Chương III trong bài giảng môn học Luật công chứng, chứng thực và luật sư đi sâu vào thực tiễn áp dụng các quy định pháp luật. Đây là nội dung quan trọng giúp bạn hiểu rõ cách xử lý các tình huống thực tế, đảm bảo tính hợp pháp và quyền lợi của các bên liên quan. Hãy khám phá ngay để nắm bắt kỹ năng chuyên môn, từ đó vận dụng hiệu quả trong lĩnh vực pháp lý, công chứng và hoạt động luật sư chuyên nghiệp!
Bài giảng môn học Luật công chứng, chứng thực, luật sư chương III
Chương 3: Thủ tục công chứng
I. Khái niệm thủ tục công chứng
– Nếu coi công chứng là hoạt động của công chứng viên thì thủ tục công chứng là cách thức mà công chững viên thực hiện hoạt động công chứng hợp đồng, giao dịch và bản dịch theo 1 trình tự được PL quy định
– Nếu coi công chứng là dịch vụ thì thủ tục công chứng là cách thức để các bên trong hoạt động công chứng thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình
– Thủ tục công chứng liên quan đến các vấn đề:
+ chủ thể
+ hồ sơ công chứng
+ địa điểm công chứng
+ thời hạn công chứng
1. Chủ thể trong hoạt động công chứng
– Là các bên tham gia vào thủ tục công chứng để thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình
– Người thực hiện công chứng: là công chứng viên
Ngoài ra còn có: thư ký công chứng, nhân viên khác của tổ chức hành nghề công chứng, bản thân tổ chức hành nghề công chứng (như việc thu phí công chứng, con dấu của tổ chức hành nghề công chứng chứ không phải của công chứng viên, việc lưu trữ hồ sơ công chứng là của tổ chức hành nghề công chứng)
– Người yêu cầu công chứng: là cá nhân, tổ chức
+ cá nhân: phải có năng lực hành vi dân sự
+ tổ chức: phải thực hiện thông qua người đại diện theo PL hoặc theo ủy quyền
– Người làm chứng: nếu người yêu cầu công chứng không đọc được, không nghe được, không ký được, không điểm chỉ được hoặc trường hợp khác theo yêu cầu của PL
– Người phiên dịch: nếu người yêu cầu công chứng không thông thạo tiếng Việt
2. Hồ sơ công chứng (Điều 40, khoản 1, Luật Công chứng 2014)
– Hồ sơ yêu cầu công chứng được lập thành một bộ, gồm:
+ Phiếu yêu cầu công chứng: trong đó có thông tin về họ tên, địa chỉ người yêu cầu công chứng, nội dung cần công chứng, danh mục giấy tờ gửi kèm theo; tên tổ chức hành nghề công chứng, họ tên người tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng, thời điểm tiếp nhận hồ sơ
+ Dự thảo hợp đồng, giao dịch: do người yêu cầu công chứng soạn
+ Bản sao giấy tờ tùy thân của người yêu cầu công chứng: chứng minh nhân dân, thẻ căn cước, hoặc hộ chiếu còn hạn sử dụng
+ Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trong trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó
+ Bản sao giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải có: VD giấy ủy quyền, giấy chứng nhận hàng hóa, …
3. Thời hạn công chứng (Điều 43 Luật Công chứng 2014)
– Thời hạn công chứng được xác định kể từ ngày thụ lý hồ sơ yêu cầu công chứng đến ngày trả kết quả công chứng. Thời gian xác minh, giám định nội dung liên quan đến hợp đồng, giao dịch, niêm yết việc thụ lý công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản, dịch giấy tờ, văn bản không tính vào thời hạn công chứng.
– Thời hạn công chứng không quá 02 ngày làm việc; đối với hợp đồng, giao dịch có nội dung phức tạp thì thời hạn công chứng có thể kéo dài hơn nhưng không quá 10 ngày làm việc.
4. Địa điểm công chứng (Điều 44 Luật Công chứng 2014)
– Việc công chứng có thể được thực hiện ở bất kỳ tổ chức hành nghề công chứng nào:
+ PL không phân biệt Phòng công chứng và Văn phòng công chứng
+ PL không phân biệt công chứng tại tỉnh thành phố nào, trừ các hợp đồng, giao dịch có liên quan đến bất động sản (phải là tổ chức hành nghề công chứng có trụ sở cùng với nơi có bất động sản), tuy nhiên chỉ áp dụng với việc chuyển nhượng quyền sử dụng bất động sản, nếu công chứng liên quan đến di chúc, thừa kế bất động sản thì không cần theo quy định này
– Với hợp đồng, giao dịch về bất động sản phải được công chứng tại tổ chức hành nghề công chứng trong phạm phi cấp tỉnh nơi có bất động sản, trừ trường hợp công chứng di chúc, công chứng văn bản từ chối nhận di sản và văn bản ủy quyền
– Việc công chứng phải được thực hiện tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng.
– Việc công chứng có thể được thực hiện ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng trong trường hợp người yêu cầu công chứng là người già yếu, không thể đi lại được, người đang bị tạm giữ, tạm giam, đang thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác không thể đến trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng.
II. Thủ tục công chứng
1. Thủ tục chung về công chứng hợp đồng, giao dịch
– Thủ tục công chứng được quy định thống nhất, tuy nhiên PL có quy định riêng đối với từng loại việc
– Thủ tục công chứng chia làm 2 giai đoạn:
+ tiếp nhận yêu cầu công chứng
+ thực hiện công chứng
a. Tiếp nhận yêu cầu công chứng
– Người yêu cầu công chứng chuẩn bị hồ sơ theo quy định của PL và xuất trình cho công chứng viên
– Khi tiếp nhận yêu cầu công chứng, công chứng viên phải kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng và xử lý theo 1 trong các cách thức sau:
+ nếu hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, phù hợp với quy định của PL thì thụ lý và ghi vào sổ công chứng
+ nếu có căn cứ cho rằng trong hồ sơ yêu cầu công chứng có vấn đề chưa rõ, việc giao kết hợp đồng, giao dịch có dấu hiệu bị đe dọa, cưỡng ép, có sự nghi ngờ về năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng hoặc đối tượng của hợp đồng, giao dịch chưa được mô tả cụ thể thì công chứng viên đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định; trường hợp không làm rõ được thì có quyền từ chối công chứng.
b. Thực hiện công chứng
– Trước khi bắt đầu việc công chứng, công chứng viên phải:
+ hướng dẫn người yêu cầu công chứng tuân thủ đúng các quy định về thủ tục công chứng và các quy định PL có liên quan đến việc thực hiện hợp đồng, giao dịch
+ giải thích cho người yêu cầu công chứng hiểu rõ quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc tham gia hợp đồng, giao dịch.
– Đối với hợp đồng, giao dịch mà người yêu cầu công chứng tự soạn thảo thì công chứng viên sẽ phải tiến hành kiểm tra dự thảo hợp đồng, giao dịch. Nếu trong dự thảo hợp đồng, giao dịch có điều khoản vi phạm PL, trái đạo đức xã hội, đối tượng của hợp đồng, giao dịch không phù hợp với quy định của PL thì công chứng viên phải chỉ rõ cho người yêu cầu công chứng để sửa chữa. Trường hợp người yêu cầu công chứng không sửa chữa thì công chứng viên có quyền từ chối công chứng.
– Nếu người yêu cầu công chứng chưa soạn thảo hợp đồng, giao dịch mà nhờ công chứng viên soạn, thì công chứng viên phải:
+ xác nhận lại với người yêu cầu công chứng về nội dung, ý định và các vấn đề khác của hợp đồng, giao dịch
+ nếu nhận thấy ý định giao kết hợp đồng, giao dịch không vi phạm PL, không trái đạo đức xã hội thì công chứng viên sẽ soạn hợp đồng, giao dịch cho người yêu cầu
– Người yêu cầu công chứng tự đọc dự thảo hợp đồng, giao dịch hoặc công chứng viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe.
– Trường hợp người yêu cầu công chứng đồng ý toàn bộ nội dung trong dự thảo hợp đồng, giao dịch thì ký/điểm chỉ vào từng trang của hợp đồng, giao dịch. Tiếp đến người làm chứng, người phiên dịch ký/điểm chỉ (nếu có)
– Người yêu cầu công chứng ký vào từng tranh của hợp đồng, giao dịch, trang cuối sẽ ký và ghi rõ họ tên.
– Việc ký/điểm chỉ vào hợp đồng, giao dich phải thực hiện trước mặt công chứng viên, trừ trường hợp người đại diện của tổ chức tín dụng, doanh nghiệp đã đăng ký chữ ký mẫu tại tổ chức hành nghề công chứng thì người đó có thể ký trước vào hợp đồng, giao dịch. Công chứng viên phải đối chiếu chữ ký của họ trong hợp đồng với chữ ký mẫu trước khi thực hiện việc công chứng.
– Yêu cầu người yêu cầu công chứng xuất trình bản chính của các giấy tờ trong hồ sơ công chứng để đối chiếu
– Ghi lời chứng theo mẫu (Điều 46 Luật Công chứng 2014) do Bộ Tư pháp quy định, gồm các nội dung:
+ thời điểm, địa điểm công chứng, họ, tên công chứng viên, tên tổ chức hành nghề công chứng;
+ chứng nhận người tham gia hợp đồng, giao dịch hoàn toàn tự nguyện, có năng lực hành vi dân sự, mục đích, nội dung của hợp đồng, giao dịch không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ trong hợp đồng, giao dịch đúng là chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của người tham gia hợp đồng, giao dịch;
+ trách nhiệm của công chứng viên đối với lời chứng;
+ chữ ký của công chứng viên và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng.
– Công chứng viên ký và đóng dấu của Tổ chức hành nghề công chứng
2. Một số thủ tục công chứng cụ thể
a. Công chứng bản dịch (Điều 61)
– Công chứng viên tiếp nhận bản chính giấy tờ, văn bản cần dịch, kiểm tra và giao cho người phiên dịch là cộng tác viên của tổ chức hành nghề công chứng thực hiện.
– Cộng tác viên phải là người tốt nghiệp đại học ngoại ngữ hoặc đại học khác mà thông thạo thứ tiếng nước ngoài đó. Cộng tác viên phải chịu trách nhiệm đối với tổ chức hành nghề công chứng về tính chính xác, phù hợp của nội dung bản dịch do mình thực hiện.
– Khi dịch xong, người phiên dịch phải ký vào từng trang của bản dịch và trang cuối phải ghi rõ họ tên của mình.
– Từng trang của bản dịch phải được đóng dấu chữ “Bản dịch” vào chỗ trống phía trên bên phải; bản dịch phải được đính kèm với bản sao của bản chính và được đóng dấu giáp lai.
– Lời chứng của công chứng viên đối với bản dịch:
+ thời điểm, địa điểm công chứng, họ tên công chứng viên, tên tổ chức hành nghề công chứng;
+ họ tên người phiên dịch;
+ chứng nhận chữ ký trong bản dịch đúng là chữ ký của người phiên dịch;
+ chứng nhận nội dung bản dịch là chính xác, không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội;
+ chữ ký của công chứng viên và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng.
– Các trường hợp không được công chứng bản dịch:
+ Công chứng viên biết hoặc phải biết bản chính được cấp sai thẩm quyền hoặc không hợp lệ; bản chính giả;
+ Giấy tờ, văn bản được yêu cầu dịch đã bị tẩy xoá, sửa chữa, thêm, bớt hoặc bị hư hỏng, cũ nát không thể xác định rõ nội dung;
+ Giấy tờ, văn bản được yêu cầu dịch thuộc bí mật nhà nước; giấy tờ, văn bản bị cấm phổ biến theo quy định của pháp luật
b. Công chứng di chúc (Điều 56 Luật Công chứng 2014)
– Người lập di chúc phải tự mình yêu cầu công chứng di chúc, không được ủy quyền cho người khác
– Nếu công chứng viên nghi ngờ người lập di chúc bị bệnh tâm thần hoặc mắc bệnh khác mà không thể nhận thức và làm chủ được hành vi của mình, hoặc có căn cứ cho rằng việc lập di chúc có dấu hiệu bị lừa dối, đe dọa hoặc cưỡng ép thì công chứng viên đề nghị người lập di chúc làm rõ, trường hợp không làm rõ được thì có quyền từ chối công chứng di chúc đó.
– Nếu tính mạng người lập di chúc bị đe dọa thì người yêu cầu công chứng không phải xuất trình đầy đủ giấy tờ quy định tại khoản 1 Điều 40 của Luật này nhưng phải ghi rõ trong văn bản công chứng.
– Di chúc đã được công chứng nhưng sau đó người lập di chúc muốn sửa đổi, bổ sung, thay thế, hủy bỏ một phần hoặc toàn bộ di chúc thì có thể yêu cầu bất kỳ công chứng viên nào công chứng việc sửa đổi, bổ sung, thay thế hoặc hủy bỏ đó. Trường hợp di chúc trước đó đang được lưu giữ tại một tổ chức hành nghề công chứng thì người lập di chúc phải thông báo cho tổ chức hành nghề công chứng đang lưu giữ di chúc biết việc sửa đổi, bổ sung, thay thế, hủy bỏ di chúc đó.
c. Công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản (Điều 56 Luật Công chứng 2014)
– Những người thừa kế theo PL hoặc theo di chúc mà trong di chúc không xác định rõ phần di sản được hưởng của từng người thì có quyền yêu cầu công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản.
– Trong văn bản thỏa thuận phân chia di sản, người được hưởng di sản có thể tặng cho toàn bộ hoặc một phần di sản mà mình được hưởng cho người thừa kế khác.
– Nếu di sản là quyền sử dụng đất hoặc tài sản PL quy định phải đăng ký quyền sở hữu thì trong hồ sơ yêu cầu công chứng phải có giấy tờ chứng minh quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản của người để lại di sản đó.
– Trường hợp thừa kế theo PL, thì trong hồ sơ yêu cầu công chứng phải có giấy tờ chứng minh quan hệ giữa người để lại di sản và người được hưởng di sản theo quy định của PL về thừa kế. Trường hợp thừa kế theo di chúc, trong hồ sơ yêu cầu công chứng phải có bản sao di chúc.
– Công chứng viên phải kiểm tra để xác định người để lại di sản đúng là người có quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản và những người yêu cầu công chứng đúng là người được hưởng di sản; nếu thấy chưa rõ hoặc có căn cứ cho rằng việc để lại di sản và hưởng di sản là không đúng PL thì từ chối yêu cầu công chứng hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định.
– Tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm niêm yết việc thụ lý công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản trước khi thực hiện việc công chứng.
– Văn bản thỏa thuận phân chia di sản đã được công chứng là một trong các căn cứ để cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký việc chuyển quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản cho người được hưởng di sản.
d. Công chứng hợp đồng thế chấp bất động sản (Điều 56 Luật Công chứng 2014)
– Việc công chứng hợp đồng thế chấp bất động sản phải được thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng có trụ sở tại tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi có bất động sản.
– Trường hợp một bất động sản đã được thế chấp để bảo đảm thực hiện một nghĩa vụ và hợp đồng thế chấp đã được công chứng mà sau đó được tiếp tục thế chấp để bảo đảm cho một nghĩa vụ khác trong phạm vi pháp luật cho phép thì các hợp đồng thế chấp tiếp theo phải được công chứng tại tổ chức hành nghề công chứng đã công chứng hợp đồng thế chấp lần đầu.
– Trường hợp tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện việc công chứng chấm dứt hoạt động, chuyển đổi, chuyển nhượng hoặc giải thể thì công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng đang lưu trữ hồ sơ công chứng hợp đồng thế chấp tiếp theo đó.
3. Giá trị pháp lý của văn bản công chứng (Điều 5 Luật Công chứng 2014)
– Văn bản công chứng có hiệu lực kể từ ngày được công chứng viên ký và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng.
– Hợp đồng, giao dịch được công chứng có hiệu lực thi hành đối với các bên liên quan; trong trường hợp bên có nghĩa vụ không thực hiện nghĩa vụ của mình thì bên kia có quyền yêu cầu Tòa án giải quyết theo quy định của pháp luật, trừ trường hợp các bên tham gia hợp đồng, giao dịch có thỏa thuận khác.
– Hợp đồng, giao dịch được công chứng có giá trị chứng cứ; những tình tiết, sự kiện trong hợp đồng, giao dịch được công chứng không phải chứng minh, trừ trường hợp bị Tòa án tuyên bố là vô hiệu.
– Bản dịch được công chứng có giá trị sử dụng như giấy tờ, văn bản được dịch.
Tham khảo trọn bộ bài giảng các môn học Luật công chứng, chứng thực, luật sư: https://study.phapche.edu.vn/khoa-hoc-tim-hieu-mon-luat-su-cong-chung-chung-thuc?ref=lnpc
Mời bạn xem thêm: