Những sai lầm pháp lý doanh nghiệp hay mắc phải

Trong thương trường, các chủ doanh nghiệp thường ví von: “Kinh doanh là bàn đạp ga, còn pháp lý là hệ thống phanh”. Nhiều CEO chỉ mải mê đạp ga tăng trưởng mà quên mất hệ thống phanh, để rồi khi gặp sự cố thì hậu quả thường rất thảm khốc. Thực tế cho thấy, phần lớn các công ty phá sản hoặc đình trệ không chỉ vì thiếu vốn, mà vì vướng vào các tranh chấp và án phạt không đáng có. Vậy đâu là những sai lầm pháp lý doanh nghiệp hay mắc phải nhất? Hãy cùng phapche.edu.vn điểm mặt chỉ tên các “lỗ hổng” chết người này để chủ động phòng tránh ngay từ hôm nay.

Vì sao doanh nghiệp thường “vấp” sai lầm pháp lý?

Tâm lý chung của các Startup và doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) là “Cứ làm đi, sai đâu sửa đó” hoặc “Pháp lý để sau, kiếm tiền trước đã”. Chính sự xem nhẹ này khiến doanh nghiệp rơi vào thế bị động. Những sai lầm pháp lý thường không phát tác ngay lập tức mà tích tụ dần theo thời gian, đến khi bùng phát (thanh tra thuế, kiện tụng, tranh chấp cổ đông) thì cái giá phải trả thường gấp hàng chục lần chi phí phòng ngừa ban đầu.

Những sai lầm pháp lý ở giai đoạn “Khởi sự” (Thành lập)

Nhiều người nghĩ thành lập công ty chỉ là điền mẫu đơn nộp Sở Kế hoạch & Đầu tư. Thực tế, những quyết định sai lầm ở giai đoạn này sẽ để lại di chứng rất lâu dài.

Chọn sai loại hình doanh nghiệp

Việc lựa chọn giữa Công ty TNHH hay Công ty Cổ phần (JSC) không chỉ là cái tên, mà ảnh hưởng trực tiếp đến cơ cấu quản trị và khả năng gọi vốn.

• Sai lầm: Doanh nghiệp nhỏ, ít thành viên nhưng lại chọn mô hình Cổ phần cho “oai”.
• Hệ quả: Thủ tục hành chính phức tạp, khó kiểm soát cổ đông lạ mặt, dễ phát sinh tranh chấp nội bộ khó giải quyết hơn mô hình TNHH.

Kê khai Vốn điều lệ “trên trời” hoặc “dưới đất”

• Vốn ảo (Quá cao): Nhiều CEO kê khai vốn hàng trăm tỷ để làm đẹp hồ sơ nhưng thực tế không có tiền. Hệ quả: Bị phạt hành chính vì không góp đủ vốn đúng hạn (90 ngày) và chịu trách nhiệm vô hạn trên số vốn đã đăng ký nếu công ty vỡ nợ.
• Vốn quá thấp: Gây mất uy tín với ngân hàng, đối tác và khó khăn khi chứng minh năng lực tài chính tham gia đấu thầu.

Đặt tên và Nhãn hiệu: “Cầm đèn chạy trước ô tô”

Đặt tên doanh nghiệp hoặc tên sản phẩm trùng hoặc gây nhầm lẫn với các nhãn hiệu nổi tiếng đã được bảo hộ.

Hệ quả: Khi thương hiệu bắt đầu nổi tiếng thì nhận được văn bản “Tuýt còi” vi phạm sở hữu trí tuệ, buộc phải đổi tên và bồi thường thiệt hại, mất trắng công sức xây dựng thương hiệu.

Đăng ký ngành nghề kinh doanh thiếu sót

Doanh nghiệp hoạt động thực tế một đằng, đăng ký một nẻo hoặc thiếu các ngành nghề kinh doanh có điều kiện (Ví dụ: Kinh doanh vận tải, Bất động sản, Giáo dục…).

Hệ quả: Bị xử phạt hành chính và buộc đình chỉ hoạt động đối với ngành nghề chưa đăng ký/chưa đủ điều kiện.

Những sai lầm pháp lý doanh nghiệp hay mắc phải khi Vận hành

Đây là giai đoạn “sinh tử”, nơi các sai lầm pháp lý diễn ra thường xuyên nhất.

Sai lầm về Thuế – Kế toán: “Tử huyệt” tài chính

• Hành vi: Kê khai sai, chậm nộp thuế, mua bán hóa đơn để cân đối chi phí đầu vào, hạch toán các chi phí không hợp lý (chi phí không phục vụ kinh doanh).
• Rủi ro: Đây là sai lầm phổ biến nhất. Nhẹ thì bị phạt hành chính và tính tiền chậm nộp (0.03%/ngày). Nặng thì bị truy thu thuế số tiền khổng lồ, thậm chí chủ doanh nghiệp bị truy cứu trách nhiệm hình sự về tội Trốn thuế.

Vi phạm pháp luật Lao động và BHXH

• Hành vi: Không ký Hợp đồng lao động, ký sai loại hợp đồng (thử việc quá 2 lần, dùng hợp đồng CTV để né BHXH), sa thải nhân viên chỉ bằng “lời nói” hoặc tin nhắn.
• Rủi ro: Doanh nghiệp thua kiện gần như 100% tại Tòa án, phải nhận nhân viên lại làm việc và bồi thường tiền lương những ngày không được làm việc.

Chủ quan với Hợp đồng thương mại

• Hành vi: Tải mẫu hợp đồng trên mạng về “điền vào chỗ trống”, không có điều khoản phạt vi phạm, không quy định rõ cơ quan giải quyết tranh chấp.
• Rủi ro: Khi đối tác bùng hàng, chậm thanh toán hoặc cung cấp hàng kém chất lượng, doanh nghiệp không có căn cứ pháp lý vững chắc để khởi kiện đòi bồi thường.

Quản trị nội bộ lỏng lẻo

• Hành vi: Giám đốc ký các hợp đồng vượt quá thẩm quyền (mà không thông qua Hội đồng thành viên/HĐQT), nội quy công ty trái luật.
• Rủi ro: Hợp đồng bị tuyên vô hiệu, nội bộ lục đục, cổ đông kiện cáo đòi bãi miễn người quản lý.

“Quên” các loại Giấy phép con

Nhiều ngành nghề yêu cầu giấy phép con (Vệ sinh ATTP, PCCC, An ninh trật tự…). Doanh nghiệp thường đi vào hoạt động rồi mới đi xin.

Rủi ro: Bị cơ quan chức năng kiểm tra đột xuất, niêm phong nhà xưởng, phạt tiền nặng và đình chỉ hoạt động có thời hạn.

Thờ ơ với Sở hữu trí tuệ (IP)

Không đăng ký bảo hộ logo, sáng chế, phần mềm ngay từ đầu.

Rủi ro: Bị đối thủ “đánh cắp” ý tưởng và đăng ký trước. Doanh nghiệp trở thành kẻ đi xâm phạm chính đứa con tinh thần của mình.

Nguyên nhân gốc rễ: Tại sao doanh nghiệp mãi “sai”?

1. Thiếu kiến thức nền tảng: Chủ doanh nghiệp thường giỏi chuyên môn nghề nghiệp nhưng “mù mờ” về Luật Doanh nghiệp, Luật Thuế.
2. Tâm lý chủ quan: “Công ty nhỏ ai thèm để ý”, “Làm bao năm nay có sao đâu”. Đây là tư duy cực kỳ nguy hiểm.
3. Tiếc tiền thuê luật sư: Sẵn sàng chi tiền tỷ cho Marketing nhưng lại tiếc vài triệu đồng thuê tư vấn pháp lý hoặc pháp chế thuê ngoài để rà soát rủi ro.
4. Luật thay đổi nhanh: Hệ thống pháp luật Việt Nam thay đổi liên tục, doanh nghiệp không cập nhật kịp thời dẫn đến áp dụng quy định đã hết hiệu lực.

Hậu quả: Cái giá phải trả đắt hơn bạn nghĩ

Những sai lầm pháp lý doanh nghiệp hay mắc phải không chỉ dừng lại ở việc nộp phạt. Hậu quả của nó mang tính dây chuyền:

• Tài chính: Mất tiền nộp phạt, tiền bồi thường, tiền án phí.
• Vận hành: Bị đình chỉ hoạt động, niêm phong tài khoản, cấm xuất cảnh đối với người đại diện pháp luật.
• Uy tín: Mất niềm tin với khách hàng, đối tác và nhà đầu tư (Đặc biệt khi gọi vốn, DD pháp lý không đạt).
• Tồn vong: Nguy cơ giải thể, phá sản hoặc rơi vào vòng lao lý.

Giải pháp: “Phòng bệnh hơn chữa bệnh”

Để không trở thành nạn nhân của chính mình, doanh nghiệp cần:

1. Có tư vấn pháp lý ngay từ đầu: Nếu không đủ ngân sách nuôi bộ phận pháp chế, hãy sử dụng Dịch vụ Pháp chế thuê ngoài. Chi phí thấp nhưng hiệu quả bảo vệ cao.
2. Xây dựng quy trình tuân thủ (Compliance): Rà soát định kỳ hệ thống hợp đồng, quy trình lao động, sổ sách kế toán ít nhất 1 lần/năm.
3. Thẩm định đối tác (KYC): Luôn kiểm tra tư cách pháp lý và năng lực của đối tác trước khi đặt bút ký hợp đồng.
4. Đào tạo nội bộ: Trang bị kiến thức pháp lý cơ bản cho đội ngũ quản lý cấp trung và nhân sự chủ chốt.

Thương trường là chiến trường, và pháp luật chính là “luật chơi”. Người nắm rõ luật chơi mới là người chiến thắng bền vững. Việc nhận diện sớm những sai lầm pháp lý doanh nghiệp hay mắc phải sẽ giúp bạn xây dựng một “lá chắn thép” bảo vệ thành quả kinh doanh của mình. Đừng đợi đến khi nhận trát hầu tòa mới tìm đến luật sư. Hãy coi chi phí pháp lý là khoản đầu tư cho sự an toàn và phát triển lâu dài.

Mời bạn xem thêm:

• Doanh nghiệp nào cần pháp chế?
• Doanh nghiệp không có pháp chế gặp rủi ro gì?
• Thuê pháp chế nội bộ hay thuê ngoài cái nào lợi hơn?

Câu hỏi thường gặp (FAQ):