Sơ đồ bài viết
Biên bản là tài liệu quan trọng trong hoạt động quản trị nội bộ doanh nghiệp, thường được sử dụng trong họp hành, xử lý kỷ luật, kiểm kê tài sản, bàn giao công việc, ghi nhận sự việc phát sinh… Tuy nhiên, nhiều người làm hành chính – nhân sự – kế toán lại chưa thực sự hiểu rõ cách lập và lưu trữ biên bản đúng chuẩn pháp luật, dẫn đến những hệ lụy nghiêm trọng khi cần sử dụng làm căn cứ pháp lý. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giúp bạn hiểu rõ khái niệm, vai trò, nguyên tắc lập – lưu trữ biên bản, các quy định pháp luật liên quan và những lưu ý không thể bỏ qua khi xử lý loại tài liệu đặc biệt này.
Biên bản là gì? Có giá trị pháp lý như thế nào?
Biên bản là văn bản được lập để ghi nhận sự việc thực tế xảy ra trong một thời điểm, địa điểm cụ thể, có sự chứng kiến, xác nhận của các bên liên quan. Đây có thể là:
- Biên bản họp (công ty, phòng ban, hội đồng);
- Biên bản bàn giao (tài sản, công việc);
- Biên bản kiểm kê (tài sản, vật tư);
- Biên bản vi phạm, xử lý kỷ luật;
- Biên bản ghi nhận sự việc phát sinh đột xuất (tai nạn lao động, tranh chấp…).
Tùy vào nội dung, biên bản có thể trở thành chứng cứ pháp lý quan trọng trong:
- Xử lý kỷ luật người lao động;
- Giải quyết tranh chấp nội bộ;
- Làm căn cứ thanh tra, kiểm tra doanh nghiệp;
- Bảo vệ quyền lợi công ty trước tòa án.
Cách lập và lưu trữ biên bản đúng chuẩn pháp luật
Quy trình lập biên bản đúng chuẩn pháp luật
Sử dụng đúng mẫu và đúng mục đích
Mỗi loại biên bản nên có mẫu riêng phù hợp. Ví dụ:
- Biên bản họp: Phải có phần thời gian, địa điểm, thành phần tham dự, nội dung phát biểu, kết luận…
- Biên bản kỷ luật: Phải ghi rõ hành vi vi phạm, quá trình làm việc với người lao động, đại diện tổ chức công đoàn, người chứng kiến…
Không dùng chung một mẫu cho nhiều mục đích vì có thể làm thiếu thông tin quan trọng.
Ghi chép trung thực, khách quan
- Tuyệt đối không viết lại biên bản sau khi sự việc đã kết thúc quá lâu.
- Không “mặc định sẵn nội dung” rồi điền tên người tham gia.
Biên bản có hiệu lực chỉ khi ghi nhận đúng sự kiện tại đúng thời điểm.
Bắt buộc phải có chữ ký
Biên bản phải có đầy đủ chữ ký của:
- Người lập biên bản;
- Người tham gia (các bên liên quan);
- Người chứng kiến (nếu có);
- Đại diện tổ chức liên quan (ví dụ: đại diện công đoàn với biên bản kỷ luật).
Mỗi người ký phải ghi rõ họ tên, chức danh. Không nên dùng chữ ký tắt hoặc ký thay khi chưa được ủy quyền hợp pháp.
Không tẩy xóa, sửa chữa
- Nếu ghi nhầm, cần gạch ngang, ký xác nhận và ghi rõ lý do chỉnh sửa;
- Tránh sử dụng bút khác màu hoặc mực không rõ ràng;
- Không in lại biên bản rồi ký lại nếu đã ký tay trước đó.
Lưu trữ biên bản đúng quy định pháp luật
Lưu hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử
Theo Khoản 1, Điều 8 Luật Lưu trữ 2011, cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp có trách nhiệm lưu trữ đầy đủ, an toàn tài liệu liên quan đến hoạt động quản lý, sản xuất, kinh doanh.
Nên lưu song song:
- Bản gốc (bản giấy): ký tay, có đóng dấu (nếu là biên bản công ty);
- Bản mềm (scan/pdf): lưu vào phần mềm nội bộ, đặt mật khẩu bảo vệ.
Thời hạn lưu trữ
Tùy loại biên bản, thời hạn lưu trữ sẽ khác nhau:
- Biên bản họp hội đồng: Lưu vĩnh viễn;
- Biên bản bàn giao tài sản, hợp đồng lao động: Lưu ít nhất 5 năm;
- Biên bản xử lý kỷ luật lao động: Lưu 3 năm kể từ ngày hết hiệu lực kỷ luật;
- Biên bản sự vụ đột xuất: Tùy tính chất nhưng nên lưu tối thiểu 3 năm.
Nếu đơn vị có kho lưu trữ, nên phân loại và đánh mã biên bản để dễ tra cứu.
Bảo mật thông tin trong biên bản
Nhiều biên bản có chứa dữ liệu cá nhân (họ tên, lương, hành vi vi phạm…), nên cần:
- Giới hạn người có quyền truy cập;
- Không chia sẻ qua các kênh không mã hóa;
- Không sử dụng cho mục đích truyền thông, PR nếu chưa được đồng ý.
Lập và lưu trữ biên bản tưởng như đơn giản, nhưng nếu làm sai có thể khiến doanh nghiệp mất căn cứ pháp lý, thất bại trong xử lý nội bộ hoặc tranh chấp ngoài tòa. Người phụ trách hành chính – kế toán – nhân sự, đặc biệt trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ, cần trang bị kiến thức pháp luật thực tiễn, không chỉ để “làm cho xong” mà để làm đúng – làm chắc – làm có trách nhiệm.
Nếu bạn đang làm hành chính – nhân sự – kế toán và phải kiêm nhiệm pháp chế, hãy tham khảo ngay:
Khóa học “Pháp luật cho kế toán, hành chính, nhân sự kiêm nhiệm pháp chế tại doanh nghiệp vừa và nhỏ” tại: https://phapche.edu.vn/courses/khoa-dao-tao-phap-luat-cho-ke-toan-hanh-chinh-nhan-su-kiem-nhiem-phap-che-tai-doanh-nghiep-vua-va-nho/
Khóa học cập nhật kiến thức thực tế, dễ hiểu, có ví dụ mẫu biên bản – hướng dẫn chuẩn hóa quy trình và tránh rủi ro pháp lý ngay từ việc nhỏ nhất.
Mời bạn xem thêm: