Sơ đồ bài viết
Trong hệ thống công chứng của Việt Nam, Văn phòng công chứng là một mô hình hành nghề công chứng theo cơ chế tự chủ tài chính và hoạt động độc lập với Nhà nước, được thành lập bởi các Công chứng viên hợp danh. Công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng là ai? Họ có vai trò, quyền hạn và trách nhiệm gì trong việc bảo đảm tính pháp lý, xác thực và minh bạch của các giao dịch dân sự, thương mại?
Bài viết dưới đây của Học viện pháp chế ICA sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về vị trí, chức năng và nghĩa vụ của Công chứng viên hợp danh, một trong những trụ cột quan trọng của hệ thống công chứng Việt Nam hiện nay.
Công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng là ai?
Theo Luật Công chứng 2025, Công chứng viên hợp danh là Công chứng viên góp vốn, cùng quản lý và điều hành hoạt động của Văn phòng công chứng – một tổ chức hành nghề công chứng do các Công chứng viên thành lập.
Văn phòng công chứng hoạt động theo mô hình công ty hợp danh, nghĩa là mọi Công chứng viên hợp danh chịu trách nhiệm vô hạn bằng toàn bộ tài sản của mình về nghĩa vụ tài chính và pháp lý của văn phòng.
Nói cách khác, Công chứng viên hợp danh vừa là người hành nghề công chứng, vừa là chủ sở hữu và người quản lý Văn phòng công chứng.
Tiêu chuẩn, điều kiện để trở thành Công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng
Không phải mọi Công chứng viên đều có thể trở thành công chứng viên hợp danh.
Theo quy định pháp luật, cá nhân muốn thành lập hoặc tham gia Văn phòng công chứng với tư cách hợp danh cần đáp ứng các điều kiện sau:
- Là Công chứng viên đã được Bộ trưởng Bộ Tư pháp bổ nhiệm hợp pháp: Chỉ người có quyết định bổ nhiệm công chứng viên mới được tham gia thành lập văn phòng.
- Có đủ năng lực hành vi dân sự và đạo đức nghề nghiệp tốt.: Tính trung thực, liêm chính và tuân thủ pháp luật là yêu cầu bắt buộc với người hành nghề công chứng.
- Không đang trong thời gian bị xử lý kỷ luật hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự: Điều này nhằm bảo đảm uy tín và tính minh bạch của tổ chức hành nghề.
- Không là cán bộ, công chức, viên chức hoặc người làm việc trong cơ quan nhà nước: Công chứng viên hợp danh hoạt động theo cơ chế tự chủ, không thuộc biên chế Nhà nước.
Sau khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện, nhóm công chứng viên có thể đăng ký thành lập Văn phòng công chứng tại Sở Tư pháp nơi đặt trụ sở. Văn phòng công chứng được cấp Giấy đăng ký hoạt động và con dấu riêng, kể từ đó chính thức đi vào hoạt động.
Vai trò trong hoạt động công chứng
Là người đại diện pháp luật của Văn phòng công chứng
Trong mô hình công ty hợp danh, Công chứng viên đóng vai trò đại diện pháp luật, chịu trách nhiệm trước cơ quan quản lý nhà nước và khách hàng về toàn bộ hoạt động công chứng của văn phòng.
Trực tiếp thực hiện hoạt động công chứng
CCV hợp danh là người trực tiếp tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ, xác minh, soạn thảo và ký công chứng các hợp đồng, giao dịch, bản dịch.
Mỗi chữ ký của Công chứng viên hợp danh đều mang giá trị pháp lý và là căn cứ để xác định tính hợp pháp của văn bản công chứng.
Tổ chức, quản lý và điều hành hoạt động của Văn phòng công chứng
Bên cạnh công việc chuyên môn, CCV hợp danh còn quản lý nhân sự, điều hành hoạt động tài chính, phân công công việc, bảo đảm chất lượng dịch vụ công chứng và duy trì danh tiếng của văn phòng.
Đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật
Mọi hoạt động của Văn phòng công chứng phải tuân thủ Luật Công chứng và các quy định liên quan. Công chứng viên hợp danh chịu trách nhiệm đảm bảo mọi hồ sơ, quy trình, hợp đồng được thực hiện đúng quy định pháp luật.
Quyền hạn và trách nhiệm của Công chứng viên hợp danh
Theo quy định, Công chứng viên hợp danh có các quyền cơ bản như sau:
Quyền hành nghề công chứng độc lập, thực hiện các hoạt động chứng nhận hợp đồng, giao dịch, bản dịch, di chúc, văn bản thỏa thuận…
Quyền tổ chức, quản lý và điều hành hoạt động của Văn phòng công chứng: quyết định các vấn đề nội bộ của tổ chức.
Quyền thu phí, thù lao công chứng và các khoản dịch vụ hợp pháp khác theo quy định của Nhà nước.
Quyền ký kết hợp đồng thuê nhân sự, mua sắm tài sản, mở rộng hoạt động của văn phòng.
Quyền đại diện cho Văn phòng công chứng trong các quan hệ dân sự, hành chính, thương mại, cũng như trong các thủ tục pháp lý liên quan.
Công chứng viên hợp danh không chỉ có quyền mà còn chịu trách nhiệm pháp lý cao nhất đối với hoạt động của văn phòng công chứng.
Trách nhiệm nghề nghiệp và pháp lý: Công chứng viên hợp danh chịu trách nhiệm cá nhân và vô hạn bằng toàn bộ tài sản của mình đối với nghĩa vụ tài chính và pháp lý phát sinh trong quá trình hoạt động công chứng. Nếu xảy ra thiệt hại do lỗi của văn phòng, CCV hợp danh phải bồi thường và chịu trách nhiệm trước pháp luật.
Trách nhiệm đảm bảo chất lượng công chứng: Họ phải tuân thủ nghiêm ngặt quy trình công chứng, kiểm tra tính xác thực của hồ sơ, đảm bảo tính hợp pháp của văn bản và phòng ngừa rủi ro pháp lý cho khách hàng.
Trách nhiệm bảo mật thông tin: Công chứng viên hợp danh không được tiết lộ thông tin của người yêu cầu công chứng, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
Trách nhiệm đào tạo và quản lý nhân sự: Là người điều hành , Công chứng viên hợp danh cần đào tạo nghiệp vụ, hướng dẫn nhân viên, tập sự hành nghề công chứng và duy trì hoạt động ổn định, minh bạch của tổ chức.
Công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng là những người vừa hành nghề, vừa quản lý và điều hành hoạt động công chứng độc lập, đóng vai trò trung tâm trong hệ thống công chứng tư nhân tại Việt Nam. Họ không chỉ chịu trách nhiệm pháp lý cao nhất về các văn bản công chứng, mà còn bảo đảm uy tín, chất lượng và hiệu quả hoạt động của tổ chức mà họ sáng lập.
Mời bạn xem thêm
- Công chứng viên của các Phòng công chứng là ai? Tiêu chuẩn và vai trò?
- Chấp hành viên sơ cấp trong hệ thống thi hành án dân sự
- Kiểm sát viên cao cấp là gì? Tiêu chuẩn và điều kiện bổ nhiệm
Trong bối cảnh hiện nay, khi nhu cầu công chứng ngày càng tăng và mô hình tư nhân phát triển mạnh, đội ngũ Công chứng viên hợp danh cần tiếp tục nâng cao đạo đức nghề nghiệp, ứng dụng công nghệ số và tăng tính minh bạch, nhằm mang đến dịch vụ công chứng chuyên nghiệp, hiện đại và đáng tin cậy cho người dân.
