Sơ đồ bài viết
Trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME), việc một nhân sự phải kiêm nhiệm nhiều vị trí không còn xa lạ. Thực tế, nhiều công ty yêu cầu một nhân sự vừa làm hành chính, vừa phụ trách kế toán, đồng thời đảm nhận luôn vai trò pháp chế nội bộ. Điều này đặt ra câu hỏi: Liệu mô hình “3 trong 1” này mang lại lợi ích hay tiềm ẩn rủi ro khó lường? Bài viết “Có nên kiêm cả hành chính – kế toán – pháp chế? Lợi hay hại?” này phân tích góc nhìn pháp lý và quản trị để giúp doanh nghiệp cũng như người lao động đưa ra lựa chọn phù hợp.
Vì sao doanh nghiệp chọn mô hình kiêm nhiệm?
Trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME), việc một nhân sự kiêm nhiệm nhiều vị trí là giải pháp quen thuộc. Nguồn lực tài chính và nhân sự hạn chế khiến doanh nghiệp luôn tìm cách tối ưu hóa chi phí mà vẫn đảm bảo hiệu quả vận hành. Mô hình kiêm nhiệm được lựa chọn vì các lý do chính sau:
- Tiết kiệm chi phí vận hành: Thay vì tuyển ba người cho ba vị trí hành chính, kế toán và pháp chế, doanh nghiệp chỉ cần một nhân sự đảm nhận, giảm chi phí lương, bảo hiểm và các khoản phúc lợi liên quan.
- Tinh gọn bộ máy tổ chức: Một nhân sự đa nhiệm giúp giảm sự chồng chéo công việc, rút ngắn các khâu phối hợp và tăng tốc độ xử lý công việc.
- Tận dụng tối đa kinh nghiệm nội bộ: Nhân sự hành chính thường nắm rõ quy trình hoạt động, hồ sơ pháp lý và dữ liệu tài chính của công ty. Kiêm nhiệm thêm kế toán và pháp chế giúp tận dụng triệt để kiến thức và kỹ năng sẵn có.
- Tăng tính linh hoạt cho doanh nghiệp: Một người đảm nhận nhiều vai trò giúp công ty phản ứng nhanh hơn với biến động thị trường, đặc biệt trong giai đoạn khởi nghiệp hoặc mở rộng hoạt động.
Tuy nhiên, mô hình “3 trong 1” chỉ thực sự hiệu quả khi nhân sự được đào tạo bài bản về từng mảng công việc, đặc biệt là pháp chế nội bộ – nơi các sai sót có thể dẫn đến rủi ro pháp lý lớn cho doanh nghiệp.
Có nên kiêm cả hành chính – kế toán – pháp chế? Lợi hay hại?
Lợi ích nhìn thấy được khi kiêm nhiệm hành chính – kế toán – pháp chế
Khi một nhân sự đảm nhận đồng thời cả ba vai trò, doanh nghiệp có thể khai thác một số lợi ích nổi bật, đặc biệt phù hợp với mô hình vận hành tinh gọn của các SME:
- Quản lý thông tin tập trung và đồng bộ: Tất cả hồ sơ nhân sự, chứng từ kế toán và tài liệu pháp lý được lưu giữ trong cùng một hệ thống. Điều này giúp giảm nguy cơ thất lạc, sai sót trong quá trình bàn giao và dễ dàng truy xuất thông tin khi cần. Ví dụ, khi kiểm toán hoặc thanh tra, nhân sự chỉ cần cung cấp một bộ hồ sơ đầy đủ, không mất thời gian phối hợp với nhiều bộ phận.
- Tiết kiệm thời gian phối hợp nội bộ: Không còn tình trạng phải gửi hồ sơ qua lại giữa hành chính, kế toán và pháp chế, các công việc như ký kết hợp đồng, quyết toán chi phí hay báo cáo pháp lý được thực hiện nhanh chóng và liền mạch. Điều này đặc biệt hữu ích trong những thời điểm gấp rút như chốt thuế cuối năm hoặc ký kết hợp đồng quan trọng.
- Nâng cao tính chủ động trong công việc: Nhân sự kiêm nhiệm hiểu tổng thể cách thức vận hành của doanh nghiệp – từ hoạt động nội bộ, nghĩa vụ tài chính đến yêu cầu pháp lý. Chính sự bao quát này giúp họ dễ dàng phát hiện bất cập, dự báo rủi ro và đề xuất giải pháp kịp thời để bảo vệ lợi ích doanh nghiệp.
- Cơ hội phát triển đa kỹ năng và sự nghiệp: Việc được tiếp cận và thực hành ở cả ba lĩnh vực giúp nhân sự tích lũy kinh nghiệm toàn diện, mở rộng lộ trình thăng tiến. Đây cũng là nền tảng để họ sau này chuyên sâu hơn ở một lĩnh vực bất kỳ, đặc biệt là pháp chế – vị trí đang ngày càng được coi trọng.
Tuy nhiên, song song với những lợi ích kể trên, mô hình “3 trong 1” cũng tiềm ẩn hàng loạt thách thức liên quan đến khối lượng công việc, độ chính xác và rủi ro pháp lý mà doanh nghiệp không thể xem nhẹ.
Rủi ro tiềm ẩn của mô hình “3 trong 1”
Quá tải công việc và thiếu chuyên sâu
Ba vị trí kế toán – hành chính – pháp chế đều yêu cầu kiến thức chuyên môn riêng và sự chính xác gần như tuyệt đối. Khi một nhân sự “ôm” cả ba, rủi ro thường gặp là:
Sai sót nghiệp vụ: Không đủ thời gian để nghiên cứu kỹ từng lĩnh vực dẫn đến nhầm lẫn số liệu, bỏ sót chứng từ hoặc hiểu sai quy định pháp luật. Ví dụ, một lỗi nhỏ trong kê khai thuế có thể khiến doanh nghiệp bị truy thu và phạt hành chính.
Áp lực công việc kéo dài: Khối lượng công việc quá tải làm giảm hiệu suất, dễ dẫn đến căng thẳng, sai sót liên tiếp và suy giảm sức khỏe, ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất làm việc.
Rủi ro pháp lý tăng cao
Pháp luật về thuế, lao động và doanh nghiệp thay đổi liên tục. Nếu nhân sự kiêm nhiệm không được đào tạo bài bản:
Họ dễ bỏ sót các quy định quan trọng, dẫn đến vi phạm và bị xử phạt. Ví dụ, không nắm rõ quy định về đóng bảo hiểm xã hội có thể khiến doanh nghiệp phải truy đóng kèm tiền phạt.
Thiếu năng lực nhận diện rủi ro pháp lý để tư vấn cho lãnh đạo, dẫn đến các quyết định sai lầm có thể kéo theo tranh chấp hoặc kiện tụng.
Khó xác định trách nhiệm khi xảy ra sai sót
Khi một người phụ trách quá nhiều mảng, việc xác định nguyên nhân và quy trách nhiệm trở nên phức tạp. Nếu xảy ra sự cố – chẳng hạn sai sót trong hợp đồng gây thiệt hại tài chính – sẽ khó phân định lỗi thuộc về phần hành chính, kế toán hay pháp chế. Điều này không chỉ tạo ra mâu thuẫn nội bộ mà còn ảnh hưởng uy tín cá nhân của nhân sự kiêm nhiệm.
Hạn chế cơ hội phát triển nghề nghiệp
Do chia thời gian cho nhiều lĩnh vực, nhân sự khó trở thành chuyên gia sâu ở bất kỳ mảng nào. Điều này làm giảm khả năng thăng tiến hoặc chuyển việc trong tương lai. Nhiều nhân sự kiêm nhiệm rơi vào “vòng luẩn quẩn”: công việc nhiều nhưng không có điểm nhấn chuyên môn để xây dựng thương hiệu cá nhân.
Kiêm nhiệm hành chính – kế toán – pháp chế mang lại cả lợi ích và thách thức. Đây có thể là giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp nhỏ, nhưng chỉ khi nhân sự được trang bị nền tảng pháp luật và kỹ năng chuyên môn vững chắc.
Khóa học “Pháp luật cho kế toán – hành chính – nhân sự kiêm nhiệm pháp chế tại doanh nghiệp vừa và nhỏ” của Pháp chế ICA giúp nhân sự:
- Hiểu rõ pháp luật áp dụng trong SME.
- Thành thạo kỹ năng nhận diện và phòng tránh rủi ro pháp lý.
- Tự tin đảm đương vai trò đa nhiệm mà không làm tăng rủi ro cho doanh nghiệp.
Tìm hiểu chi tiết tại: https://phapche.edu.vn/courses/khoa-dao-tao-phap-luat-cho-ke-toan-hanh-chinh-nhan-su-kiem-nhiem-phap-che-tai-doanh-nghiep-vua-va-nho/
Mời bạn xem thêm: