Cách xây dựng hồ sơ lương hợp lệ để không bị loại chi phí (Chuẩn Quyết Toán)

Sơ đồ bài viết

Thực tế tại các kỳ quyết toán thuế Thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN) cho thấy một nghịch lý cay đắng: Nhiều doanh nghiệp thực tế có chi trả tiền lương cho người lao động, dòng tiền đã ra khỏi công ty, nhưng kế toán vẫn bị Cơ quan thuế gạch bỏ và loại chi phí này ra khỏi chi phí được trừ. Nguyên nhân gốc rễ không nằm ở việc doanh nghiệp không trả tiền, mà nằm ở việc hồ sơ lương lỏng lẻo, thiếu chứng từ, sai quy trình hoặc hạch toán “khống” không có căn cứ. Nắm vững cách xây dựng hồ sơ lương hợp lệ để không bị loại chi phí chính là “chìa khóa” giúp kế toán bảo vệ thành công một trong những khoản mục chi phí lớn nhất của doanh nghiệp. Cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây của phapche.edu.vn.

Hồ sơ lương hợp lệ là gì? Vì sao dễ bị loại chi phí?

Khái niệm hồ sơ lương hợp lệ theo quy định thuế

Hồ sơ lương hợp lệ là một bộ chứng từ hoàn chỉnh dùng để chứng minh:

Có phát sinh quan hệ lao động thực tế.
Có quy định rõ ràng về mức lương, thưởng.
Có quá trình làm việc thực tế (chấm công).
Đã thực chi trả tiền đến tay người lao động trước thời hạn quyết toán.

Chỉ khi chứng minh được các yếu tố này, chi phí tiền lương mới đáp ứng điều kiện là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

“Tử huyệt” khiến chi phí lương bị loại khi thanh tra thuế

Cơ quan thuế rất nhạy bén với các khoản chi phí lương. Dưới đây là những lỗi phổ biến nhất khiến doanh nghiệp bị truy thu thuế:

Hợp đồng sơ sài: Không có Hợp đồng lao động (HĐLĐ) hoặc HĐLĐ ghi chung chung, không rõ mức lương, phụ cấp.
Làm khống số liệu: Trả lương nhưng không có bảng chấm công, hoặc bảng chấm công được “vẽ” lại, không khớp với thực tế.
Chi tiền mặt “mù mờ”: Trả lương bằng tiền mặt nhưng phiếu chi không có chữ ký của người nhận (người lao động).
Thiếu căn cứ pháp lý: Chi thưởng, phụ cấp hào phóng nhưng doanh nghiệp không có “Quy chế lương thưởng” quy định các khoản này.
Hạch toán nhưng chưa chi: Trích trước chi phí lương đưa vào năm tài chính nhưng đến thời điểm quyết toán vẫn chưa chi trả thực tế.

Bộ hồ sơ lương cơ bản bắt buộc phải có (Không có là loại chi phí)

Để bảo vệ chi phí lương, kế toán cần chuẩn bị bộ hồ sơ 7 món cốt lõi sau đây:

Hợp đồng lao động (HĐLĐ)

Đây là căn cứ pháp lý đầu tiên. HĐLĐ phải ghi rõ: Chức danh, mức lương chính, hình thức trả lương, các khoản phụ cấp và điều kiện hưởng.

Lưu ý: Mức lương trên hợp đồng phải khớp 100% với mức lương cơ bản trên Bảng thanh toán lương.

Hồ sơ nhân sự

Bao gồm: CCCD/CMND, Sơ yếu lý lịch, Bằng cấp/Chứng chỉ (nếu vị trí công việc yêu cầu, ví dụ: Kế toán trưởng, Kỹ sư).

Thang bảng lương

Doanh nghiệp tự xây dựng theo quy định của Luật Lao động. Đây là căn cứ hợp pháp giải trình vì sao nhân viên A có mức lương cao hơn nhân viên B.

Bảng chấm công

Phải được lập hàng tháng, phản ánh ngày công thực tế. Bắt buộc phải có đầy đủ chữ ký của: Người chấm công, Trưởng bộ phận và Giám đốc phê duyệt.

Bảng thanh toán tiền lương

Thể hiện rõ dòng tiền: Lương cơ bản, phụ cấp, tiền làm thêm giờ, các khoản giảm trừ (BHXH, Thuế TNCN) và số tiền thực nhận. Yêu cầu có đủ chữ ký của Người lập, Kế toán trưởng và Giám đốc.

Chứng từ thanh toán lương (Quan trọng nhất)

Nếu chuyển khoản (Ưu tiên): Ủy nhiệm chi, Giấy báo nợ, Sao kê ngân hàng (thể hiện rõ nội dung chi lương tháng…).
Nếu chi tiền mặt: Phiếu chi lương bắt buộc phải có chữ ký sống của từng người lao động nhận tiền.

Hồ sơ thuế TNCN

Mã số thuế cá nhân, Hồ sơ khấu trừ thuế, Chứng từ nộp thuế (nếu có) và Tờ khai quyết toán thuế TNCN cuối năm.

Hồ sơ lương đối với phụ cấp, thưởng (Phần hay bị “soi” nhất)

Khi muốn tăng chi phí, doanh nghiệp thường đẩy mạnh vào phụ cấp và thưởng. Do đó, đây là vùng bị cơ quan thuế soi rất kỹ. Cách xây dựng hồ sơ lương hợp lệ để không bị loại chi phí trong trường hợp này cần bám sát các yếu tố:

Quy chế lương – thưởng – tài chính

Đây là “bảo bối” của kế toán. Quy chế phải quy định rõ:

Điều kiện được hưởng (Ai được hưởng?).
Mức hưởng (Bao nhiêu?).
Thời điểm chi trả (Khi nào?).

Các khoản phụ cấp thường gặp

Phụ cấp ăn trưa, xăng xe, điện thoại, trang phục… phải được ghi rõ trong HĐLĐ hoặc Quy chế. Nếu chi bằng tiền mặt, không vượt quá mức quy định miễn thuế TNCN.

Thưởng, tăng lương

Mọi khoản thưởng tháng 13, thưởng hiệu quả công việc hay tăng lương đột xuất đều phải có: Quyết định thưởng/tăng lương đi kèm với bảng đánh giá KPI hoặc kết quả doanh thu làm căn cứ.

Lao động giao khoán, thời vụ

Thay vì HĐLĐ, hồ sơ cần có: Hợp đồng giao khoán việc, Biên bản nghiệm thu/bàn giao công việc và Bảng thanh toán tiền công.

Lưu ý quan trọng để không bị loại chi phí lương

Nguyên tắc đối chiếu logic

Bảng chấm công ↔ Bảng lương ↔ Chứng từ thanh toán phải khớp nhau đến từng con số và thời gian.
Cơ quan thuế dễ dàng phát hiện lao động “ảo” (mua chi phí) nếu nhân viên làm việc 30 ngày/tháng nhưng không có bất kỳ chứng từ thanh toán/tạm ứng công tác phí nào phát sinh.

Các khoản lương bị pháp luật từ chối

Tuyệt đối không đưa vào chi phí hợp lý các khoản sau:

Lương của chủ Doanh nghiệp tư nhân, chủ Công ty TNHH 1TV (do cá nhân làm chủ).
Thù lao của thành viên HĐQT, HĐTV không trực tiếp tham gia điều hành công ty.

Hồ sơ cho lao động thời vụ (< 3 tháng)

Phải có đầy đủ: Hợp đồng, CCCD. Đặc biệt, nếu không khấu trừ 10% thuế TNCN tại nguồn thì bắt buộc phải có Bản cam kết 02/CK-TNCN (nếu NLĐ đủ điều kiện).

Checklist hồ sơ lương chuẩn khi cơ quan thuế kiểm tra

Để tự tin giải trình, kế toán hãy check lại hồ sơ của mình theo bảng danh mục sau:

STT	Loại chứng từ	Tình trạng
1	Hợp đồng lao động & Hồ sơ nhân sự	Đầy đủ
2	Quy chế Lương – Thưởng – Tài chính	Đã ký duyệt
3	Thang bảng lương	Đã ban hành
4	Bảng chấm công hàng tháng	Đủ chữ ký
5	Bảng thanh toán lương/thưởng	Khớp số liệu
6	Chứng từ chi tiền (UNC/Sao kê/Phiếu chi)	Khớp bảng lương
7	Hồ sơ thuế TNCN & BHXH	Đã kê khai

Hồ sơ lương là một trong những khoản mục chi phí nhạy cảm và dễ bị bóc tách nhất khi thanh kiểm tra thuế. Việc nắm rõ cách xây dựng hồ sơ lương hợp lệ để không bị loại chi phí đòi hỏi kế toán phải làm đúng – làm đủ – và logic ngay từ thời điểm phát sinh nghiệp vụ, thay vì “vẽ” lại hồ sơ khi sắp bị kiểm tra.

Bạn là Kế toán và muốn tự tin 100% trong kỳ quyết toán sắp tới? Đừng để doanh nghiệp mất tiền oan vì những lỗi sai hồ sơ cơ bản. Tham gia ngay Khóa học đào tạo pháp luật cho kế toán công ty tại Pháp chế ICA để:

Nắm chắc cách xây dựng trọn bộ hồ sơ Lương – Thưởng – Phụ cấp “chuẩn không cần chỉnh”.
Biết cách tối ưu chi phí thuế đúng luật.
Trang bị kỹ năng giải trình, xử lý tình huống thực tế với Thanh tra thuế.

Mời bạn xem thêm:

5/5 - (1 bình chọn)

Giỏ hàng