Sơ đồ bài viết
Trong môi trường doanh nghiệp nhỏ và vừa (SME), nhiều quyết định quan trọng được đưa ra hằng ngày thông qua các văn bản nội bộ như phiếu đề xuất, biên bản, quyết định, báo cáo, hợp đồng… Tuy nhiên, việc phân quyền ký kết các văn bản này thường bị xem nhẹ, dẫn đến nhiều hệ quả nghiêm trọng: người ký sai thẩm quyền, ký không có căn cứ, hoặc bị truy cứu trách nhiệm khi phát sinh rủi ro pháp lý. Vậy cách xây dựng hệ thống phân quyền ký kết văn bản nội bộ cho SME như thế nào để vừa hiệu quả, vừa đúng luật? Bài viết dưới đây sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết, dựa trên kinh nghiệm thực tiễn và các căn cứ pháp lý hiện hành.
Vì sao SME cần thiết lập hệ thống phân quyền ký kết?
Phân quyền ký kết không chỉ là vấn đề nội bộ, mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến tính hợp pháp của các giao dịch và quyết định trong doanh nghiệp. Không ít doanh nghiệp SME hiện vẫn để việc ký văn bản nội bộ diễn ra theo kiểu “ai rảnh thì ký”, “giám đốc bảo ký thì ký”, hoặc “thấy người cũ làm sao thì mình làm vậy”. Cách vận hành này mang tính cảm tính và ẩn chứa nhiều rủi ro pháp lý:
- Người không có thẩm quyền ký vẫn thực hiện ký kết các văn bản như hợp đồng, phiếu chi, quyết định bổ nhiệm…
- Không rõ người chịu trách nhiệm pháp lý nếu có sai phạm (kế toán ký phiếu chi, nhưng ai chịu trách nhiệm nếu chi sai?).
- Cơ quan thuế, thanh tra, kiểm toán… có thể từ chối tính hợp pháp của chứng từ khi người ký không đúng thẩm quyền.
- Văn bản bị vô hiệu, không làm phát sinh quyền và nghĩa vụ pháp lý.
Cách xây dựng hệ thống phân quyền ký kết văn bản nội bộ cho SME
Dưới đây là các bước cốt lõi giúp doanh nghiệp SME xây dựng được hệ thống phân quyền ký kết hiệu quả, vừa đảm bảo tính pháp lý, vừa thuận tiện khi vận hành.
Rà soát các loại văn bản nội bộ thường xuyên sử dụng
Doanh nghiệp cần lập danh mục các loại văn bản, hồ sơ thường được sử dụng và yêu cầu phải có chữ ký xác nhận/phê duyệt. Thông thường bao gồm:
- Tài chính – kế toán: Phiếu chi, phiếu thu, lệnh chuyển tiền, đề nghị thanh toán, bảng lương, hóa đơn…
- Hành chính – nhân sự: Đơn xin nghỉ, quyết định bổ nhiệm/miễn nhiệm, hợp đồng lao động, đánh giá KPI…
- Quản lý – điều hành: Hợp đồng mua bán, báo giá, biên bản họp, công văn nội bộ…
- Khác: Quyết định kỷ luật, quy chế nội bộ, phân công công việc, giấy ủy quyền…
Việc xác định đầy đủ danh mục giúp tránh bỏ sót các văn bản có thể gây rủi ro nếu ký sai người, sai cách.
Phân nhóm văn bản theo mức độ ảnh hưởng pháp lý
Không phải văn bản nào cũng cần giám đốc ký. Doanh nghiệp nên phân loại văn bản theo rủi ro pháp lý và tài chính để thiết kế cấp phê duyệt phù hợp.
Ví dụ:
| Nhóm | Loại văn bản | Cấp ký |
|---|---|---|
| Nhóm 1 (cao) | Hợp đồng mua bán, thanh lý tài sản, quyết định nhân sự cấp quản lý | Giám đốc |
| Nhóm 2 (trung bình) | Phiếu chi >10 triệu, phê duyệt báo giá, hợp đồng lao động | Phó giám đốc/Trưởng bộ phận |
| Nhóm 3 (thấp) | Phiếu thanh toán công tác phí, đơn xin nghỉ, biên bản họp nội bộ | Trưởng bộ phận/Chuyên viên có ủy quyền |
Việc phân nhóm này cần được ghi nhận thành văn bản chính thức (quy chế hoặc quyết định nội bộ), tránh tình trạng linh hoạt tùy hứng, dễ gây xung đột sau này.
Căn cứ pháp lý và nội bộ để thiết kế thẩm quyền
Khi thiết kế quyền ký kết, cần tham chiếu các nguồn căn cứ sau:
- Luật Doanh nghiệp và điều lệ công ty: Xác định rõ người đại diện theo pháp luật và phạm vi quyền hạn.
- Hợp đồng lao động – mô tả công việc của từng vị trí: Có quy định quyền – nghĩa vụ ra sao?
- Quy chế tài chính – quy trình vận hành nội bộ: Đã quy định mức duyệt – cấp duyệt cụ thể chưa?
Quan trọng: mọi phân quyền ký kết phải có sự đồng thuận, xác nhận bằng văn bản, tránh tình trạng chỉ phân miệng hoặc qua email không chính thức.
Soạn thảo và ban hành Quy chế phân quyền ký kết
Đây là bước quan trọng để hợp thức hóa hệ thống phân quyền. Một bản Quy chế cần đảm bảo:
- Nêu rõ mục đích, phạm vi áp dụng (áp dụng cho toàn bộ văn bản nội bộ, hoặc riêng tài chính, hợp đồng…).
- Liệt kê cụ thể từng loại văn bản, kèm cấp phê duyệt/duyệt ghi.
- Ghi rõ hình thức ký (ký tươi, ký scan, ký số), thời điểm ký (trước khi chi/ sau khi duyệt…).
- Nêu rõ trách nhiệm pháp lý và hành vi bị cấm (ký sai thẩm quyền, ký khống, ký thay không có ủy quyền…).
Khuyến nghị: Quy chế cần ban hành bằng Quyết định của người đại diện theo pháp luật, phổ biến đến toàn bộ nhân sự và đưa vào sổ tay nhân viên.
Xây dựng mẫu biểu có phân quyền rõ ràng
Các mẫu phiếu – biểu mẫu nội bộ nên thiết kế phần “người lập – người duyệt – người ký – người chịu trách nhiệm”, có thể theo sơ đồ:
Người lập ➝ Trưởng bộ phận kiểm tra ➝ Bộ phận pháp chế/kế toán ➝ Người có thẩm quyền ký ➝ Lưu hồ sơ
Mẫu biểu nên để sẵn dòng ghi rõ họ tên, chức vụ, ngày ký và hình thức ký (tránh trường hợp ký mà không biết ký với tư cách gì).
Ngoài ra, có thể áp dụng danh sách mẫu chữ ký nội bộ, giúp bộ phận kiểm soát (kế toán, thủ quỹ) dễ đối chiếu người ký có hợp lệ không.
Những sai lầm thường gặp trong SME khi phân quyền ký kết
- Không có văn bản chính thức quy định phân quyền: Dẫn đến tranh chấp, từ chối trách nhiệm khi sự việc xảy ra.
- Phân quyền không phù hợp quy định pháp luật: Ví dụ, giao cho người không phải đại diện pháp luật ký hợp đồng trị giá lớn mà không có ủy quyền.
- Phân quyền không gắn với trách nhiệm: Người ký không chịu trách nhiệm nếu sai sót, vì hệ thống không quy định rõ ai chịu trách nhiệm gì.
- Chồng chéo – trùng lặp: Nhiều người cùng có quyền ký một loại văn bản, dẫn đến lạm quyền hoặc thiếu minh bạch.
Việc xây dựng hệ thống phân quyền ký kết văn bản nội bộ không chỉ dành cho các tập đoàn lớn. Ngược lại, chính SME mới cần hệ thống hóa rõ ràng để tránh tình trạng “giám đốc ôm hết”, hoặc “người ký mà không biết mình có quyền hay không”. Đây là một phần trong chiến lược kiểm soát nội bộ – pháp lý cơ bản nhưng hiệu quả, giúp doanh nghiệp.
Nếu bạn là người làm kế toán – tài chính – hành chính – quản lý vận hành trong doanh nghiệp SME và đang kiêm nhiệm hoặc hỗ trợ pháp chế nội bộ, bạn cần hiểu sâu hơn cách xây dựng – rà soát – ban hành văn bản, kiểm soát phân quyền ký kết và xử lý tình huống thực tế.
Hãy tham khảo Khóa học “Pháp chế đa nhiệm dành cho kế toán – tài chính – hành chính kiêm nhiệm pháp chế” của Pháp chế ICA – chương trình được thiết kế thực tiễn, cung cấp: https://phapche.edu.vn/courses/khoa-hoc-phap-che-da-nhiem-thiet-ke-rieng-danh-cho-ke-toan-tai-chinh-kiem-nhiem-phap-che-cong-ty
Mời bạn xem thêm: