Sơ đồ bài viết
Bị cơ quan thuế “gõ cửa” bất ngờ vì các dấu hiệu rủi ro trên hệ thống hóa đơn điện tử luôn là nỗi ám ảnh của mọi kế toán và chủ doanh nghiệp. Trong tình huống này, sự lúng túng trong cung cấp hồ sơ có thể dẫn đến hậu quả bị truy thu hàng tỷ đồng hoặc chuyển sang điều tra hình sự. Để tự bảo vệ mình, việc nắm vững quy trình giải trình với cơ quan thuế khi bị kiểm tra đột xuất là kỹ năng sống còn. Bài viết này của Pháp chế ICA sẽ hướng dẫn bạn chi tiết từng bước chuẩn bị, cách thức đối đáp đúng luật để hạn chế tối đa rủi ro tài chính.
Kiểm tra thuế đột xuất là gì và rủi ro rình rập doanh nghiệp
Khác với thanh tra, kiểm tra theo kế hoạch (thường được báo trước từ 15 – 30 ngày), kiểm tra thuế đột xuất là hoạt động của cơ quan chức năng diễn ra bất ngờ khi doanh nghiệp có dấu hiệu rủi ro cao, bị tố cáo vi phạm, hoặc hệ thống cảnh báo dữ liệu hóa đơn bất thường.
Nếu kế toán giải trình sai, thiếu căn cứ pháp lý hoặc không chuẩn bị kịp hồ sơ, doanh nghiệp rất dễ rơi vào thế bị động và đối mặt với:
- Bị truy thu số tiền thuế khổng lồ.
- Phạt vi phạm hành chính nặng nề theo mức trần.
- Bị ấn định thuế hoặc chuyển sang thanh tra toàn diện, thậm chí điều tra nếu có dấu hiệu trốn thuế.
Căn cứ pháp lý bảo vệ doanh nghiệp khi bị kiểm tra thuế đột xuất
Mọi hoạt động của cơ quan thuế đều phải tuân thủ Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14. Doanh nghiệp cần nắm vững các căn cứ này để bảo vệ quyền lợi:
- Thời hạn, phạm vi kiểm tra: Cơ quan thuế không được kiểm tra quá 10 ngày làm việc.
- Quyền của người nộp thuế: Được quyền kiểm tra quyết định, từ chối cung cấp thông tin không thuộc phạm vi kiểm tra và có quyền giải trình, khiếu nại kết luận.
- Trách nhiệm của doanh nghiệp: Bố trí nhân sự tiếp đón, cung cấp hồ sơ trung thực và giải trình kịp thời.
6 Bước trong quy trình giải trình với cơ quan thuế khi bị kiểm tra đột xuất
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng bước giúp kế toán và chủ doanh nghiệp bình tĩnh kiểm soát tình hình.
Bước 1: Tiếp nhận và rà soát quyết định kiểm tra thuế
Khi đoàn kiểm tra đến, kế toán trưởng hoặc người đại diện cần kiểm tra kỹ Quyết định:
- Tính hợp lệ: Quyết định do ai ký, có đúng thẩm quyền không?
- Phạm vi & Thời kỳ: Kiểm tra về sắc thuế nào? (GTGT, TNDN hay Hóa đơn) và của năm nào?
- Lưu ý sống còn: KHÔNG cung cấp bất kỳ sổ sách, hóa đơn nào nằm ngoài phạm vi hoặc ngoài thời kỳ ghi trong quyết định.
Bước 2: Tập hợp và rà soát nhanh hồ sơ kế toán – thuế
- Hồ sơ gốc: Hóa đơn mua vào/bán ra, Tờ khai thuế GTGT, TNDN, TNCN.
- Sổ sách kế toán: Sổ cái, sổ chi tiết, Báo cáo tài chính đã nộp.
- Chứng từ chứng minh: Hợp đồng kinh tế, biên bản nghiệm thu, chứng từ thanh toán ngân hàng, bảng lương.
- Đối chiếu (Cross-check): Khớp số liệu giữa Doanh thu trên tờ khai với Sao kê ngân hàng; Rà soát tính hợp lý của các khoản chi phí lớn.
Bước 3: Chuẩn bị nội dung giải trình bằng văn bản
“Nói có sách, mách có chứng” – mọi giải trình nên lập thành văn bản để có tính pháp lý.
- Nguyên tắc giải trình: Trung thực – Có căn cứ luật – Không suy diễn cảm tính. Không vội vàng thừa nhận sai phạm khi chưa kiểm tra kỹ.
- Cấu trúc văn bản: Nêu rõ thông tin doanh nghiệp -> Nội dung cơ quan thuế nghi vấn -> Lập luận pháp lý của doanh nghiệp -> Tài liệu đính kèm.
Bước 4: Làm việc trực tiếp với đoàn kiểm tra thuế
- Thống nhất đầu mối: Chỉ cử một người phát ngôn duy nhất (Kế toán trưởng hoặc Giám đốc).
- Trả lời đúng trọng tâm: Hỏi gì đáp nấy, tránh lan man gây thêm nghi ngờ.
- Ghi nhận ý kiến: Yêu cầu đoàn kiểm tra ghi nhận đầy đủ ý kiến và tài liệu doanh nghiệp cung cấp vào biên bản làm việc. Tuyệt đối không tự ý sửa số liệu, hủy hóa đơn trong lúc này.
Bước 5: Thực hiện giải trình bổ sung (nếu có yêu cầu)
Nếu cơ quan thuế thấy chưa đủ căn cứ, họ sẽ cho doanh nghiệp thời gian (thường là 05 ngày làm việc) để giải trình bổ sung.
Hành động: Bổ sung các chứng từ hợp lệ còn thiếu. Nếu rủi ro cao, đây là “thời điểm vàng” để tham vấn ý kiến của Chuyên gia tư vấn thuế hoặc Luật sư.
Bước 6: Nhận biên bản kiểm tra và xử lý sau kiểm tra
- Kiểm tra kỹ biên bản: Rà soát lại toàn bộ số liệu phạt, truy thu (nếu có) trước khi ký. Doanh nghiệp có quyền bảo lưu ý kiến nếu không đồng ý.
- Thực hiện nghĩa vụ: Nộp tiền thuế truy thu, tiền phạt chậm nộp vào ngân sách đúng hạn; Điều chỉnh sổ sách, tờ khai thuế theo đúng kết luận.
Những lỗi “tử huyệt” khiến doanh nghiệp giải trình thất bại
Dưới đây là các sai lầm phổ biến nhất khi giải trình với cơ quan thuế:
| Sai lầm của Doanh nghiệp | Hậu quả pháp lý |
| Dữ liệu không nhất quán | Tờ khai, sổ sách và hóa đơn “vênh” nhau tạo cớ để ấn định thuế. |
| Hóa đơn thiếu điều kiện khấu trừ | Thanh toán tiền mặt > 20 triệu, nhận hóa đơn từ doanh nghiệp ma. |
| Giải trình bằng miệng | Không có giá trị pháp lý, dễ bị bác bỏ khi lập biên bản. |
| Kế toán “yếu” luật | Bị cán bộ thuế bắt bẻ, không biết trích dẫn thông tư để bảo vệ chi phí. |
| Cố tình che giấu sai phạm | Dễ bị khép vào tội trốn thuế và chuyển sang cơ quan điều tra. |
Kế toán cần chuẩn bị gì để giảm rủi ro tối đa?
- Chuẩn hóa từ đầu: Hạch toán kế toán và kê khai thuế chuẩn mực ngay từ khi phát sinh nghiệp vụ.
- Lưu trữ khoa học: Lưu trữ hóa đơn, chứng từ (bản cứng + mềm) an toàn, dễ tra cứu.
- Đối soát định kỳ: Hàng tháng/quý phải đối chiếu số liệu: Sổ kế toán – Ngân hàng – Hóa đơn điện tử của Thuế.
Doanh nghiệp có nên thuê tư vấn khi bị kiểm tra đột xuất?
Trong những đợt kiểm tra mang tính rủi ro cao (doanh thu lớn, giao dịch chuyển giá, dính líu đến hóa đơn của doanh nghiệp bỏ trốn), sự đồng hành của chuyên gia là rất cần thiết.
Lợi ích: Giảm thiểu tối đa số tiền truy thu; Tránh rủi ro bị “hình sự hóa”; Bảo vệ kế toán và Ban lãnh đạo khỏi trách nhiệm liên đới.
Thanh kiểm tra là điều không doanh nghiệp nào mong muốn, nhưng tuân thủ đúng quy trình giải trình với cơ quan thuế khi bị kiểm tra đột xuất chính là “lá chắn” pháp lý vững chắc nhất. Kế toán đóng vai trò là “chốt chặn” sinh tử, quyết định sự an toàn tài chính của cả công ty trong tình huống này.
Bạn là Kế toán trưởng hay Giám đốc đang muốn củng cố “hàng rào” phòng thủ thuế cho công ty? Hãy trang bị ngay kiến thức để tự tin đối mặt với cơ quan thuế. Tham gia Khóa học đào tạo pháp luật cho kế toán công ty để làm chủ tình huống, bảo vệ an toàn cho doanh nghiệp của bạn!
Mời bạn xem thêm:
