Sơ đồ bài viết
Quyết toán thuế Thu nhập doanh nghiệp luôn là giai đoạn ‘cân não’ đối với bất kỳ kế toán nào, khi ranh giới giữa chi phí hợp lý và chi phí bị loại thường rất mong manh. Trong năm 2026, với sự hỗ trợ của trí tuệ nhân tạo (AI) trong rà soát dữ liệu, các khoản chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN đang bị cơ quan thuế bóc tách khắt khe hơn bao giờ hết. Để giúp doanh nghiệp xây dựng một hệ thống chứng từ ‘sạch’ và tối ưu hóa số thuế phải nộp đúng luật, Phapche.edu.vn – Chuyên trang cập nhật giải pháp pháp lý và kế toán chuyên sâu sẽ cùng bạn điểm mặt 10 nhóm chi phí dễ bị loại nhất ngay trong bài viết này.
Nguyên tắc xác định chi phí được trừ khi tính thuế TNDN
Để hiểu cái gì “không được”, trước hết chúng ta phải nắm rõ cái gì “được”. Một khoản chi phí chỉ được trừ khi hội đủ 3 điều kiện “vàng”:
- Liên quan trực tiếp: Phải phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
- Hóa đơn, chứng từ: Phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
- Thanh toán: Đối với hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT), bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Lưu ý: Kế toán cần phân biệt rõ Chi phí kế toán (mọi khoản chi thực tế để lập Báo cáo tài chính) và Chi phí được trừ (chỉ những khoản chi đúng luật để tính thuế).
Nhóm chi phí không đáp ứng điều kiện chung
Đây là “vùng đỏ” mà cơ quan thuế sẽ rà soát đầu tiên:
- Chi phí không liên quan: Ví dụ tiền mua sắm cá nhân cho lãnh đạo, chi phí du lịch gia đình nhưng hạch toán vào công ty.
- Sai kỳ tính thuế: Chi phí của năm 2025 nhưng đến năm 2026 mới hạch toán mà không có lý do chính đáng.
- Lỗi hóa đơn: Hóa đơn mua của doanh nghiệp bỏ trốn, hóa đơn bất hợp pháp hoặc thanh toán tiền mặt cho hóa đơn trên 20 triệu đồng.
Các khoản chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN phổ biến
Chi phí tiền lương, tiền công không hợp lệ
Kế toán thường bị loại chi phí này nếu:
- Không có hợp đồng lao động hoặc hợp đồng không ghi rõ các khoản phụ cấp, thưởng.
- Tiền lương đã hạch toán nhưng thực tế chưa chi trả tính đến thời điểm hết hạn nộp hồ sơ quyết toán.
- Lương của chủ doanh nghiệp tư nhân, chủ công ty TNHH một thành viên (do cá nhân làm chủ).
Chi phí khấu hao tài sản cố định (TSCĐ)
- Khấu hao đối với TSCĐ không phục vụ sản xuất kinh doanh (ví dụ: xe đưa đón sếp nhưng không có hồ sơ chứng minh phục vụ công việc).
- Khấu hao vượt mức quy định (đặc biệt là xe ô tô chở người từ 9 chỗ ngồi trở xuống có giá trị vượt trên 1,6 tỷ đồng – phần vượt sẽ bị loại).
Chi phí lãi vay
- Lãi vay tương ứng với phần vốn điều lệ còn thiếu theo tiến độ góp vốn.
- Lãi vay vượt quá 150% lãi suất cơ bản do Ngân hàng Nhà nước công bố (đối với đối tượng không phải là tổ chức tín dụng).
- Đặc biệt: Lãi vay trong giao dịch liên kết vượt mức khống chế 30% EBITDA.
Các khoản tiền phạt
- Tiền phạt vi phạm hành chính (vi phạm luật giao thông, vi phạm môi trường, chậm nộp hồ sơ kê khai thuế…).
- Tiền phạt chậm nộp thuế (đây không được coi là chi phí được trừ).
Chi phí phúc lợi và tài trợ: Cạm bẫy vượt định mức
Năm 2026, cơ quan thuế siết chặt các khoản chi mang tính chất phúc lợi:
- Tài trợ: Chỉ được trừ nếu tài trợ đúng đối tượng (giáo dục, y tế, khắc phục hậu quả thiên tai, làm nhà tình nghĩa) và có đầy đủ hồ sơ theo mẫu quy định.
- Phúc lợi: Các khoản chi trực tiếp cho người lao động (đám hiếu hỷ, nghỉ mát, hỗ trợ học tập…) không được vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm.
Hậu quả khi hạch toán sai chi phí
Việc “cố đấm ăn xôi” đưa các khoản chi phí không hợp lệ vào sơ đồ tính thuế sẽ dẫn đến:
- Truy thu thuế: Doanh nghiệp phải nộp đủ số thuế TNDN (thường là 20%) trên phần chi phí bị loại.
- Tiền phạt chậm nộp: 0,03%/ngày tính trên số thuế truy thu.
- Phạt vi phạm hành chính: Phạt từ 20% số thuế khai thiếu hoặc phạt từ 1-3 lần hành vi trốn thuế.
Lưu ý để hạn chế rủi ro cho kế toán
- Rà soát định kỳ: Đừng đợi đến cuối năm mới kiểm tra hóa đơn. Hãy rà soát hàng quý để kịp thời điều chỉnh.
- Chuẩn hóa hồ sơ: Hợp đồng lao động, quy chế tài chính phải quy định rõ các khoản chi phúc lợi, tiền thưởng.
- Tư vấn chuyên gia: Đối với các giao dịch phức tạp hoặc giao dịch liên kết, hãy tham vấn ý kiến từ các chuyên gia pháp lý thuế.
Xác định đúng chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN là yếu tố sống còn để doanh nghiệp “về đích” an toàn trong mỗi kỳ quyết toán. Kế toán không chỉ cần giỏi con số mà còn phải nhạy bén với các văn bản luật để bảo vệ dòng tiền cho doanh nghiệp.
Bạn muốn nắm vững kỹ thuật bóc tách chi phí và bảo vệ số liệu trước đoàn thanh tra thuế? Hãy tham gia ngay Khóa học đào tạo pháp luật cho kế toán công ty của Pháp chế ICA. Chúng tôi mang đến giải pháp thực chiến: xử lý chi phí lãi vay, tối ưu thuế nhà thầu và kỹ năng đối soát hóa đơn rủi ro cao.
Mời bạn xem thêm:
