Sơ đồ bài viết
Trong quá trình vận hành doanh nghiệp, các văn bản nội bộ từ quy trình, quyết định, chính sách nhân sự cho đến các biên bản làm việc đều có thể trở thành bằng chứng pháp lý trong tranh chấp hoặc bị cơ quan quản lý “soi chiếu”. Thế nhưng, không phải doanh nghiệp nào cũng có quy trình kiểm tra định kỳ hoặc một “check-list” rõ ràng để kiểm soát rủi ro pháp lý từ các loại văn bản này. Vậy check-list rà soát các văn bản nội bộ có thể gây rủi ro về pháp lý gồm những gì? Bài viết này sẽ cung cấp góc nhìn thực tiễn và các căn cứ pháp lý cần thiết để bộ phận hành chính – kế toán – pháp chế (kiêm nhiệm hoặc chuyên trách) có thể chủ động xử lý.
Vì sao phải kiểm tra văn bản nội bộ?
Nhiều doanh nghiệp hiện nay chỉ chú trọng đến hợp đồng, hóa đơn, chứng từ giao dịch với bên ngoài, mà chưa đánh giá đầy đủ rủi ro pháp lý từ chính các văn bản nội bộ. Trong khi đó, các quyết định hành chính nội bộ lại là nơi bắt nguồn của nhiều sai phạm pháp luật, đặc biệt trong các tình huống:
- Ký sai thẩm quyền, sai chức danh, không đúng quy trình;
- Thiếu căn cứ pháp lý dẫn đến ban hành sai (ví dụ: quyết định phạt tiền, điều chuyển lao động, thanh lý tài sản…);
- Xung đột giữa văn bản nội bộ và quy định pháp luật;
- Dễ bị xem là bằng chứng bất lợi trong tranh chấp lao động, thuế, hoặc kiểm toán.
Khi cơ quan thanh tra, kiểm toán hoặc tòa án kiểm tra hồ sơ doanh nghiệp, họ không chỉ xem hợp đồng – mà sẽ xem toàn bộ dòng vận hành chứng minh tính hợp pháp của một hành vi kinh doanh. Đó là lý do, việc chủ động rà soát và chuẩn hóa văn bản nội bộ không chỉ là việc của bộ phận pháp chế, mà cần sự phối hợp liên ngành: kế toán – hành chính – nhân sự – quản lý vận hành.
Check-list rà soát các văn bản nội bộ có thể gây rủi ro về pháp lý
Dưới đây là hệ thống các nhóm văn bản doanh nghiệp thường sử dụng, cùng với các tiêu chí pháp lý mà kế toán – hành chính – pháp chế cần kiểm tra định kỳ.
Các quyết định nội bộ của người đại diện pháp luật
Ví dụ: Quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm; quyết định phê duyệt chi phí; quyết định xử lý kỷ luật nhân viên; quyết định phân quyền…
Cần kiểm tra:
- Người ký có đúng thẩm quyền không (theo đăng ký kinh doanh, điều lệ công ty)?
- Có căn cứ ra quyết định rõ ràng (căn cứ luật, nghị quyết, biên bản họp…);
- Văn bản có đúng thể thức hành chính không (đầy đủ số hiệu, tiêu đề, ngày ban hành, chữ ký, đóng dấu);
- Có bị chồng chéo hoặc mâu thuẫn với các văn bản cùng loại trước đó?
Rủi ro nếu không kiểm tra: Văn bản bị vô hiệu, người ký bị truy cứu trách nhiệm cá nhân nếu sai thẩm quyền hoặc sai trình tự.
Quy chế, quy định nội bộ
Ví dụ: Nội quy lao động, quy chế tài chính, quy định thanh toán chi phí, quy trình kiểm soát nội bộ…
Cần kiểm tra:
- Quy chế có được ban hành theo đúng thẩm quyền? Có thông qua Hội đồng quản trị/Hội đồng thành viên không?
- Đã đăng ký với cơ quan chức năng (nếu là nội quy lao động);
- Có đầy đủ chữ ký xác nhận của người có thẩm quyền;
- Có cập nhật khi luật thay đổi (ví dụ: quy định về chi tiền mặt, sử dụng hóa đơn điện tử…).
Rủi ro nếu không kiểm tra: Quy chế bị vô hiệu khi áp dụng; không được coi là căn cứ xử lý kỷ luật lao động; bị đánh giá là “vượt luật” nếu có nội dung trái quy định pháp luật.
Các biên bản làm việc nội bộ
Ví dụ: Biên bản họp phòng ban, biên bản xử lý sự việc, biên bản nghiệm thu nội bộ, biên bản xác nhận công nợ nội bộ…
Cần kiểm tra:
- Có chữ ký đầy đủ của các bên tham gia? Có ghi rõ họ tên, chức danh không?
- Nội dung biên bản có thể hiện rõ thỏa thuận/cam kết hoặc ý kiến đồng thuận?
- Có được lưu trữ đúng quy trình và thời gian theo quy định?
Rủi ro nếu không kiểm tra: Biên bản không có giá trị pháp lý, không dùng làm bằng chứng trong tranh chấp; rủi ro thất lạc hoặc bị cho là giả mạo.
Văn bản phân công, ủy quyền
Ví dụ: Văn bản giao nhiệm vụ cho kế toán, hành chính; giấy ủy quyền thay mặt ký hợp đồng, ký phiếu chi, xử lý nhân sự…
Cần kiểm tra:
- Giấy ủy quyền có thời hạn rõ ràng, nội dung cụ thể;
- Có chữ ký của người ủy quyền và người được ủy quyền;
- Có xác nhận của công ty (đóng dấu nếu cần);
- Đối chiếu với điều lệ công ty và giấy đăng ký kinh doanh về quyền của người ký.
Rủi ro nếu không kiểm tra: Giao dịch do người không có quyền ký sẽ bị vô hiệu; kế toán, hành chính có thể bị xử lý nếu thực hiện theo chỉ đạo sai.
Mẫu biểu hành chính – kế toán sử dụng hàng ngày
Ví dụ: Phiếu đề xuất, phiếu thanh toán, phiếu xuất kho, biểu mẫu báo cáo…
Cần kiểm tra:
- Mẫu biểu có quy định rõ người chịu trách nhiệm ký, xét duyệt, hạch toán;
- Có hướng dẫn sử dụng mẫu biểu nội bộ;
- Có kiểm tra định kỳ mẫu biểu đã được cập nhật theo quy định pháp luật mới chưa?
Rủi ro nếu không kiểm tra: Sử dụng mẫu biểu thiếu thông tin khiến chứng từ không hợp lệ; không đáp ứng tiêu chí lưu trữ, gây rủi ro khi bị thanh tra, kiểm toán.
Một số lưu ý đặc biệt trong quá trình rà soát các văn bản nội bộ
- Không áp dụng máy móc mẫu biểu, văn bản của doanh nghiệp khác: Mỗi doanh nghiệp có đặc thù về tổ chức, thẩm quyền – không thể “copy – paste” mẫu mà không hiệu chỉnh.
- Cập nhật định kỳ khi có thay đổi pháp luật: Ví dụ: các quy định mới về hóa đơn, thanh toán không dùng tiền mặt, chữ ký điện tử, quyền – nghĩa vụ của kế toán…
- Phối hợp liên phòng ban: Việc rà soát không chỉ là nhiệm vụ của phòng pháp chế mà cần sự phối hợp từ kế toán, hành chính, nhân sự để cập nhật đúng thực tiễn.
- Lưu trữ cẩn trọng: Tất cả văn bản nội bộ sau khi rà soát, chỉnh sửa cần được lưu trữ có hệ thống, đảm bảo có thể tra cứu, trích lục, minh chứng khi cần.
Trong môi trường pháp lý ngày càng siết chặt, cơ quan thanh tra – kiểm toán không chỉ kiểm tra giấy tờ “ra bên ngoài” mà còn yêu cầu đối soát văn bản nội bộ để truy nguồn, xác định trách nhiệm. Do đó, việc thiết lập check-list rà soát các văn bản nội bộ có thể gây rủi ro về pháp lý không chỉ là khuyến nghị – mà là yêu cầu bắt buộc với các doanh nghiệp muốn hoạt động minh bạch, tuân thủ, và an toàn pháp lý.
Nếu bạn đang là kế toán – hành chính – tài chính kiêm nhiệm pháp chế, hoặc đang muốn nâng cao năng lực rà soát – soạn thảo – đánh giá văn bản nội bộ từ góc độ pháp lý, bạn có thể tham khảo Khóa học “Pháp chế đa nhiệm dành cho kế toán – tài chính – hành chính kiêm nhiệm pháp chế doanh nghiệp” tại Pháp chế ICA: https://phapche.edu.vn/courses/khoa-hoc-phap-che-da-nhiem-thiet-ke-rieng-danh-cho-ke-toan-tai-chinh-kiem-nhiem-phap-che-cong-ty
Mời bạn xem thêm: