Sơ đồ bài viết
Trong hoạt động của doanh nghiệp, hợp đồng là căn cứ pháp lý ràng buộc quyền và nghĩa vụ giữa các bên. Tuy nhiên, không ít trường hợp, bộ phận kế toán – hành chính – pháp chế hoặc chính giám đốc doanh nghiệp phát hiện ra rằng hợp đồng được ký nhưng không có chữ ký của người có thẩm quyền. Vấn đề đặt ra là: hợp đồng đó có giá trị pháp lý không? Doanh nghiệp có bắt buộc phải thực hiện nghĩa vụ theo hợp đồng? Và cách xử lý khi phát hiện hợp đồng không có chữ ký của người có thẩm quyền như thế nào để tránh rủi ro?
Bài viết dưới đây sẽ phân tích căn cứ pháp lý, các tình huống thường gặp và hướng xử lý phù hợp, đặc biệt dành cho kế toán – hành chính – tài chính đang tham gia kiểm soát chứng từ, chi phí và pháp lý nội bộ.
Người có thẩm quyền ký hợp đồng là ai?
Ở nhiều doanh nghiệp, bộ phận kế toán – hành chính – pháp chế thường tiếp nhận hợp đồng đã ký sẵn và chỉ thực hiện các bước sau đó như thanh toán, lưu trữ, đối chiếu thuế. Tuy nhiên, nếu không kiểm tra kỹ người ký hợp đồng, có thể phát sinh rủi ro như:
- Thanh toán cho hợp đồng vô hiệu, dẫn đến khó thu hồi tiền khi có tranh chấp.
- Không được khấu trừ thuế nếu hóa đơn phát sinh từ hợp đồng vô hiệu.
- Bị truy cứu trách nhiệm nội bộ vì không thực hiện đúng quy trình kiểm soát pháp lý trước thanh toán.
Vì vậy, việc xác minh người ký hợp đồng không chỉ là nhiệm vụ của pháp chế, mà cũng là một phần quan trọng trong công việc của kế toán – hành chính – kiểm soát chi phí.
Để xác định hợp đồng có hiệu lực hay không, yếu tố đầu tiên cần xem xét là người ký có đủ tư cách đại diện pháp luật hoặc đại diện ủy quyền hợp pháp không.
Theo Bộ luật Dân sự 2015, việc đại diện được phân làm 2 loại:
- Đại diện theo pháp luật: Là người được pháp luật quy định hoặc cơ quan đăng ký doanh nghiệp ghi nhận, ví dụ như Giám đốc, Tổng Giám đốc, Chủ tịch công ty.
- Đại diện theo ủy quyền: Là người được đại diện theo pháp luật ủy quyền bằng văn bản hợp lệ, thể hiện rõ phạm vi, thời hạn và nội dung ủy quyền.
Như vậy, nếu hợp đồng được ký bởi một người không phải là đại diện theo pháp luật và không có giấy ủy quyền hợp lệ, thì:
- Hợp đồng có nguy cơ bị vô hiệu.
- Bên còn lại có thể miễn trừ trách nhiệm, từ chối nghĩa vụ thanh toán hoặc không thực hiện hợp đồng.
- Doanh nghiệp có thể đối mặt với tranh chấp nếu hợp đồng đã được thực hiện một phần.
Một số dấu hiệu thường gặp cho thấy hợp đồng có thể chưa được ký đúng thẩm quyền:
- Người ký là trưởng phòng, nhân viên kinh doanh, nhưng không có văn bản ủy quyền từ giám đốc.
- Người ký không có tên trong giấy đăng ký doanh nghiệp.
- Hợp đồng không ghi rõ căn cứ ủy quyền, hoặc chỉ ghi “được ủy quyền” nhưng không kèm theo giấy tờ.
- Không có dấu doanh nghiệp hoặc dấu của người đại diện (trong trường hợp cá nhân kinh doanh).
Khi phát hiện các dấu hiệu trên, người tiếp nhận cần kiểm tra ngay các tài liệu đi kèm để đánh giá hiệu lực của hợp đồng.
Cách xử lý khi phát hiện hợp đồng không có chữ ký của người có thẩm quyền
Khi tiếp nhận hợp đồng không có chữ ký đúng thẩm quyền, bạn có thể thực hiện quy trình xử lý như sau:
Bước 1: Kiểm tra các tài liệu kèm theo
- Giấy đăng ký kinh doanh (để xác định ai là đại diện theo pháp luật).
- Giấy ủy quyền (nếu người ký là người khác).
- Biên bản họp, phân quyền nội bộ (nếu có cơ chế phân quyền đặc biệt).
→ Nếu không có các tài liệu trên, bạn có cơ sở nghi ngờ về tính hợp lệ của hợp đồng.
Bước 2: Tham vấn phòng pháp chế (nếu có) hoặc người có thẩm quyền
- Thông báo cho người có thẩm quyền về vấn đề phát hiện.
- Đề xuất tạm dừng thanh toán, thực hiện nghĩa vụ hợp đồng cho đến khi xác minh rõ ràng.
- Lập biên bản nội bộ hoặc gửi email chính thức ghi nhận sự việc.
Bước 3: Đề xuất ký lại hoặc xác nhận lại
- Nếu các bên vẫn muốn tiếp tục hợp đồng, có thể:
- Ký lại hợp đồng với đúng người đại diện pháp luật.
- Ban hành văn bản xác nhận nội dung, hợp thức hóa bằng phụ lục hợp đồng hoặc biên bản bổ sung.
- Trường hợp không thể ký lại, có thể phải đàm phán lại toàn bộ giao dịch để đảm bảo tính pháp lý.
Bước 4: Ghi chú vào hồ sơ kế toán – thanh toán
- Đính kèm nội dung xác minh vào hồ sơ lưu trữ để bảo vệ trách nhiệm kế toán trong trường hợp hợp đồng có rủi ro pháp lý sau này.
- Nếu vẫn phải thực hiện thanh toán, cần có chỉ đạo rõ ràng bằng văn bản từ người có thẩm quyền.
Qua bài viết, chúng ta thấy rằng hợp đồng không có chữ ký của người có thẩm quyền có thể dẫn đến rủi ro vô hiệu, tranh chấp không thể bảo vệ quyền lợi và thiệt hại tài chính cho doanh nghiệp. Vì vậy, việc kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký trên hợp đồng không chỉ là trách nhiệm của pháp chế, mà còn liên quan chặt chẽ đến công việc của kế toán – hành chính – tài chính.
Bạn là kế toán, kế toán trưởng, người kiểm soát nội bộ, hay kiêm nhiệm pháp chế – hành chính tại doanh nghiệp? Bạn đã từng lúng túng khi nhận được hợp đồng có dấu hiệu sai phạm? Hay bạn đang lo ngại mình bị quy trách nhiệm nếu xử lý thiếu thận trọng?
Đừng lo, bạn hoàn toàn có thể trang bị kiến thức và kỹ năng pháp lý nền tảng qua khóa học thực tế từ Pháp chế ICA: Khóa học “Pháp chế đa nhiệm” – Thiết kế riêng cho kế toán – tài chính – kiểm soát viên kiêm nhiệm pháp chế
Tìm hiểu chi tiết và đăng ký tại: https://phapche.edu.vn/courses/khoa-hoc-phap-che-da-nhiem-thiet-ke-rieng-danh-cho-ke-toan-tai-chinh-kiem-nhiem-phap-che-cong-ty/
Mời bạn xem thêm: