Sơ đồ bài viết
Trong hoạt động kế toán doanh nghiệp, việc ghi nhận chi phí thường được xem là nghiệp vụ quen thuộc và tương đối an toàn. Nhiều kế toán cho rằng chỉ cần có hóa đơn, chứng từ đầy đủ thì khoản chi sẽ được chấp nhận khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp. Tuy nhiên, thực tế thanh tra – kiểm tra thuế cho thấy không ít khoản chi nhìn qua tưởng hoàn toàn hợp lệ, thậm chí đã được hạch toán nhiều năm, vẫn bị cơ quan thuế loại khỏi chi phí được trừ. Hệ quả không chỉ dừng lại ở việc điều chỉnh sổ sách. Doanh nghiệp có thể bị truy thu thuế, tính tiền chậm nộp, xử phạt vi phạm hành chính, thậm chí bị đánh giá là đơn vị có mức độ rủi ro cao trong hệ thống quản lý thuế. Điều đáng nói là phần lớn các trường hợp này không xuất phát từ hành vi gian lận có chủ ý, mà đến từ việc hiểu chưa đầy đủ hoặc áp dụng chưa đúng quy định pháp luật thuế. Vậy Những khoản chi tưởng hợp lệ nhưng bị loại khi quyết toán thuế là những khoản chi nào? Theo dõi bài viết dưới đây của phapche.edu.vn để tìm câu trả lời nhé
Vì sao chi phí hợp lý theo kế toán lại chưa chắc hợp lệ theo thuế?
Kế toán tài chính và kế toán thuế có chung nền tảng nghiệp vụ nhưng không hoàn toàn trùng nhau về mục tiêu. Trong khi kế toán tài chính tập trung phản ánh trung thực, đầy đủ chi phí phát sinh để đánh giá kết quả kinh doanh, thì kế toán thuế lại chịu sự chi phối chặt chẽ của pháp luật.
Theo quy định, một khoản chi chỉ được tính vào chi phí được trừ khi đồng thời đáp ứng ba điều kiện: phát sinh thực tế liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh, có đầy đủ hóa đơn chứng từ hợp pháp và không thuộc danh mục chi phí bị cấm hoặc hạn chế theo luật thuế. Chỉ cần thiếu một trong ba yếu tố này, khoản chi dù có thật vẫn có thể bị loại.
Chính sự khác biệt này khiến nhiều kế toán rơi vào trạng thái “làm đúng nghiệp vụ nhưng sai luật”, đặc biệt trong các tình huống phát sinh phức tạp hoặc khi chính sách thuế đã thay đổi nhưng chưa được cập nhật kịp thời.
Những khoản chi tưởng hợp lệ nhưng bị loại khi quyết toán thuế
Chi phí có hóa đơn nhưng không chứng minh được tính liên quan đến hoạt động kinh doanh
Một trong những lý do phổ biến khiến chi phí bị loại là không chứng minh được mối liên hệ trực tiếp với hoạt động tạo ra doanh thu. Ví dụ, doanh nghiệp thanh toán chi phí tiếp khách, mua quà tặng, tổ chức sự kiện hoặc công tác phí nhưng không có kế hoạch kinh doanh, quyết định cử đi công tác, chương trình tiếp thị hay tài liệu chứng minh mục đích phục vụ sản xuất kinh doanh.
Về mặt kế toán, khoản chi này hoàn toàn có thể ghi nhận vì đã phát sinh và có hóa đơn. Nhưng về mặt thuế, nếu không chứng minh được mục đích kinh doanh, cơ quan thuế có quyền xem đây là chi phí mang tính cá nhân hoặc phúc lợi vượt quy định và loại khỏi chi phí được trừ.
Chi phí thanh toán tiền mặt cho giao dịch có giá trị lớn
Nhiều doanh nghiệp vẫn giữ thói quen thanh toán tiền mặt cho các khoản mua hàng hóa, dịch vụ có giá trị cao vì thuận tiện. Tuy nhiên, pháp luật thuế yêu cầu các khoản chi từ một ngưỡng nhất định trở lên phải được thanh toán không dùng tiền mặt thì mới đủ điều kiện khấu trừ và tính chi phí hợp lệ.
Trong thực tế quyết toán, không ít doanh nghiệp bị loại chi phí dù có đầy đủ hóa đơn VAT, hợp đồng và biên bản nghiệm thu, chỉ vì hình thức thanh toán không đáp ứng quy định. Đây là lỗi mang tính kỹ thuật nhưng hậu quả tài chính lại rất đáng kể.
Chi phí khấu hao tài sản cố định không đủ điều kiện pháp lý
Tài sản cố định được ghi nhận trên sổ sách kế toán chưa chắc đã được công nhận cho mục đích thuế. Nếu doanh nghiệp không có đầy đủ hồ sơ chứng minh quyền sở hữu, không đưa tài sản vào sử dụng thực tế hoặc trích khấu hao vượt khung thời gian cho phép, phần chi phí khấu hao tương ứng có thể bị loại toàn bộ.
Nhiều doanh nghiệp chỉ tập trung vào giá trị tài sản và thời gian sử dụng theo chuẩn mực kế toán, trong khi bỏ qua yêu cầu pháp lý về hồ sơ, đăng ký tài sản, mục đích sử dụng và phương pháp trích khấu hao theo quy định thuế.
Chi phí tiền lương, thưởng và phúc lợi thiếu căn cứ pháp lý nội bộ
Lương, thưởng và các khoản hỗ trợ cho người lao động là chi phí phổ biến và thường chiếm tỷ trọng lớn. Tuy nhiên, cơ quan thuế không chỉ xem xét hóa đơn hay chứng từ chi tiền, mà còn đánh giá tính hợp pháp của chính sách nội bộ.
Nếu doanh nghiệp chi thưởng nhưng không có quy chế thưởng, thỏa ước lao động hoặc điều khoản trong hợp đồng lao động, khoản chi này rất dễ bị coi là không hợp lệ. Tương tự, các khoản phúc lợi vượt mức cho phép hoặc chi không đồng đều, không có căn cứ rõ ràng cũng có thể bị loại một phần hoặc toàn bộ.
Chi phí lãi vay vượt giới hạn cho phép
Đối với các doanh nghiệp có giao dịch vay vốn từ cá nhân, công ty liên kết hoặc tổ chức không phải ngân hàng, lãi vay là khoản chi nhạy cảm. Pháp luật thuế quy định rõ mức lãi suất tối đa được tính vào chi phí, cũng như giới hạn tổng chi phí lãi vay được trừ trong một số trường hợp.
Nhiều doanh nghiệp hạch toán toàn bộ lãi vay theo hợp đồng, nhưng khi quyết toán mới phát hiện phần vượt trần không được chấp nhận. Điều này thường xảy ra ở các công ty có cấu trúc vốn mỏng hoặc vay nội bộ.
Chi phí mua hàng, dịch vụ từ doanh nghiệp có rủi ro cao
Ngay cả khi hóa đơn hợp lệ về hình thức, chi phí vẫn có thể bị loại nếu đối tác là doanh nghiệp “ma”, doanh nghiệp bỏ trốn hoặc không có hoạt động kinh doanh thực tế. Trong bối cảnh cơ quan thuế quản lý bằng dữ liệu tập trung, việc truy vết chuỗi giao dịch trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.
Doanh nghiệp mua hàng không kiểm tra kỹ đối tác có thể vô tình đưa vào sổ sách các khoản chi không được pháp luật công nhận, dẫn đến bị loại chi phí và liên đới trách nhiệm khi thanh tra.
Hậu quả tài chính và pháp lý khi chi phí bị loại
Khi một khoản chi bị loại, doanh nghiệp không chỉ mất quyền tính chi phí để giảm thu nhập chịu thuế, mà còn phải điều chỉnh lại toàn bộ số thuế đã kê khai. Điều này kéo theo nghĩa vụ nộp bổ sung thuế thu nhập doanh nghiệp, tiền chậm nộp tính theo ngày và tiền phạt vi phạm hành chính.
Nếu số tiền lớn và có dấu hiệu lặp lại nhiều năm, doanh nghiệp có thể bị xếp vào nhóm rủi ro cao, thường xuyên bị thanh tra, kiểm tra chuyên sâu. Điều này làm tăng chi phí tuân thủ, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh và uy tín với đối tác, ngân hàng.
Vai trò then chốt của kế toán trong việc kiểm soát chi phí hợp lệ
Trong thực tế, kế toán là người đầu tiên tiếp xúc với chứng từ và quyết định việc ghi nhận chi phí. Nếu kế toán chỉ dừng ở việc kiểm tra hình thức hóa đơn mà không đánh giá bản chất giao dịch theo quy định thuế, rủi ro bị loại chi phí gần như là điều khó tránh.
Kế toán hiện đại cần tiếp cận công việc không chỉ bằng tư duy nghiệp vụ, mà còn bằng tư duy pháp lý. Mỗi khoản chi cần được đặt câu hỏi: có thực sự phục vụ hoạt động kinh doanh hay không, có đáp ứng điều kiện về thanh toán, hồ sơ nội bộ, giới hạn pháp luật hay không, và có tiềm ẩn rủi ro khi cơ quan thuế truy xét chuỗi giao dịch hay không.
Làm thế nào để hạn chế tối đa tình trạng chi phí bị loại?
Giải pháp không nằm ở việc “né” chi phí, mà ở việc thiết lập hệ thống kiểm soát ngay từ đầu. Doanh nghiệp cần xây dựng quy trình xét duyệt chi phí gắn với hợp đồng, kế hoạch kinh doanh và quy chế nội bộ rõ ràng. Việc thanh toán không dùng tiền mặt, lưu trữ hồ sơ đầy đủ và rà soát định kỳ các chính sách thuế mới là yếu tố then chốt.
Đối với kế toán, việc thường xuyên cập nhật pháp luật thuế và học cách phân tích rủi ro của từng khoản chi sẽ giúp giảm đáng kể khả năng bị loại chi phí khi quyết toán.
Những khoản chi “tưởng hợp lệ” nhưng bị loại khi quyết toán thuế đang là nguyên nhân phổ biến khiến nhiều doanh nghiệp bị truy thu số tiền lớn mà không kịp chuẩn bị. Trong môi trường pháp lý ngày càng chặt chẽ và minh bạch, việc chỉ làm đúng nghiệp vụ kế toán là chưa đủ.
Doanh nghiệp cần một đội ngũ kế toán vừa vững chuyên môn, vừa am hiểu pháp luật thuế để đảm bảo mỗi khoản chi không chỉ đúng về mặt sổ sách mà còn đúng về mặt pháp lý hãy tham khảo ngay Khóa học đào tạo pháp luật cho kế toán công ty của Học viện Pháp chế ICA. Đây chính là nền tảng để kiểm soát rủi ro, bảo vệ dòng tiền và duy trì sự phát triển bền vững trong dài hạn.
Mời bạn xem thêm:
