Sơ đồ bài viết
Đứng ở “đầu sóng ngọn gió”, Kế toán là bộ phận trực tiếp làm việc với đoàn thanh tra và chịu áp lực giải trình số liệu. Chỉ một sai sót nhỏ trong việc xác định quan hệ liên kết hay thiếu hụt hồ sơ cũng có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng. Vậy, khi nhận được thông báo kiểm tra, thanh tra chuyển giá kế toán cần chuẩn bị gì để bảo vệ quyền lợi doanh nghiệp và tránh các án phạt không đáng có? Bài viết này của phapche.edu.vn sẽ cung cấp danh sách những việc cần làm và hồ sơ cần chuẩn bị chi tiết nhất dành cho dân kế toán.
Tổng quan về thanh tra chuyển giá
Thanh tra chuyển giá là gì?
Thanh tra chuyển giá là hoạt động kiểm tra, giám sát của cơ quan thuế nhằm xác định xem các giao dịch giữa các bên có quan hệ liên kết có tuân thủ nguyên tắc giao dịch độc lập (Arm’s length principle) hay không. Mục tiêu là ngăn chặn hành vi chuyển lợi nhuận để trốn thuế hoặc giảm nghĩa vụ thuế.
Đối tượng thường bị “soi”:
- Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài (FDI) liên tục báo lỗ nhưng vẫn mở rộng quy mô.
- Doanh nghiệp có giao dịch lớn với các bên liên kết tại các “thiên đường thuế” hoặc nơi có thuế suất thấp hơn Việt Nam.
- Doanh nghiệp nội địa có quan hệ vay mượn phức tạp với ngân hàng hoặc cá nhân điều hành.
Các căn cứ pháp lý thường được áp dụng
Kế toán cần nắm vững “luật chơi” để đối thoại với đoàn thanh tra:
- Nghị định 132/2020/NĐ-CP: “Kim chỉ nam” hiện hành về quản lý thuế đối với giao dịch liên kết.
- Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14.
- Các thông tư hướng dẫn và quy định về thanh tra, kiểm tra thuế.
Kế toán cần rà soát quan hệ liên kết trước khi thanh tra
Bước đầu tiên trong câu hỏi “Thanh tra chuyển giá kế toán cần chuẩn bị gì?” chính là tự rà soát lại xem doanh nghiệp mình đã xác định đúng và đủ quan hệ liên kết hay chưa.
Xác định đúng các bên liên kết
Nhiều kế toán chỉ chú ý đến công ty mẹ – con mà bỏ qua các mối quan hệ khác theo Điều 5 Nghị định 132:
- Quan hệ điều hành, kiểm soát: Giám đốc, thành viên HĐQT điều hành cả 2 doanh nghiệp hoặc có mối quan hệ gia đình (vợ, chồng, cha, mẹ…) với người điều hành bên kia.
- Quan hệ vay vốn (Rất quan trọng): Doanh nghiệp đi vay hoặc được bảo lãnh bởi một doanh nghiệp khác mà khoản vốn vay lớn hơn 25% vốn chủ sở hữu CỦA CHỦ SỞ HỮU VÀ chiếm trên 50% tổng giá trị các khoản nợ trung và dài hạn.
Rà soát đầy đủ các giao dịch liên kết
Không chỉ mua bán hàng hóa, kế toán cần kiểm tra kỹ:
- Giao dịch vay – cho vay tiền.
- Thuê, cho thuê tài sản, văn phòng, nhà xưởng.
- Phí quản lý, phí bản quyền, chuyển giao công nghệ.
- Lưu ý: Các giao dịch mượn tiền không lãi suất, mượn tài sản không thu phí vẫn được tính là giao dịch liên kết và phải kê khai.
Hồ sơ, chứng từ kế toán cần chuẩn bị khi thanh tra chuyển giá
Đây là phần “xương sống” quyết định thành bại của cuộc thanh tra. Hồ sơ cần được sắp xếp khoa học, đầy đủ:
Hồ sơ kê khai giao dịch liên kết
- Mẫu 01: Thông tin về quan hệ liên kết và giao dịch liên kết.
- Mẫu 02, 03: Danh mục hồ sơ xác định giá và thông tin xác định giá.
- Yêu cầu: Số liệu trên các mẫu này phải khớp đúng 100% với Báo cáo tài chính và Tờ khai quyết toán thuế TNDN. Mọi sự lệch lạc đều là cớ để cơ quan thuế nghi ngờ.
Hồ sơ xác định giá giao dịch liên kết (Lập theo năm)
Kế toán cần chuẩn bị sẵn (hoặc yêu cầu đơn vị tư vấn cung cấp):
- Hồ sơ quốc gia (Local file): Chứng minh giá giao dịch tại Việt Nam là phù hợp giá thị trường.
- Hồ sơ toàn cầu (Master file): Nếu công ty mẹ tối cao ở nước ngoài thuộc diện phải lập.
- Các văn bản miễn trừ: Nếu doanh nghiệp thuộc diện miễn lập hồ sơ (theo doanh thu, quy mô…), phải có giấy tờ chứng minh.
Hợp đồng và chứng từ liên quan
- Hợp đồng kinh tế, phụ lục hợp đồng với bên liên kết.
- Hợp đồng vay vốn, khế ước nhận nợ, quy chế tài chính (chứng minh lãi suất).
- Hóa đơn, chứng từ thanh toán, biên bản giao nhận, đối chiếu công nợ.
Chuẩn bị phân tích chuyển giá để làm việc với đoàn thanh tra
Khi đoàn thanh tra chất vấn về giá, kế toán cần có cơ sở lý luận vững chắc:
Phân tích chức năng – rủi ro – tài sản (FAR)
Doanh nghiệp cần chứng minh được vai trò của mình trong chuỗi cung ứng.
- Chức năng: Doanh nghiệp làm gia công hay sản xuất đầy đủ?
- Rủi ro: Ai chịu rủi ro hàng hỏng, rủi ro thị trường, rủi ro nợ xấu?
- Tài sản: Máy móc, công nghệ, thương hiệu thuộc về ai?
- Nguyên tắc: Chức năng càng nhiều, rủi ro càng cao thì lợi nhuận kỳ vọng phải càng lớn.
Phương pháp xác định giá giao dịch liên kết
Giải trình rõ lý do tại sao chọn phương pháp này mà không chọn phương pháp kia (Ví dụ: Tại sao chọn phương pháp So sánh tỷ suất lợi nhuận ròng thay vì So sánh giá giao dịch độc lập?).
Phân tích so sánh (Benchmarking)
- Chuẩn bị bộ cơ sở dữ liệu các công ty so sánh tương đồng (thường lấy từ các nguồn dữ liệu uy tín như Bloomberg, Reuters, FiinGroup…).
- Giải trình các tiêu chí loại trừ và lựa chọn công ty so sánh.
Các lỗi kế toán thường gặp khi bị thanh tra chuyển giá
Để tránh rủi ro, kế toán cần “soi” lại xem mình có mắc các lỗi sau không:
- Số liệu không nhất quán: Số liệu trên Mẫu 01 lệch với Thuyết minh báo cáo tài chính.
- Hồ sơ hình thức: Có lập Hồ sơ xác định giá nhưng nội dung sơ sài, copy-paste từ năm này sang năm khác, không cập nhật dữ liệu so sánh mới.
- Không giải trình được bản chất: Ví dụ, trả phí quản lý cho công ty mẹ nhưng không chứng minh được dịch vụ đó có thực sự phát sinh và mang lại lợi ích kinh tế hay không.
- Nhầm lẫn khái niệm: Cho rằng vay ngân hàng (có bảo lãnh của bên liên kết) là giao dịch độc lập, trong khi theo Nghị định 132 đó có thể là giao dịch liên kết.
Quy trình làm việc với đoàn thanh tra chuyển giá
Chuẩn bị hồ sơ là chưa đủ, kỹ năng làm việc cũng rất quan trọng:
- Nhân sự: Cử người am hiểu nhất về số liệu (Kế toán trưởng hoặc Giám đốc tài chính) làm đầu mối.
- Cung cấp thông tin: Chỉ cung cấp đúng, đủ hồ sơ theo yêu cầu bằng văn bản của đoàn thanh tra. Không tự ý cung cấp dữ liệu thừa.
- Giải trình: Mọi giải trình nên được thực hiện bằng văn bản hoặc biên bản làm việc có chữ ký xác nhận. Tránh trả lời miệng các câu hỏi mang tính định lượng hoặc chưa chắc chắn.
Giải pháp giúp kế toán chủ động trước thanh tra chuyển giá
Thay vì “mất bò mới lo làm chuồng”, kế toán nên:
- Rà soát định kỳ: Kiểm tra các dấu hiệu liên kết vào cuối mỗi quý/năm tài chính.
- Lập hồ sơ đúng hạn: Hoàn thiện Hồ sơ xác định giá giao dịch liên kết trước thời điểm nộp quyết toán thuế TNDN (90 ngày sau khi kết thúc năm).
- Chuẩn hóa dữ liệu: Đảm bảo sự thống nhất giữa Kế toán – Thuế – Tài chính.
- Thuê tư vấn: Nếu giao dịch phức tạp, nên sử dụng dịch vụ tư vấn chuyển giá chuyên nghiệp để có bộ hồ sơ bảo vệ (Defense file) vững chắc.
Câu hỏi “Thanh tra chuyển giá kế toán cần chuẩn bị gì?” không chỉ dừng lại ở việc tập hợp chứng từ, mà là sự chuẩn bị toàn diện về kiến thức pháp lý, số liệu và chiến lược giải trình.
Sự chủ động của bộ phận kế toán trong việc nhận diện rủi ro và chuẩn hóa hồ sơ theo Nghị định 132/2020/NĐ-CP chính là “tấm khiên” tốt nhất giúp doanh nghiệp tránh được các khoản truy thu thuế khổng lồ. Hãy bắt đầu rà soát ngay hôm nay!
Mời bạn xem thêm:
