Sơ đồ bài viết
Trong môi trường kinh doanh hiện đại, giấy tờ pháp lý là “xương sống” bảo đảm tính minh bạch và uy tín của doanh nghiệp. Tuy nhiên, thực tế cho thấy nhiều công ty, đặc biệt là doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME), phải đối mặt với rủi ro giấy tờ giả mạo hoặc bị chỉnh sửa sai quy định. Điều này không chỉ đe dọa tính hợp pháp của giao dịch mà còn tiềm ẩn nguy cơ pháp lý nghiêm trọng. Vậy nhân sự hành chính – “người gác cổng” hồ sơ của doanh nghiệp – cần làm gì khi phát hiện dấu hiệu bất thường? Cùng tìm hiểu trong bài viết “Cách hành chính xử lý khi phát hiện giấy tờ công ty có dấu hiệu giả mạo”.
Vì sao giấy tờ giả mạo là rủi ro lớn với doanh nghiệp?
Giấy tờ giả mạo có thể xuất hiện ở nhiều dạng: hợp đồng bị chỉnh sửa, hóa đơn bất hợp pháp, chứng từ tài chính không đúng quy định, hoặc con dấu công ty bị sử dụng trái phép. Hậu quả nếu không phát hiện kịp thời rất nghiêm trọng:
- Nguy cơ pháp lý cao: Doanh nghiệp có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự hoặc xử phạt hành chính theo quy định về làm giả, sử dụng giấy tờ giả.
- Thiệt hại tài chính: Một hợp đồng giả mạo có thể dẫn đến tranh chấp, mất tiền hoặc tài sản.
- Tổn hại uy tín: Việc liên quan đến giấy tờ giả mạo có thể khiến doanh nghiệp mất lòng tin của khách hàng, đối tác và cơ quan quản lý.
- Ảnh hưởng nội bộ: Nhân sự liên quan trực tiếp có thể bị xem xét trách nhiệm, thậm chí bị xử lý kỷ luật hoặc truy cứu trách nhiệm cá nhân.
Cách hành chính xử lý khi phát hiện giấy tờ công ty có dấu hiệu giả mạo
Khi nghi ngờ một giấy tờ có dấu hiệu giả mạo, nhân sự hành chính cần tuân thủ các bước xử lý cẩn trọng và theo đúng pháp luật để bảo vệ cả bản thân và doanh nghiệp.
Xác minh tính xác thực của giấy tờ
- Đối chiếu thông tin: Kiểm tra thông tin trên giấy tờ với cơ sở dữ liệu nội bộ (hợp đồng gốc, hóa đơn lưu trữ, hồ sơ nhân sự…).
- Kiểm tra đặc điểm bảo mật: Con dấu, chữ ký, số hợp đồng và định dạng văn bản có khớp với mẫu chuẩn của công ty không?
- Liên hệ bên phát hành: Nếu là giấy tờ bên ngoài, cần liên hệ trực tiếp với đối tác hoặc cơ quan ban hành để xác minh.
Báo cáo ngay cho lãnh đạo và bộ phận liên quan
- Lập báo cáo nội bộ: Ghi nhận chi tiết các dấu hiệu nghi vấn, kèm bản scan hoặc hình ảnh giấy tờ.
- Thông báo cho cấp trên: Tránh tự ý xử lý để không gây hiểu lầm hoặc bỏ sót quy trình.
- Tham vấn bộ phận pháp chế/kế toán: Nếu có, nhờ các bộ phận chuyên trách đánh giá thêm về tính pháp lý.
Tạm dừng giao dịch liên quan
- Khoanh vùng rủi ro: Tạm dừng sử dụng giấy tờ nghi vấn trong các giao dịch, tránh ký kết hoặc thanh toán cho đến khi xác minh xong.
- Ngăn chặn hậu quả lan rộng: Nếu giấy tờ giả liên quan đến nhiều bộ phận, cần cảnh báo nội bộ để mọi người cảnh giác.
Hợp tác với cơ quan chức năng
- Báo cáo cho cơ quan có thẩm quyền: Trong trường hợp xác định có hành vi giả mạo, doanh nghiệp cần thông báo cho công an, cơ quan thuế hoặc cơ quan cấp phép liên quan.
- Cung cấp bằng chứng: Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu, báo cáo nội bộ và các bằng chứng hỗ trợ quá trình điều tra.
- Tuân thủ quy trình pháp lý: Hợp tác đầy đủ để bảo vệ quyền lợi hợp pháp của doanh nghiệp.
Rà soát và củng cố quy trình quản lý hồ sơ
- Xem xét lỗ hổng: Xác định nguyên nhân giấy tờ giả mạo lọt vào quy trình – do thiếu kiểm tra, quy trình lưu trữ lỏng lẻo hay sự bất cẩn của nhân sự.
- Tăng cường kiểm soát nội bộ: Áp dụng các biện pháp xác thực như chữ ký số, con dấu điện tử và lưu trữ hồ sơ trên hệ thống quản lý dữ liệu tập trung.
- Đào tạo nhận diện giấy tờ giả mạo: Tổ chức các buổi huấn luyện cho nhân sự hành chính và kế toán để nâng cao khả năng phát hiện sớm.
Những sai lầm thường gặp khi xử lý giấy tờ nghi giả mạo
- Tự ý hủy giấy tờ: Việc hủy tài liệu khi chưa báo cáo có thể khiến mất chứng cứ quan trọng phục vụ điều tra.
- Tiếp tục sử dụng giấy tờ nghi vấn: Dẫn đến rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp và cá nhân liên quan.
- Chậm báo cáo cấp trên: Có thể làm kéo dài thời gian khắc phục và tăng thiệt hại.
- Thiếu kỹ năng nhận diện dấu hiệu giả mạo: Nhiều hành chính chưa được đào tạo bài bản, dẫn đến bỏ sót các dấu hiệu quan trọng.
Xử lý giấy tờ có dấu hiệu giả mạo đòi hỏi kiến thức pháp luật vững chắc, quy trình làm việc khoa học và khả năng xử lý tình huống nhanh nhạy. Đối với nhân sự hành chính – “người gác cổng” hồ sơ công ty – việc nâng cấp kỹ năng pháp chế không chỉ giúp họ tự tin khi xử lý các tình huống nhạy cảm mà còn bảo vệ chính doanh nghiệp khỏi rủi ro pháp lý.
Khóa học “Pháp luật cho kế toán – hành chính – nhân sự kiêm nhiệm pháp chế tại doanh nghiệp vừa và nhỏ” của Pháp chế ICA cung cấp nền tảng pháp luật thực tiễn, kỹ năng nhận diện và xử lý rủi ro giấy tờ cho nhân sự SME.
Tìm hiểu chi tiết tại: https://phapche.edu.vn/courses/khoa-dao-tao-phap-luat-cho-ke-toan-hanh-chinh-nhan-su-kiem-nhiem-phap-che-tai-doanh-nghiep-vua-va-nho/
Mời bạn xem thêm: