hình sử dụng nguồn lực. Công việc của họ không chỉ dừng lại ở việc ghi chép, mà còn bao gồm một lịch trình định kỳ hằng tháng, hằng quý để đảm bảo dữ liệu luôn chính xác, hỗ trợ ban lãnh đạo đưa ra quyết định kịp thời. Bài viết “Công việc hàng tháng hàng quý của kế toán nội bộ” này của Pháp chế ICA sẽ phân tích chi tiết các công việc hằng tháng và hằng quý của kế toán nội bộ, giúp bạn có cái nhìn đầy đủ và dễ dàng áp dụng trong thực tiễn.
Công việc hàng tháng, hàng quý của kế toán nội bộ
Công việc hằng tháng của kế toán nội bộ
Mỗi tháng, kế toán nội bộ có một chu trình làm việc lặp lại để thu thập và xử lý dữ liệu tài chính.
Thu thập và kiểm tra chứng từ
Đây là bước đầu tiên và quan trọng nhất. Kế toán nội bộ cần tập hợp đầy đủ và kiểm tra tính hợp lệ của tất cả các chứng từ phát sinh trong tháng, bao gồm:
- Hóa đơn mua bán hàng hóa, dịch vụ.
- Phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập – xuất kho.
- Bảng lương, bảng chấm công của nhân viên.
Ghi chép và cập nhật sổ sách
Sau khi có đủ chứng từ, kế toán nội bộ sẽ tiến hành ghi chép vào các sổ sách liên quan:
- Sổ quỹ tiền mặt và sổ tiền gửi ngân hàng để theo dõi dòng tiền ra vào.
- Sổ chi tiết công nợ phải thu của khách hàng và phải trả cho nhà cung cấp.
- Sổ theo dõi nhập – xuất – tồn kho để nắm bắt tình hình hàng hóa.
Đối chiếu và kiểm tra
Cuối tháng, kế toán nội bộ sẽ thực hiện đối chiếu số liệu để đảm bảo tính chính xác:
- Đối chiếu công nợ với khách hàng và nhà cung cấp để xác nhận số dư.
- Đối chiếu số dư trên sổ sách với số dư thực tế tại quỹ tiền mặt và tài khoản ngân hàng.
Lập báo cáo nội bộ
Dựa trên các số liệu đã ghi chép và đối chiếu, kế toán nội bộ lập các báo cáo quản trị phục vụ ban giám đốc:
- Báo cáo doanh thu, chi phí hằng tháng.
- Báo cáo công nợ, dòng tiền để ban lãnh đạo nắm bắt được tình hình thanh khoản.
- Cung cấp số liệu nhanh và chính xác cho ban giám đốc khi cần, hỗ trợ họ ra quyết định kịp thời.
Công việc hằng quý của kế toán nội bộ
Ngoài các công việc lặp lại hằng tháng, công việc theo quý yêu cầu kế toán nội bộ phải có cái nhìn tổng quát hơn, tập trung vào việc phân tích và hỗ trợ ra quyết định chiến lược.
Tổng hợp và phân tích số liệu
- Tổng hợp số liệu từ 3 tháng để có cái nhìn toàn diện về tình hình tài chính quý.
- Đánh giá tình hình lãi lỗ của doanh nghiệp.
- So sánh doanh thu và chi phí giữa các tháng trong quý để nhận diện xu hướng.
Lập báo cáo quản trị quý
Báo cáo quý sẽ chi tiết và tổng hợp hơn so với báo cáo tháng:
- Báo cáo chi phí sản xuất, bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp.
- Báo cáo dòng tiền, đánh giá hiệu quả sử dụng vốn.
- Báo cáo tồn kho, phân tích giá trị hàng hóa tồn kho và đề xuất phương án xử lý.
Hỗ trợ kế toán thuế/kế toán tổng hợp
Công việc của kế toán nội bộ là nền tảng cho kế toán thuế/tổng hợp. Kế toán nội bộ có trách nhiệm:
- Cung cấp số liệu chi tiết, chính xác để phục vụ việc kê khai thuế quý.
- Chuẩn bị hồ sơ, chứng từ cần thiết để nộp cho cơ quan thuế (nếu được yêu cầu).
Đề xuất giải pháp tài chính
Kế toán nội bộ không chỉ cung cấp số liệu, mà còn đưa ra các kiến nghị mang tính chiến lược:
- Kiến nghị cắt giảm các chi phí không cần thiết.
- Đưa ra phương án quản lý công nợ, thu hồi nợ hiệu quả.
- Hỗ trợ ban lãnh đạo trong việc hoạch định kế hoạch kinh doanh cho quý tiếp theo.
Công việc hằng năm của kế toán nội bộ
Vào cuối năm, kế toán nội bộ cần thực hiện một số công việc quan trọng để tổng kết lại dữ liệu và chuẩn bị cho năm tài chính mới.
Tổng hợp, đối chiếu số liệu cả năm
- Tổng hợp số liệu từ các tháng và quý để có cái nhìn toàn diện về hoạt động tài chính cả năm.
- Đối chiếu số liệu với các bộ phận liên quan và kế toán tổng hợp để đảm bảo tính chính xác và thống nhất.
Hỗ trợ lập báo cáo tài chính cuối năm
- Cung cấp các sổ chi tiết, chứng từ gốc để kế toán tổng hợp lập báo cáo tài chính, báo cáo kết quả kinh doanh và báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
- Phối hợp với kế toán tổng hợp để rà soát và hoàn thiện hồ sơ thuế cuối năm.
Kiểm kê tài sản, hàng tồn kho
- Tham gia kiểm kê thực tế tài sản cố định và hàng tồn kho cuối năm để đối chiếu với số liệu trên sổ sách.
- Lập biên bản kiểm kê và xử lý chênh lệch (nếu có) theo quy định của doanh nghiệp.
Lưu trữ hồ sơ
- Sắp xếp, đóng gói và lưu trữ toàn bộ chứng từ, sổ sách của năm tài chính cũ theo quy định của pháp luật và doanh nghiệp.
- Bàn giao hồ sơ cho kế toán tổng hợp hoặc bộ phận liên quan để lưu trữ.
Lưu ý quan trọng cho kế toán nội bộ
- Cẩn thận khi lưu trữ chứng từ, hóa đơn: Đây là bằng chứng quan trọng cho mọi giao dịch. Hãy sắp xếp khoa học, dễ tìm kiếm.
- Sử dụng phần mềm kế toán: Phần mềm giúp tự động hóa quy trình, giảm thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian và tạo ra các báo cáo nhanh chóng.
- Luôn cập nhật quy định: Nắm bắt các quy định mới về kế toán và thuế để phối hợp tốt với các bộ phận liên quan, đảm bảo tính hợp lệ của số liệu.
- Lập báo cáo kịp thời: Gửi báo cáo trước hạn để ban giám đốc có đủ thời gian phân tích và ra quyết định.
Công việc hằng tháng, hằng quý của kế toán nội bộ không chỉ xoay quanh việc ghi chép mà còn là phân tích, báo cáo và đề xuất chiến lược quản trị tài chính. Nếu thực hiện đúng quy trình, doanh nghiệp sẽ có một bức tranh tài chính rõ ràng, từ đó hỗ trợ hoạt động sản xuất – kinh doanh hiệu quả hơn.
Mời bạn xem thêm: