Sơ đồ bài viết
Trong kinh doanh, ký được hợp đồng mới chỉ là một nửa chặng đường. Nửa chặng đường còn lại – và cũng là chặng gian nan nhất – chính là Thanh toán. Rất nhiều doanh nghiệp rơi vào cảnh “lợi nhuận trên giấy” thì cao, nhưng dòng tiền thực tế lại tắc nghẽn. Nguyên nhân chủ yếu đến từ những điều khoản thanh toán lỏng lẻo, thiếu chế tài răn đe hoặc không có biện pháp bảo đảm. Để tránh rủi ro “thả gà ra đuổi”, bạn cần hiểu pháp luật để tránh rủi ro từ điều khoản thanh toán (Bộ luật Dân sự 2015, các Nghị định liên quan) để xây dựng một cơ chế thanh toán an toàn, chặt chẽ ngay từ đầu.
4 Rủi ro phổ biến khiến doanh nghiệp “mất tiền oan”
Dựa trên thực tế tranh chấp, dưới đây là những “cái bẫy” thanh toán thường gặp nhất:
Chậm thanh toán (Chiếm tỷ lệ cao nhất)
Đối tác chây ỳ, lấy lý do “đang thu xếp dòng tiền” để kéo dài thời gian nợ.
- Hậu quả: Doanh nghiệp bị chiếm dụng vốn, mất chi phí cơ hội, thậm chí gãy dòng tiền hoạt động.
- Nguyên nhân pháp lý: Hợp đồng không quy định rõ chế tài phạt vi phạm hoặc lãi suất chậm trả, khiến đối tác “không sợ”.
Bẫy câu chữ mơ hồ
Hợp đồng sử dụng các từ ngữ định tính như: “Thanh toán trong thời gian sớm nhất”, “Thanh toán khi bên A thu xếp được tài chính”, “Thanh toán ngay khi nhận được hàng”.
Rủi ro: “Sớm nhất” là bao giờ? 1 ngày hay 1 năm? Khi ra Tòa, những từ ngữ này rất khó xác định được thời điểm vi phạm chính xác để tính lãi phạt.
Rủi ro biến động tỷ giá (Hợp đồng có yếu tố nước ngoài)
Với các hợp đồng nhập khẩu hoặc thanh toán bằng ngoại tệ, việc tỷ giá USD/VND nhảy múa có thể “ăn mòn” toàn bộ lợi nhuận.
Ví dụ: Ký hợp đồng khi 1 USD = 24.000 VND, nhưng đến ngày thanh toán tỷ giá lên 25.500 VND. Nếu không quy định rõ tỷ giá áp dụng là tỷ giá nào (ngày ký hay ngày trả, ngân hàng nào bán ra), tranh chấp chắc chắn sẽ nổ ra.
Đối tác thiếu uy tín, “bùng” nợ
Giao hàng xong nhưng đối tác biến mất hoặc tuyên bố phá sản, không còn khả năng chi trả. Rủi ro này thường đến từ việc bỏ qua khâu thẩm định năng lực tài chính (KYC) và không có biện pháp bảo đảm.
Giải pháp: Hiểu luật để “khóa chặt” rủi ro thanh toán
Để điều khoản thanh toán trở thành “lưới bảo vệ” tài chính, doanh nghiệp cần áp dụng các biện pháp sau:
Cụ thể hóa mọi con số và thời gian
Trong hợp đồng, sự rõ ràng là sức mạnh. Hãy ghi chi tiết:
- Số tiền: Ghi rõ cả bằng số và bằng chữ.
- Đơn vị tiền tệ: VND (bắt buộc trong lãnh thổ Việt Nam theo quy định quản lý ngoại hối) hoặc USD/EUR (nếu được phép).
- Thời hạn: Thay vì “sau khi nhận hàng”, hãy ghi “Trong vòng 05 ngày làm việc kể từ ngày Bên A ký Biên bản bàn giao hàng hóa”.
- Phương thức: Chuyển khoản (ghi rõ số tài khoản, ngân hàng thụ hưởng) hay Tiền mặt (lưu ý giới hạn thanh toán tiền mặt đối với doanh nghiệp để được khấu trừ thuế).
Thiết lập chế tài “Thép” (Căn cứ Bộ luật Dân sự 2015)
Đừng chỉ trông chờ vào sự tự giác. Hãy dùng luật để răn đe:
- Phạt vi phạm (Điều 418 BLDS 2015): Quy định rõ mức phạt nếu chậm thanh toán. Ví dụ: “Phạt 8% giá trị nghĩa vụ thanh toán bị vi phạm”.
- Lãi chậm trả (Điều 357 BLDS 2015): Ngoài tiền phạt, bên chậm trả còn phải chịu lãi suất đối với số tiền chậm trả tương ứng với thời gian chậm trả.
- Quyền tạm ngừng thực hiện: Quy định rõ: “Nếu Bên B chậm thanh toán quá 15 ngày, Bên A có quyền đơn phương tạm ngừng cung cấp dịch vụ/giao hàng đợt tiếp theo mà không bị coi là vi phạm hợp đồng”.
Xử lý bài toán Tỷ giá
Đối với giao dịch có yếu tố ngoại tệ, cần thỏa thuận rõ trong hợp đồng:
- Loại tiền thanh toán: USD hay quy đổi ra VND?
- Tỷ giá áp dụng: Là tỷ giá bán ra hay mua vào? Của ngân hàng nào (Vietcombank, Techcombank…)? Tại thời điểm nào (ngày xuất hóa đơn hay ngày chuyển khoản)?
- Công cụ phòng ngừa: Sử dụng các công cụ phái sinh như Hợp đồng kỳ hạn (Forward) để cố định tỷ giá, tránh rủi ro biến động.
Sử dụng Biện pháp bảo đảm (Security)
Đối với các hợp đồng giá trị lớn hoặc đối tác mới, hãy yêu cầu các biện pháp bảo đảm thực hiện nghĩa vụ:
- Đặt cọc (Điều 328 BLDS 2015): Yêu cầu khách hàng cọc trước 30-50% giá trị hợp đồng trước khi sản xuất/giao hàng.
- Bảo lãnh ngân hàng: Yêu cầu đối tác mở Thư bảo lãnh thanh toán. Nếu đối tác không trả, ngân hàng sẽ trả thay. Đây là biện pháp an toàn nhất trong xây dựng và thương mại lớn.
- L/C (Thư tín dụng): Áp dụng cho thanh toán quốc tế để đảm bảo “tiền trao cháo múc”.
Lưu trữ chứng từ – “Vật chứng” quan trọng
Để đòi được tiền hoặc thắng kiện, bạn cần bằng chứng. Hãy lưu giữ cẩn thận:
- Hợp đồng gốc.
- Biên bản giao nhận hàng hóa/nghiệm thu dịch vụ (có chữ ký xác nhận).
- Hóa đơn GTGT.
- Các email/văn bản nhắc nợ.
Một điều khoản thanh toán tốt không chỉ giúp tiền về đúng hạn mà còn lọc được những đối tác thiếu nghiêm túc ngay từ đầu. Hiểu pháp luật để tránh rủi ro từ điều khoản thanh toán là kỹ năng sinh tồn của mọi doanh nghiệp. Đừng để công sức kinh doanh đổ sông đổ bể chỉ vì một phút chủ quan trên trang giấy hợp đồng.
Bạn muốn rà soát lại toàn bộ hệ thống Hợp đồng để bịt kín lỗ hổng thanh toán? Đừng để rủi ro trở thành hiện thực. Hãy tham gia ngay khóa học pháp chế doanh nghiệp của Pháp chế ICA để trang bị tư duy soạn thảo hợp đồng chặt chẽ, nắm vững các biện pháp bảo đảm và kỹ năng thu hồi công nợ đúng luật.
Mời bạn xem thêm:
