Sơ đồ bài viết
Con dấu không đơn thuần là một vật dụng hành chính – nó là công cụ đại diện ý chí pháp lý của doanh nghiệp. Một văn bản có con dấu thường được hiểu là đã qua phê duyệt chính thức, có giá trị ràng buộc về mặt pháp lý. Chính vì vậy, quản lý con dấu đúng cách, đúng quy định pháp luật là yêu cầu bắt buộc, đặc biệt đối với người làm công tác hành chính, kế toán, nhân sự – những người thường xuyên thao tác với văn bản cần đóng dấu. Bài viết sau đây sẽ giúp bạn hình dung toàn diện về những kỹ năng quản lý con dấu đúng quy định pháp luật, đồng thời đưa ra những hướng dẫn thực tiễn mà người làm hành chính – kế toán có thể áp dụng ngay tại doanh nghiệp mình.
Cơ sở pháp lý về quản lý và sử dụng con dấu doanh nghiệp
Theo Luật Doanh nghiệp 2020 và các văn bản hướng dẫn thi hành, con dấu của doanh nghiệp không còn phải đăng ký mẫu dấu với cơ quan công an như trước đây. Tuy nhiên, trách nhiệm quản lý, sử dụng và bảo mật con dấu vẫn hoàn toàn thuộc về doanh nghiệp.
Các quy định bao gồm:
- Doanh nghiệp có quyền tự quyết định về số lượng, hình thức, nội dung con dấu (trừ một số ngành nghề đặc thù).
- Việc sử dụng con dấu phải được quy định trong quy chế nội bộ hoặc điều lệ công ty.
- Người sử dụng con dấu phải đúng thẩm quyền, mục đích và phạm vi được giao.
- Mọi hành vi lạm dụng con dấu, đóng dấu không đúng người ký, sử dụng con dấu cho mục đích cá nhân hoặc tiết lộ trái phép con dấu đều có thể bị xử lý kỷ luật, thậm chí truy cứu trách nhiệm hình sự trong một số trường hợp nghiêm trọng.
Những sai lầm phổ biến khi quản lý con dấu
Dưới đây là một số lỗi sai thường gặp trong công tác quản lý con dấu tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa:
- Đóng dấu trước – ký sau: Đây là sai lầm nghiêm trọng. Theo quy định, văn bản phải được ký bởi người có thẩm quyền trước, sau đó mới đóng dấu để xác thực chữ ký.
- Không phân biệt dấu tròn và dấu chức danh: Dấu tròn là dấu đại diện pháp lý của doanh nghiệp, còn dấu chức danh dùng để xác thực chữ ký của từng cá nhân có thẩm quyền. Việc sử dụng sai loại dấu có thể khiến văn bản mất hiệu lực.
- Đưa dấu cho nhân viên giữ mà không có ủy quyền hoặc quy chế nội bộ rõ ràng: Điều này dễ dẫn đến rủi ro thất lạc, lạm quyền hoặc bị giả mạo văn bản.
- Không lập sổ theo dõi sử dụng con dấu: Việc thiếu minh bạch khiến người quản lý không thể kiểm soát dấu đã được dùng vào việc gì, khi nào, và bởi ai.
Những sai phạm trên không chỉ ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp mà còn khiến người phụ trách hành chính – kế toán chịu trách nhiệm kỷ luật nếu xảy ra rủi ro.
Kỹ năng quản lý con dấu đúng quy định pháp luật
Để quản lý con dấu hiệu quả và tuân thủ pháp luật, người làm công tác hành chính – kế toán cần trang bị những kỹ năng thiết yếu sau:
Nắm vững quy định về thẩm quyền và trách nhiệm sử dụng con dấu
Không phải ai cũng được phép sử dụng con dấu. Doanh nghiệp cần có quy định nội bộ rõ ràng:
- Ai có quyền ký và yêu cầu đóng dấu?
- Ai là người giữ dấu?
- Những loại văn bản nào cần đóng dấu tròn, dấu chức danh?
- Trường hợp nào phải lập biên bản hoặc có giấy đề nghị đóng dấu?
Người quản lý con dấu cần hiểu rõ các quy định này và chỉ thực hiện đóng dấu khi đúng người – đúng nội dung – đúng loại văn bản.
Thiết lập và duy trì sổ theo dõi con dấu
Đây là kỹ năng quan trọng nhưng hay bị bỏ qua trong thực tế. Sổ theo dõi sử dụng con dấu nên có các thông tin sau:
- Ngày – giờ sử dụng con dấu
- Tên văn bản được đóng dấu
- Người đề nghị đóng dấu
- Người ký văn bản
- Loại dấu sử dụng (dấu tròn / dấu chức danh / dấu treo)
- Chữ ký xác nhận của người giữ dấu
Sổ có thể làm dưới dạng giấy hoặc file mềm có kiểm soát truy cập. Việc duy trì sổ giúp doanh nghiệp có cơ sở đối chiếu khi có tranh chấp hoặc nghi vấn giả mạo văn bản.
Biết cách đóng dấu đúng vị trí, đúng kỹ thuật
Một văn bản hợp lệ cần được đóng dấu đúng vị trí, rõ nét và đúng loại dấu. Một số lưu ý kỹ thuật:
- Dấu tròn phải đóng chồng lên 1/3 chữ ký của người đại diện theo pháp luật (trên văn bản chính).
- Với các văn bản nhiều trang, cần đóng dấu giáp lai hoặc dấu treo nếu văn bản yêu cầu.
- Không sử dụng dấu mờ, lệch, nhòe hoặc đóng đè lên chữ ký, số văn bản.
Việc đóng dấu đúng cách sẽ giúp văn bản đảm bảo giá trị pháp lý và thể hiện sự chuyên nghiệp trong hành chính doanh nghiệp.
Kiểm soát việc sử dụng và bảo quản con dấu
Người quản lý con dấu cần:
- Không đưa dấu ra ngoài doanh nghiệp, trừ khi có văn bản cử người mang dấu đi công tác, công chứng, nộp hồ sơ.
- Không photo, sao chép mẫu dấu vào tài liệu nội bộ mà không có ghi chú rõ “chỉ mang tính minh họa”.
- Bảo quản con dấu trong tủ riêng, có khóa, giới hạn quyền tiếp cận.
- Có sổ giao nhận nếu giao dấu cho người khác tạm thời sử dụng.
Xử lý tình huống mất dấu hoặc sử dụng sai quy định
Trong trường hợp con dấu bị mất, sử dụng sai quy định hoặc nghi ngờ bị làm giả:
- Phải lập biên bản nội bộ ngay để ghi nhận sự việc.
- Thông báo với cơ quan công an hoặc cơ quan cấp phép nếu cần.
- Tạm ngưng sử dụng dấu cũ, đồng thời báo cáo với người đại diện pháp luật để xin cấp lại (nếu mất).
Việc xử lý nhanh và đúng quy trình giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro pháp lý khi bị thất thoát con dấu.
Quản lý con dấu tưởng như là công việc “lặt vặt” nhưng lại là một mắt xích trọng yếu trong hệ thống pháp lý doanh nghiệp. Một văn bản sai dấu, dấu mất kiểm soát, hay sử dụng con dấu khi người ký không đủ thẩm quyền… đều có thể kéo theo hậu quả lớn: mất hợp đồng, mất uy tín, thậm chí là kiện tụng.
Vì vậy, người giữ dấu – thường là hành chính, kế toán, nhân sự – không chỉ cần kỹ năng hành chính mà còn cần nền tảng pháp lý vững chắc.
Nếu bạn đang làm việc tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ, nơi hành chính – kế toán thường kiêm luôn việc quản lý con dấu, hồ sơ pháp lý, hợp đồng, nhân sự, thì việc tự học rải rác sẽ không đủ.
Hãy tham khảo khóa học: Khóa đào tạo pháp luật cho kế toán, hành chính, nhân sự kiêm nhiệm pháp chế tại doanh nghiệp vừa và nhỏ – Pháp chế ICA
Bạn sẽ được học:
- Cách xử lý các tình huống thực tế liên quan đến con dấu, hợp đồng, hồ sơ nội bộ.
- Kỹ năng lập quy chế nội bộ, biên bản bàn giao, ủy quyền pháp lý đúng luật.
- Cách phối hợp giữa kế toán – hành chính – pháp chế để giảm rủi ro cho doanh nghiệp.
Mời bạn xem thêm: