Sơ đồ bài viết
Trong hoạt động doanh nghiệp, hợp đồng là công cụ pháp lý quan trọng, quy định quyền và nghĩa vụ của các bên khi tham gia giao dịch. Với nhân sự hành chính và kế toán, hợp đồng xuất hiện gần như hàng ngày, từ mua sắm văn phòng phẩm, thuê dịch vụ, hợp tác cung ứng, đến hợp đồng lao động. Việc hiểu rõ các loại hợp đồng hành chính, kế toán thường gặp giúp nhân sự xử lý công việc chính xác, giảm thiểu rủi ro và tuân thủ pháp luật.
Vì sao hành chính và kế toán cần hiểu về hợp đồng?
Bảo vệ quyền lợi doanh nghiệp: Nắm rõ nội dung hợp đồng giúp phát hiện các điều khoản bất lợi, từ đó đề xuất chỉnh sửa.
Tuân thủ pháp luật: Luật Dân sự, Luật Thương mại, Luật Lao động và các quy định chuyên ngành đều có điều khoản điều chỉnh hợp đồng. Hiểu luật giúp tránh vi phạm.
Đảm bảo quy trình nội bộ: Hợp đồng thường gắn với kế hoạch chi tiêu, mua sắm và quản lý nhân sự; nếu sai sót, có thể ảnh hưởng cả tài chính và vận hành.
Tránh trách nhiệm cá nhân: Khi hợp đồng xảy ra tranh chấp, bộ phận chuẩn bị và rà soát văn bản sẽ phải giải trình. Có kiến thức giúp giảm rủi ro bị quy trách nhiệm.
Các loại hợp đồng hành chính, kế toán thường gặp
Hợp đồng lao động
- Mục đích: Xác lập quan hệ lao động giữa doanh nghiệp và người lao động.
- Nội dung chính: Vị trí công việc, mức lương, thời giờ làm việc, chế độ bảo hiểm, quyền và nghĩa vụ của hai bên.
- Lưu ý pháp lý:
- Tuân thủ Luật Lao động 2019 và các nghị định hướng dẫn.
- Không ký hợp đồng thử việc riêng biệt nếu đã ghi thời gian thử việc trong hợp đồng lao động.
- Đảm bảo đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội đúng thời điểm.
Hợp đồng dịch vụ
- Mục đích: Thuê bên cung cấp dịch vụ thực hiện công việc nhất định (vệ sinh, bảo trì, đào tạo…).
- Nội dung chính: Phạm vi dịch vụ, tiêu chuẩn chất lượng, thời hạn, phương thức thanh toán, điều khoản xử lý vi phạm.
- Lưu ý pháp lý:
- Rà soát điều khoản về bồi thường khi dịch vụ không đạt yêu cầu.
- Ghi rõ nghĩa vụ bảo mật thông tin nếu dịch vụ liên quan đến dữ liệu nội bộ.
Hợp đồng mua bán hàng hóa
- Mục đích: Mua sắm tài sản, thiết bị, vật tư phục vụ hoạt động.
- Nội dung chính: Tên hàng, số lượng, chất lượng, giá cả, phương thức giao nhận, bảo hành.
- Lưu ý pháp lý:
- Kiểm tra điều khoản về quyền sở hữu và rủi ro hàng hóa.
- Yêu cầu hóa đơn tài chính hợp pháp để phục vụ kế toán và thuế.
Hợp đồng thuê tài sản
- Mục đích: Thuê văn phòng, kho bãi, phương tiện vận tải hoặc máy móc.
- Nội dung chính: Thời hạn thuê, giá thuê, phương thức thanh toán, bảo dưỡng, trả lại tài sản.
- Lưu ý pháp lý:
- Kiểm tra quyền cho thuê của bên cho thuê.
- Ghi rõ trách nhiệm sửa chữa, bảo trì để tránh tranh chấp.
Hợp đồng ủy quyền
- Mục đích: Ủy quyền cho cá nhân hoặc tổ chức thực hiện một số công việc thay mặt doanh nghiệp.
- Nội dung chính: Phạm vi ủy quyền, thời hạn, quyền và nghĩa vụ của bên được ủy quyền.
- Lưu ý pháp lý:
- Xác định rõ phạm vi để tránh vượt quá thẩm quyền.
- Đảm bảo hình thức văn bản có chữ ký và con dấu hợp lệ.
Hợp đồng hợp tác kinh doanh (BCC)
Đăng ký hợp đồng tại cơ quan nhà nước nếu thuộc trường hợp bắt buộc.
Mục đích: Hợp tác giữa hai hoặc nhiều bên để cùng thực hiện dự án, chia lợi nhuận và rủi ro.
Nội dung chính: Tỷ lệ góp vốn, phân chia lợi nhuận, phân công công việc, giải quyết tranh chấp.
Lưu ý pháp lý: Cần điều khoản rõ ràng về chấm dứt hợp đồng.
Những rủi ro thường gặp khi xử lý hợp đồng cần lưu ý
Rủi ro về nội dung và điều khoản
- Điều khoản không rõ ràng, mâu thuẫn: Ngôn ngữ mơ hồ hoặc các điều khoản mâu thuẫn có thể dẫn đến hiểu lầm và tranh chấp. Ví dụ, điều khoản về thời hạn thanh toán không được quy định cụ thể, hoặc cách tính giá trị hợp đồng không nhất quán.
- Thiếu các điều khoản quan trọng: Hợp đồng không bao gồm các điều khoản về bồi thường thiệt hại, phạt vi phạm, hay cơ chế giải quyết tranh chấp. Điều này khiến doanh nghiệp gặp bất lợi khi có sự cố xảy ra.
- Điều khoản bất lợi: Một bên có thể cố tình đưa vào các điều khoản không công bằng, chẳng hạn như miễn trừ trách nhiệm một cách phi lý hoặc áp đặt các nghĩa vụ quá nặng cho bên còn lại.
Rủi ro về pháp lý và tuân thủ
- Hợp đồng vô hiệu: Hợp đồng có thể bị vô hiệu nếu vi phạm các quy định của pháp luật, ví dụ như giao dịch liên quan đến hàng cấm, hoặc được ký bởi người không có thẩm quyền.
- Không tuân thủ luật chuyên ngành: Một số ngành nghề có các quy định đặc thù về hợp đồng (ví dụ: xây dựng, bảo hiểm). Nếu hợp đồng không tuân thủ, nó có thể bị vô hiệu hoặc bị phạt.
- Sai sót về hình thức: Hợp đồng thiếu chữ ký, con dấu, hoặc không được công chứng, chứng thực trong các trường hợp bắt buộc.
Rủi ro về quy trình và quản lý
- Sai sót trong quá trình soạn thảo: Lỗi chính tả, sai sót số liệu, hoặc nhầm lẫn thông tin của các bên có thể làm thay đổi bản chất của hợp đồng.
- Thiếu kiểm soát nội bộ: Quy trình ký kết hợp đồng không chặt chẽ, thiếu sự rà soát từ các bộ phận liên quan (như pháp lý, kế toán) có thể dẫn đến những hợp đồng kém chất lượng.
- Lưu trữ và quản lý không hiệu quả: Mất mát, hư hỏng hoặc không thể tìm thấy hợp đồng khi cần thiết sẽ gây ra nhiều khó khăn, đặc biệt là khi cần đối chiếu hoặc giải quyết tranh chấp.
Rủi ro về bên đối tác
- Năng lực của đối tác: Đối tác không đủ năng lực tài chính, chuyên môn để thực hiện các cam kết trong hợp đồng.
- Thiếu thiện chí: Đối tác cố tình vi phạm các điều khoản, chậm trễ thực hiện nghĩa vụ hoặc có hành vi gian lận.
Hiểu rõ các loại hợp đồng hành chính, kế toán thường gặp không chỉ giúp công việc trôi chảy mà còn bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp và tránh rủi ro cá nhân cho người xử lý hợp đồng. Việc trang bị kiến thức pháp luật, kỹ năng thực hành và quy trình quản lý hợp đồng là yếu tố bắt buộc đối với nhân sự hành chính – kế toán trong bối cảnh tuân thủ pháp luật ngày càng được siết chặt.
Nếu bạn đang là kế toán, hành chính hoặc nhân sự kiêm nhiệm pháp chế tại doanh nghiệp vừa và nhỏ, Khóa đào tạo “Pháp luật cho kế toán – hành chính – nhân sự kiêm nhiệm pháp chế” của Pháp chế ICa sẽ cung cấp đầy đủ kiến thức và kỹ năng thực tiễn để bạn tự tin xử lý hợp đồng và các tình huống pháp lý.
Xem chi tiết tại: https://phapche.edu.vn/courses/khoa-dao-tao-phap-luat-cho-ke-toan-hanh-chinh-nhan-su-kiem-nhiem-phap-che-tai-doanh-nghiep-vua-va-nho/
Mời bạn xem thêm: