Sơ đồ bài viết
Năm 2026 đánh dấu một bước ngoặt lớn trong việc quản lý thuế đối với lĩnh vực Thương mại điện tử (TMĐT). Việc “bán hàng vui vẻ, thuế tính sau” đã không còn phù hợp. Nếu bạn đang kinh doanh trên TikTok, Shopee, Facebook hay Website cá nhân, việc hiểu rõ bộ ba: Hóa đơn doanh thu chi phí trong kinh doanh online chính là tấm khiên bảo vệ bạn trước những rủi ro pháp lý không đáng có. Tham khảo ngay trong bài viết sau đây của phapche.edu.vn nhé!
Vì sao người kinh doanh online cần thuộc lòng luật chơi?
Hiện nay, cơ quan Thuế đã áp dụng trí tuệ nhân tạo (AI) và kết nối dữ liệu trực tiếp với các sàn TMĐT cũng như đơn vị vận chuyển.
- Ngưỡng thuế mới: Từ năm 2026, cá nhân và hộ kinh doanh online có doanh thu từ 200 triệu đồng/năm trở lên bắt buộc phải kê khai và nộp thuế (thay vì mức 100 triệu đồng như trước đây).
- Thực trạng đáng lo: Nhiều chủ shop vẫn còn mơ hồ: Khi nào cần xuất hóa đơn? Chi phí quảng cáo Facebook có được trừ không? Nếu khách không lấy hóa đơn thì có cần xuất không?
Việc thiếu minh bạch trong các con số này không chỉ dẫn đến nguy cơ bị truy thu thuế kèm lãi chậm nộp, mà còn có thể khiến bạn đối mặt với các án phạt hành chính nặng nề.
Hóa đơn trong kinh doanh online: Không còn là chuyện tùy ý
Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT)
Thời đại của hóa đơn giấy đã kết thúc. Mọi giao dịch kinh doanh online hiện nay đều phải sử dụng HĐĐT:
- HĐĐT thông thường: Dành cho các giao dịch chuẩn.
- HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền: Đây là hình thức được khuyến khích nhất cho các shop có lượng giao dịch lớn, giúp kết nối dữ liệu trực tiếp với cơ quan thuế ngay khi bấm máy.
Thời điểm xuất hóa đơn vàng
Bạn cần xuất hóa đơn ngay khi:
- Hoàn thành việc bán hàng hoặc cung ứng dịch vụ.
- Nhận tiền đặt cọc (đối với dịch vụ).
- Quy tắc 200.000đ: Mọi giao dịch từ 200.000 đồng trở lên bắt buộc phải xuất hóa đơn, kể cả khi khách hàng cá nhân không có nhu cầu lấy.
Lưu ý cho hộ kinh doanh/Cá nhân
Hộ kinh doanh không được tự in hóa đơn. Bạn phải đăng ký sử dụng dịch vụ HĐĐT thông qua các nhà cung cấp được Tổng cục Thuế cấp phép hoặc mua hóa đơn lẻ theo từng lần phát sinh tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Doanh thu trong kinh doanh online: Hiểu đúng để tính đủ
Nhiều chủ shop lầm tưởng doanh thu là số tiền mình rút về ngân hàng. Thực tế, pháp lý quy định khắt khe hơn:
Doanh thu chịu thuế là gì?
Doanh thu tính thuế = Toàn bộ số tiền thu được từ bán hàng + Phí vận chuyển (nếu có) + Các khoản phụ thu.
Nó bao gồm:
- Tiền bán hàng trực tiếp qua COD.
- Doanh thu hiển thị trên báo cáo của sàn TMĐT (Shopee, Lazada, TikTok…).
- Tiền hoa hồng hoặc phí dịch vụ nhận được từ các bên liên kết.
- Lưu ý: Doanh thu tính thuế tính tại thời điểm giao dịch thành công, không phụ thuộc vào việc bạn đã rút tiền từ ví sàn về tài khoản ngân hàng hay chưa.
Ngưỡng doanh thu và Cách xác định
- Trên 200 triệu đồng/năm: Bắt buộc nộp thuế GTGT và TNCN.
- Căn cứ xác định: Cơ quan thuế sẽ đối soát dựa trên: Số liệu từ sàn TMĐT, Sao kê tài khoản ngân hàng, và dữ liệu từ đơn vị vận chuyển.
Chi phí trong kinh doanh online: Vũ khí tối ưu thuế
Với hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán hoặc kê khai, thuế thường tính trên doanh thu. Tuy nhiên, việc quản lý chi phí vẫn cực kỳ quan trọng để bảo vệ lợi nhuận thực tế và chứng minh hoạt động kinh doanh minh bạch.
Các loại chi phí được chấp nhận
Để một khoản chi được coi là hợp lệ khi thanh kiểm tra, bạn cần có hóa đơn/chứng từ cho:
- Tiền nhập hàng: Hóa đơn VAT đầu vào.
- Chi phí quảng cáo: Hóa đơn từ Facebook, TikTok, Google (lưu ý cần thực hiện nghĩa vụ thuế nhà thầu nếu chi trả cho các nền tảng xuyên biên giới).
- Phí sàn & Vận chuyển: Các chứng từ đối soát định kỳ của sàn.
Điều kiện cần và đủ
- Phải có Hóa đơn điện tử hợp pháp.
- Phát sinh thực tế và liên quan trực tiếp đến việc bán hàng.
- Thanh toán không dùng tiền mặt đối với các hóa đơn trên 20 triệu đồng.
Nghĩa vụ thuế cụ thể
Thông thường, cá nhân kinh doanh online sẽ nộp thuế theo tỷ lệ trên doanh thu:
| Loại hình kinh doanh | Thuế GTGT | Thuế TNCN | Tổng cộng |
| Phân phối, cung cấp hàng hóa | 1% | 0.5% | 1.5% |
| Dịch vụ, xây dựng không bao thầu nguyên vật liệu | 5% | 2% | 7% |
Những rủi ro “nhãn tiền” nếu thiếu minh bạch
Đừng để “mất bò mới lo làm chuồng”. Việc không quản lý tốt hóa đơn và doanh thu sẽ dẫn đến:
- Truy thu thuế: Số tiền thuế cộng dồn nhiều năm có thể lên đến con số khổng lồ.
- Phạt hành chính: Phạt từ 1 đến 3 lần số thuế trốn.
- Mất uy tín: Ảnh hưởng đến việc vay vốn kinh doanh hoặc mở rộng quy mô doanh nghiệp sau này.
Hóa đơn, doanh thu và chi phí là “kiềng ba chân” giúp sự nghiệp kinh doanh online của bạn bền vững. Trong bối cảnh năm 2026 với sự giám sát chặt chẽ từ cơ quan chức năng, việc chủ động cập nhật kiến thức pháp luật không chỉ là trách nhiệm mà còn là lợi thế cạnh tranh.
Lời khuyên cho chủ shop: Hãy bắt đầu số hóa quy trình kế toán, lưu trữ hóa đơn đầu vào cẩn thận và đừng ngần ngại tìm đến các chuyên gia tư vấn thuế để tối ưu hóa dòng tiền của mình.
Mời bạn xem thêm:
