Sơ đồ bài viết
Mỗi khi nhận được quyết định thanh tra, kiểm tra từ cơ quan thuế hay cơ quan quản lý thị trường, tâm lý chung của đa số chủ doanh nghiệp và hộ kinh doanh là lo lắng. Tuy nhiên, cần nhìn nhận khách quan rằng: Thanh tra, kiểm tra là hoạt động quản lý nhà nước bình thường nhằm đảm bảo sự công bằng trong môi trường kinh doanh. Rủi ro chỉ thực sự đến khi bạn thiếu sự chuẩn bị và quản lý lỏng lẻo. Hiểu pháp luật để tránh rủi ro khi bị thanh tra, kiểm tra chính là giải pháp cốt lõi giúp doanh nghiệp biến “nỗi lo” thành cơ hội để khẳng định uy tín, rà soát lại sức khỏe tài chính và chứng minh sự tuân thủ của mình.
Vì sao cần hiểu pháp luật để tránh rủi ro khi bị thanh tra, kiểm tra?
Không phải ngẫu nhiên mà các chuyên gia luôn khuyên doanh nghiệp phải “thượng tôn pháp luật”. Việc nắm vững luật chơi mang lại 3 lợi ích sát sườn:
Hạn chế tối đa nguy cơ bị xử phạt, truy thu
Sai sót về hóa đơn, ghi nhận sai doanh thu hay chi phí không hợp lệ là những lỗi phổ biến nhất dẫn đến việc bị truy thu thuế và phạt hành chính (thậm chí phạt từ 1-3 lần số thuế trốn). Hiểu luật giúp bạn tự “soi” lại mình để khắc phục sai sót trước khi cơ quan chức năng gõ cửa.
Giảm khả năng bị đưa vào “tầm ngắm” (Blacklist)
Cơ quan thuế hiện nay áp dụng quản lý rủi ro theo cơ chế đánh giá mức độ tuân thủ. Doanh nghiệp kê khai đúng, nộp thuế đủ và kịp thời sẽ được xếp vào nhóm rủi ro thấp, từ đó tần suất bị thanh tra, kiểm tra sẽ ít hơn hẳn so với các doanh nghiệp kê khai qua loa, số liệu bất thường.
Giữ vững uy tín thương hiệu
Một doanh nghiệp liên tục bị xử phạt về thuế hay vi phạm hành chính sẽ mất đi niềm tin từ đối tác, ngân hàng và khách hàng. Tuân thủ pháp luật giúp hoạt động kinh doanh diễn ra liên tục, không bị gián đoạn do các quyết định cưỡng chế.
Các bước chủ động phòng ngừa rủi ro trước khi bị thanh tra, kiểm tra
Để hiểu pháp luật để tránh rủi ro khi bị thanh tra, kiểm tra, doanh nghiệp và hộ kinh doanh cần thực hiện ngay 5 bước chuẩn hóa sau:
Bước 1: Nắm vững pháp luật và chính sách thuế hiện hành
Luật thay đổi liên tục, do đó chủ doanh nghiệp và kế toán cần cập nhật thường xuyên:
- Về Thuế: Nắm rõ quy định về Thuế GTGT, Thuế TNDN (với doanh nghiệp) và Thuế TNCN (với hộ kinh doanh).
- Về Hóa đơn: Đặc biệt lưu ý Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC về hóa đơn điện tử. Việc xuất hóa đơn sai thời điểm là lỗi rất nặng hiện nay.
- Về Kế toán: Tuân thủ nguyên tắc ghi nhận doanh thu phù hợp với chi phí.
Bước 2: Tổ chức hóa đơn, chứng từ khoa học
Hệ thống chứng từ lộn xộn là “tử huyệt” khi bị kiểm tra.
- Hóa đơn điện tử: Phải lập đúng thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa/dịch vụ. Nội dung trên hóa đơn phải đầy đủ, chính xác.
- Lưu trữ: Dù là hóa đơn điện tử, doanh nghiệp vẫn cần có phương án lưu trữ file XML và bản thể hiện PDF khoa học, dễ dàng tra cứu trong thời hạn 10 năm theo Luật Kế toán.
Bước 3: Quản lý tài chính minh bạch
Đây là yếu tố then chốt, đặc biệt với Hộ kinh doanh:
- Tách bạch dòng tiền: Tuyệt đối không dùng tài khoản cá nhân để nhận tiền hàng nếu không khai báo. Hãy mở tài khoản ngân hàng chuyên dùng cho kinh doanh.
- Ghi chép đầy đủ: Mọi giao dịch mua vào – bán ra phải có chứng từ hợp lệ (Hợp đồng, phiếu thu/chi, biên bản bàn giao, hóa đơn).
Bước 4: Ứng dụng công nghệ (eTax Mobile)
Ngành thuế đang số hóa mạnh mẽ. Việc sử dụng ứng dụng eTax Mobile giúp hộ kinh doanh và cá nhân:
- Tra cứu nghĩa vụ thuế nhanh chóng.
- Nộp thuế điện tử 24/7, tránh tình trạng nộp chậm dẫn đến bị phạt tiền chậm nộp.
- Kiểm soát được lịch sử nộp thuế, đảm bảo tính minh bạch dữ liệu với cơ quan thuế.
Bước 5: Xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ
Đừng phó mặc toàn bộ cho kế toán dịch vụ hay nhân viên. Chủ doanh nghiệp cần có quy trình kiểm tra chéo:
- Kiểm soát hóa đơn đầu vào để tránh hóa đơn của doanh nghiệp bỏ trốn (hóa đơn rủi ro cao).
- Định kỳ rà soát, quyết toán thuế (tháng/quý) để phát hiện sai lệch sớm.
Cần làm gì khi doanh nghiệp nhận quyết định thanh tra, kiểm tra?
Dù đã chuẩn bị kỹ, việc bị thanh tra là khó tránh khỏi theo chu kỳ. Khi đó, hãy bình tĩnh xử lý:
Hợp tác và tuân thủ đúng quy trình
Thái độ hợp tác là yếu tố quan trọng. Hãy cung cấp hồ sơ, tài liệu đầy đủ, trung thực theo yêu cầu của đoàn thanh tra. Việc che giấu hay cản trở chỉ làm tăng nặng hình phạt.
Hiểu rõ quyền và nghĩa vụ
Doanh nghiệp có quyền:
- Yêu cầu trưởng đoàn thanh tra giải thích rõ nội dung, phạm vi thanh tra.
- Giám sát hoạt động của thành viên đoàn thanh tra.
- Giải trình về các số liệu chưa rõ ràng trước khi đoàn ra kết luận.
Chủ động bảo vệ quyền lợi hợp pháp
Trước khi ký vào Biên bản làm việc hay Biên bản thanh tra, hãy đọc kỹ từng khoản mục. Nếu có điểm chưa đồng ý, bạn có quyền bảo lưu ý kiến và thực hiện quyền khiếu nại sau đó nếu có căn cứ chứng minh kết luận thanh tra chưa thỏa đáng.
Thanh tra, kiểm tra không đáng sợ nếu doanh nghiệp coi “Sự tuân thủ” là văn hóa kinh doanh. Việc chủ động hiểu pháp luật để tránh rủi ro khi bị thanh tra, kiểm tra không chỉ giúp bạn giảm thiểu thiệt hại tài chính do bị xử phạt mà còn tạo ra nền tảng quản trị vững chắc. Thay vì tìm cách “lách luật” đầy rủi ro, hãy đầu tư cho kiến thức pháp lý, chuẩn hóa quy trình kế toán và minh bạch tài chính. Đó chính là con đường ngắn nhất để doanh nghiệp phát triển bền vững và an toàn – Pháp chế ICA.
Mời bạn xem thêm:
