Sơ đồ bài viết
Trong bức tranh kinh doanh ngày càng cạnh tranh và biến động, doanh nghiệp nhỏ và vừa (SME) rất phổ biến, có vai trò nhất định trong nền kinh tế. Tuy nhiên, phần lớn SME lại vận hành trong điều kiện thiếu nhân sự chuyên môn, thiếu hệ thống quản trị và thường ưu tiên tốc độ phát triển hơn là sự chuẩn chỉnh trong pháp lý. Chính sự “ưu tiên sai thứ tự” này mở ra nhiều rủi ro pháp lý, khiến doanh nghiệp dù đang phát triển vẫn có thể đối diện những rủi ro pháp lý âm thầm tích tụ, chỉ bùng phát khi sự cố xảy ra. Điều đáng nói là phần lớn rủi ro lại đến từ những vấn đề rất cơ bản, tưởng như ai cũng biết nhưng lại bị bỏ qua trong thực tiễn vận hành. Bài viết dưới đây phapche.edu sẽ chỉ ra 5 rủi ro pháp lý doanh nghiệp SME hay bỏ qua, hãy theo dõi để tìm hiểu 5 lý do này là những lý do gì nhé
5 rủi ro pháp lý doanh nghiệp SME hay bỏ qua
Rủi ro pháp lý đối với SME không giống những tập đoàn lớn nơi mọi quy trình được chuẩn hóa và đội ngũ pháp chế hoạt động như một trung tâm điều phối. SME thường chỉ có 1–2 nhân sự hành chính–kế toán kiêm nhiệm công việc pháp lý, hoặc hoàn toàn dựa vào kinh nghiệm “làm trước – sửa sau”. Khi doanh nghiệp phát triển nhanh, số lượng hợp đồng tăng, nhân sự thay đổi, hoặc các dự án mở rộng diễn ra dồn dập, những thiếu sót tích tụ từ nhiều năm bắt đầu lộ diện. Lúc đó, cái giá phải trả không chỉ là chi phí tiền bạc mà còn là tổn thất về danh tiếng, cơ hội kinh doanh và sự ổn định dài hạn.
5 rủi ro pháp lý doanh nghiệp SME hay bỏ qua hiện nay đó là:
Rủi ro từ hợp đồng
Nhiều SME cho rằng hợp đồng chỉ là “giấy tờ hoàn tất thủ tục”, hoặc chỉ cần dùng mẫu có sẵn trên mạng là đủ. Đây chính là điểm khởi nguồn của vô số tranh chấp. Trên thực tế, hợp đồng chính là “khung xương pháp lý” để bảo vệ lợi ích của doanh nghiệp, là nơi thể hiện nghĩa vụ – quyền lợi và là bằng chứng duy nhất khi sự cố xảy ra.
SME thường bỏ qua những điều khoản quan trọng như điều kiện thanh toán, quyền chấm dứt, cơ chế phạt vi phạm, bồi thường thiệt hại, cơ chế chứng minh chất lượng dịch vụ, hoặc các điều khoản về bảo mật và sở hữu trí tuệ. Khi không thấu hiểu toàn bộ nội dung hợp đồng, doanh nghiệp có thể vô tình chấp nhận những nghĩa vụ bất lợi mà không nhận ra cho đến khi phát sinh tranh chấp.
Điều nguy hiểm hơn là các chủ doanh nghiệp thường ký hợp đồng theo cảm tính hoặc dựa trên sự tin tưởng cá nhân. Nhưng trong pháp lý, “tin tưởng không thay thế được điều khoản”. Một đối tác thân thiết vẫn có thể trở thành nguyên nhân khiến doanh nghiệp đối mặt tranh chấp chỉ vì hợp đồng sơ sài hoặc diễn đạt mơ hồ.
Một hợp đồng tốt không chỉ bảo vệ doanh nghiệp mà còn giúp tạo sự minh bạch, làm rõ kỳ vọng và giảm mâu thuẫn ngay từ đầu. Việc bỏ qua rủi ro hợp đồng là một trong những sai lầm lớn nhất của SME – và gần như là nguyên nhân hàng đầu của các tranh chấp tại tòa và trọng tài.
Rủi ro từ quản trị nhân sự và tuân thủ lao động
Trong SME, các vấn đề nhân sự thường được xử lý một cách linh hoạt, thậm chí mang tính “thỏa thuận miệng”. Doanh nghiệp có thể tuyển người nhanh chóng, giao việc ngay lập tức và chỉ lập hợp đồng lao động theo yêu cầu của cơ quan chức năng. Nhưng khi tranh chấp lao động xảy ra, chính sự thiếu bài bản này trở thành điểm yếu dễ bị khai thác.
Nhiều SME không lưu trữ đầy đủ hồ sơ nhân sự, không có quy chế nội bộ rõ ràng, không đánh giá kết quả công việc dựa trên tiêu chí minh bạch, hoặc không tuân thủ đầy đủ nghĩa vụ liên quan bảo hiểm xã hội. Khi nhân viên nghỉ việc, mâu thuẫn lương thưởng, xử lý kỷ luật, hay khi tai nạn lao động xảy ra, doanh nghiệp gần như không có đủ cơ sở để chứng minh mình đã tuân thủ quy định.
Một sai sót phổ biến khác là không xây dựng nội quy lao động hoặc không đăng ký nội quy với cơ quan nhà nước. Điều này khiến mọi quyết định kỷ luật nhân sự mất hiệu lực pháp lý và doanh nghiệp dễ dàng thua kiện, dù bản chất nhân sự có thể hoàn toàn sai.
Điều nguy hiểm của rủi ro lao động là doanh nghiệp thường chỉ nhận ra khi đã quá muộn – khi bị kiểm tra, bị nhân sự khởi kiện hoặc khi chi phí bồi thường vượt quá lợi nhuận của cả một dự án.
Rủi ro về thuế
Thuế là vấn đề mà hầu hết SME đều xem nhẹ vì tin rằng “kế toán lo được”. Nhưng kế toán – đặc biệt là kế toán kiêm nhiệm – không phải lúc nào cũng đủ kiến thức để đánh giá rủi ro pháp lý từ các giao dịch kinh doanh phức tạp. Khi doanh nghiệp mở rộng, thay đổi mô hình kinh doanh, vận hành các chương trình khuyến mãi, chi trả hoa hồng, tặng quà, hoặc phát sinh giao dịch xuyên biên giới, rủi ro thuế có thể gia tăng nhanh chóng.
Nhiều SME từng đối mặt với việc phải truy thu thuế, phạt chậm nộp, phạt vi phạm hành chính với số tiền vượt xa dự tính, chỉ vì không hiểu đầy đủ về thuế GTGT, thuế TNDN, thuế nhà thầu hoặc quy định liên quan hóa đơn điện tử. Một sai sót nhỏ như lập sai thời điểm hóa đơn hoặc kê khai không đúng bản chất giao dịch cũng có thể khiến doanh nghiệp bị xử phạt.
Rủi ro thuế còn đến từ sự thiếu chuẩn hóa trong hợp đồng và quy trình thanh toán. Khi nội dung hợp đồng không rõ ràng, doanh nghiệp khó chứng minh chi phí hợp lý, dẫn đến bị loại chi phí khi quyết toán thuế, làm tăng số thuế phải nộp.
Không giống những rủi ro khác, rủi ro thuế không gây hậu quả ngay lập tức. Nhưng một khi cơ quan thuế tiến hành thanh kiểm tra, những sai sót tích tụ 1–3 năm có thể trở thành khoản chi khổng lồ mà doanh nghiệp không thể xoay xở.
Rủi ro liên quan đến sở hữu trí tuệ và tài sản vô hình
Trong thời đại kinh tế số, tài sản lớn nhất của doanh nghiệp không chỉ nằm ở hàng hóa hay máy móc mà còn ở thương hiệu, thiết kế, công nghệ, phần mềm và dữ liệu khách hàng. Tuy vậy, nhiều SME không đăng ký bảo hộ nhãn hiệu, không bảo vệ bí mật kinh doanh, không ký thỏa thuận bảo mật với đối tác hoặc nhân viên, dẫn đến việc mất kiểm soát tài sản trí tuệ.
Nhiều doanh nghiệp còn sử dụng hình ảnh, nội dung, phần mềm, fonts chữ hoặc âm nhạc mà không có giấy phép, khiến họ dễ bị kiện bản quyền hoặc bị xử phạt. Một chiến dịch marketing thành công cũng có thể trở thành rủi ro lớn nếu doanh nghiệp vô tình sử dụng tài sản trí tuệ của bên khác mà không xin phép.
Đáng lo hơn, SME thường không nhận ra giá trị thật sự của tài sản trí tuệ. Khi doanh nghiệp phát triển, thương hiệu mạnh lên, đối thủ có thể lợi dụng khoảng trống pháp lý để đăng ký nhãn hiệu trước, khiến chủ doanh nghiệp mất quyền sở hữu chính thương hiệu mà mình đã dày công xây dựng.
Rủi ro sở hữu trí tuệ thường xuất hiện muộn, nhưng khi xuất hiện, nó có thể gây thiệt hại không thể đo đếm bằng tiền.
Rủi ro từ quy trình nội bộ và quản trị tuân thủ
Một doanh nghiệp SME thường phát triển từ mô hình gia đình hoặc đội ngũ nhỏ, nơi quy trình được truyền miệng thay vì được văn bản hóa. Khi quy mô nhân sự tăng, doanh thu tăng, số lượng giao dịch tăng, việc thiếu quy trình tạo ra vô số kẽ hở khiến rủi ro pháp lý xuất hiện ở mọi khâu. Chỉ cần một nhân viên hiểu sai chỉ thị, một phòng ban bỏ qua một bước phê duyệt, hoặc một hợp đồng không được rà soát kỹ, doanh nghiệp có thể đối diện rủi ro lớn.
Điểm yếu lớn nhất của SME là không có hệ thống kiểm soát nội bộ chính thức. Không có bảng phân quyền, không có cơ chế phê duyệt, không có quy trình quản lý hợp đồng, không có hướng dẫn xử lý rủi ro. Vì thiếu nền tảng tuân thủ, mọi tình huống phát sinh đều được xử lý theo kinh nghiệm cá nhân, dẫn đến sai sót liên tục, dù doanh nghiệp không cố ý vi phạm pháp luật.
Một quy trình bài bản giúp doanh nghiệp vận hành như một cỗ máy ổn định; thiếu quy trình biến doanh nghiệp thành một hệ thống bất ổn, dễ sai và khó kiểm soát. Đây là rủi ro mà SME thường xem nhẹ, nhưng lại là nguyên nhân gốc rễ của hầu hết các vấn đề pháp lý khác.
Giải pháp hạn chế rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp SME
SME không thể phát triển bền vững nếu coi nhẹ pháp lý
Thực tế, pháp lý chính là tấm khiên bảo vệ và cũng là “đòn bẩy tăng trưởng” nếu được đầu tư đúng cách. SME không cần một đội ngũ pháp chế lớn, nhưng nhất định phải có nền tảng pháp lý vững chắc để hạn chế rủi ro và tối ưu hiệu quả kinh doanh. Những rủi ro tưởng chừng đơn giản như hợp đồng thiếu chặt chẽ, nhân sự không có hồ sơ đầy đủ, thuế kê khai sai, tài sản trí tuệ không được bảo vệ hay quy trình nội bộ thiếu nhất quán có thể trở thành trở ngại lớn khiến doanh nghiệp khó mở rộng và dễ bị tổn thương.
Nếu bạn là chủ doanh nghiệp hoặc đang phụ trách pháp chế tại SME, việc trang bị kiến thức và kỹ năng thực tiễn là bước đi quan trọng nhất để bảo vệ doanh nghiệp của mình.
Đó cũng là lý do Học viện pháp chế ICA xây dựng khóa học pháp chế doanh nghiệp” – một chương trình được thiết kế đặc biệt cho những người đang trực tiếp xử lý pháp lý nhưng không có nền tảng chuyên sâu. Khóa học không chỉ hướng dẫn cách nhận diện các rủi ro phổ biến, mà còn trang bị tư duy pháp chế hiện đại, công cụ kiểm soát rủi ro, kỹ năng đọc và đàm phán hợp đồng, và các phương pháp thiết lập quy trình tuân thủ phù hợp với quy mô SME.
Khi doanh nghiệp bắt đầu nghiêm túc với pháp lý, doanh nghiệp sẽ nhận ra rằng bảo vệ mình luôn rẻ hơn sửa sai. Và đầu tư vào kiến thức pháp lý chính là khoản đầu tư mang lại lợi ích lâu dài nhất.
Mời bạn xem thêm:
