Sơ đồ bài viết
Trong bức tranh tài chính của doanh nghiệp, doanh thu luôn được xem là nhịp đập của sự sinh tồn. Tuy nhiên, một kế toán viên bản lĩnh không chỉ nhìn vào những con số tăng trưởng mà còn phải thấu hiểu sự vận động của các dòng ngược – đó chính là hàng bán bị trả lại và giảm giá hàng bán. Khi bước sang năm 2026, với sự chuyển dịch từ Thông tư 200 sang Thông tư 99/2025/TT-BTC, việc xử lý các nghiệp vụ này đã chuyển mình từ những thao tác ghi chép đơn thuần sang một quy trình quản trị rủi ro phức tạp và đòi hỏi sự tinh tế về pháp lý. Vậy Hạch toán hoàn hàng, giảm giá hàng bán đúng chuẩn kế toán theo quy định mới như thế nào, cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé
Bản chất hoàn hàng, giảm giá hàng bán
Chúng ta cần nhìn nhận rằng, hàng bán bị trả lại không chỉ là một lỗi kỹ thuật trong kinh doanh mà là sự đảo ngược bản chất kinh tế của một giao dịch đã hoàn thành. Khi khách hàng từ chối nhận hàng do vi phạm cam kết về chất lượng hoặc chủng loại, giá trị của giao dịch đó bị vô hiệu hóa về mặt doanh thu nhưng lại làm phát sinh một nghĩa vụ mới về quản trị hàng tồn kho.
Ngược lại, giảm giá hàng bán lại là một sự thỏa thuận đầy tính thương mại. Tại đây, quyền sở hữu hàng hóa vẫn được duy trì tại phía người mua, nhưng giá trị trao đổi được định giá lại để phản ánh đúng thực trạng của sản phẩm. Sự khác biệt tinh vi này dẫn đến những hệ quả khác nhau trên bảng cân đối kế toán: một bên làm biến động cả tài khoản doanh thu lẫn tài khoản kho, một bên chỉ tác động trực tiếp vào dòng tiền và các khoản phải thu.
Hạch toán hoàn hàng, giảm giá hàng bán đúng chuẩn kế toán
Theo quy định mới nhất, việc theo dõi các khoản giảm trừ doanh thu được thực hiện tập trung qua hệ thống tài khoản 521. Khi phát sinh nghiệp vụ hàng trả lại, kế toán thực hiện bút toán ghi giảm doanh thu bằng cách ghi Nợ tài khoản 5212 cùng với việc điều chỉnh giảm số thuế giá trị gia tăng đầu ra tương ứng tại tài khoản 3331. Đây là bước đi quan trọng nhằm làm sạch dữ liệu doanh thu trước khi ghi nhận vào công nợ hoặc trả lại tiền cho đối tác qua các tài khoản tiền mặt và tiền gửi ngân hàng.
Tuy nhiên, linh hồn của nghiệp vụ hoàn hàng nằm ở bước tái nhập kho. Kế toán phải thực hiện việc đảo ngược giá vốn hàng bán, đưa giá trị sản phẩm trở lại tài khoản hàng hóa hoặc thành phẩm. Điều này đòi hỏi một sự đồng bộ chặt chẽ với bộ phận kho vận để đảm bảo giá trị ghi sổ của hàng trả về phải khớp đúng với giá vốn tại thời điểm xuất kho ban đầu, tránh việc làm sai lệch giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho.
Đối với nghiệp vụ giảm giá, quy trình có phần tinh gọn hơn khi chỉ tập trung vào việc điều chỉnh giá trị thanh toán thông qua tài khoản 5213. Do hàng hóa không quay trở lại kho, kế toán không cần thực hiện bút toán giá vốn, nhưng lại phải đặc biệt cẩn trọng trong việc đối chiếu hóa đơn điều chỉnh để đảm bảo tính hợp lệ cho việc khấu trừ thuế sau này.
Hạch toán hàng bán bị trả lại (Sales Returns)
Nghiệp vụ này phát sinh khi khách hàng trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa do vi phạm hợp đồng.
A. Tại bên bán (Bên bị trả lại hàng)
Bút toán 1: Ghi giảm doanh thu và thuế GTGT Căn cứ vào hóa đơn trả lại hàng:
Nợ TK 521 (Chi tiết 5212 – Hàng bán bị trả lại): Giá trị hàng bị trả lại (giá chưa thuế).
Nợ TK 3331 (33311): Thuế GTGT đầu ra tương ứng.
Có TK 111, 112, 131: Tổng giá trị thanh toán/Số tiền trừ vào công nợ.
Bút toán 2: Nhập lại kho và giảm giá vốn Kế toán ghi nhận giá trị hàng hóa quay về kho:
Nợ TK 155, 156: Giá trị hàng hóa nhập kho (theo giá vốn cũ).
Có TK 632: Giảm giá vốn hàng bán tương ứng.
Bút toán 3: Kết chuyển cuối kỳ Cuối kỳ, kế toán kết chuyển để xác định doanh thu thuần trên BCTC:
Nợ TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
Có TK 521 (5212): Kết chuyển các khoản giảm trừ.
B. Tại bên mua (Bên trả lại hàng)
Nợ TK 111, 112, 331: Tổng số tiền nhận lại hoặc giảm nợ.
Có TK 152, 153, 156: Giá trị hàng hóa trả lại (giá chưa thuế).
Có TK 133 (1331): Giảm số thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ.
Hạch toán giảm giá hàng bán
Sử dụng khi khách hàng vẫn giữ lại hàng nhưng yêu cầu giảm giá do lỗi nhẹ hoặc hàng lỗi thời.
Nợ TK 521 (Chi tiết 5213 – Giảm giá hàng bán): Giá trị giảm giá chưa thuế.
Nợ TK 3331: Thuế GTGT tương ứng với khoản giảm giá.
Có TK 131, 111, 112: Tổng số tiền giảm giá cho khách.
Lưu ý theo Thông tư 133 (Nếu doanh nghiệp nhỏ vẫn áp dụng): Tiếp tục ghi trực tiếp vào bên Nợ TK 511 thay vì qua tài khoản trung gian 521. Tuy nhiên, năm 2026 khuyến khích các doanh nghiệp chuyển dịch dần sang tư duy của Thông tư 99 để đồng nhất dữ liệu.
Sự chuyển dịch trong chứng từ và hóa đơn điện tử
Sự ra đời của Nghị định 70/2025/NĐ-CP đã đặt ra những tiêu chuẩn mới khắt khe hơn cho hệ thống chứng từ. Việc hạch toán hiện nay không thể tách rời khỏi tính thời điểm của hóa đơn điện tử. Khi doanh nghiệp mua trả lại hàng, trách nhiệm lập hóa đơn trả hàng thuộc về bên mua nếu họ là tổ chức kinh tế. Đây chính là bằng chứng thép để bên bán thực hiện các bút toán giảm trừ.
Nếu thiếu đi sự nhất quán giữa biên bản thỏa thuận và hóa đơn điện tử, doanh nghiệp sẽ rơi vào rẫy rủi ro bị cơ quan thuế bác bỏ các khoản giảm trừ doanh thu, dẫn đến việc phải nộp thuế thu nhập doanh nghiệp trên một con số ảo. Do đó, tính mượt mà trong phối hợp giữa các phòng ban – từ kinh doanh đến kho và kế toán – chính là chìa khóa để bảo vệ lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp.
Một trong những thách thức lớn nhất đối với kế toán trưởng là việc xử lý hàng trả lại phát sinh giữa hai niên độ. Thông tư 99 hướng dẫn rất rõ về việc xử lý các sự kiện phát sinh sau ngày kết thúc kỳ kế toán năm. Nếu việc trả hàng xảy ra sau khi khóa sổ nhưng trước khi phát hành báo cáo tài chính, doanh nghiệp có nghĩa vụ phải điều chỉnh hồi tố để phản ánh trung thực kết quả kinh doanh của năm trước. Điều này đảm bảo rằng người sử dụng báo cáo tài chính không bị đánh lừa bởi những con số doanh thu thực tế sẽ bị hủy bỏ trong tương lai gần.
Hơn thế nữa, việc hạch toán đúng còn ảnh hưởng trực tiếp đến các chỉ số tài chính cốt lõi như biên lợi nhuận gộp và vòng quay hàng tồn kho. Một sai sót nhỏ trong việc phân loại giữa giảm giá hàng bán và chiết khấu thanh toán cũng có thể làm thay đổi hoàn toàn cấu trúc chi phí và doanh thu thuần, gây ra những hiểu lầm tai hại trong việc phân tích hiệu quả hoạt động kinh doanh.
Khép lại quá trình hạch toán, bước cuối cùng là việc kết chuyển từ tài khoản 521 sang tài khoản 511 để xác định doanh thu thuần. Đây không chỉ là một thao tác kỹ thuật cuối kỳ mà là thời điểm để nhà quản trị nhìn lại chất lượng sản phẩm và dịch vụ của mình thông qua tỉ lệ các khoản giảm trừ
Trong kỷ nguyên của sự minh bạch và các tiêu chuẩn kế toán, việc nắm vững cách hạch toán hoàn hàng và giảm giá hàng bán theo Thông tư 99 không chỉ là tuân thủ pháp luật, mà còn là cách để doanh nghiệp xây dựng một hệ thống tài chính vững chắc, đáng tin cậy. Kế toán viên hiện đại phải là người hiểu rõ hơi thở của từng nghiệp vụ, đảm bảo mỗi bút toán đều mang trong mình tính logic của kinh tế và tính chuẩn xác của pháp lý.
Bên cạnh việc nắm vững lý thuyết, việc thực hành trên chứng từ thực tế là chìa khóa để làm chủ nghề. Khóa học đào tạo pháp luật cho kế toán công ty của Học viện pháp chế ICA sẽ giúp bạn làm chủ Thông tư 99/2025/TT-BTC, xử lý thành thạo các nghiệp vụ khó và kỹ năng quyết toán thuế đỉnh cao. Hãy đăng ký ngay hôm nay để nâng tầm sự nghiệp!
Mời bạn xem thêm:
