Sơ đồ bài viết
Trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME), nhân sự hành chính thường được giao nhiệm vụ ký thay giám đốc – ví dụ như khi giám đốc bận việc hoặc vắng mặt. Tuy nhiên, hành vi này không nên xem nhẹ, vì ký thay mà không đúng thẩm quyền có thể dẫn đến trách nhiệm pháp lý nghiêm trọng. Bài viết “Trách nhiệm pháp lý của hành chính khi ký thay giám đốc” này phân tích quy định pháp luật, xác định điều kiện hợp pháp và cách thức xử lý để vừa linh hoạt công việc vừa đảm bảo an toàn pháp lý.
Ai mới là người được ký văn bản công ty?
Theo Điều 13 Luật Doanh nghiệp 2020, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là người có quyền ký các văn bản quan trọng, hợp đồng, quyết định thay mặt công ty. Nếu nhân sự hành chính không thuộc đối tượng này thì việc ký thay giám đốc cần phải có ủy quyền rõ ràng bằng văn bản.
Hơn nữa, Điều 13 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định rõ về quyền ký thay, ký thừa lệnh, ký thừa ủy quyền. Người đứng đầu cơ quan (ở đây là giám đốc) có thể:
- Cho phép cấp phó ký thay một số văn bản thuộc lĩnh vực phụ trách.
- Ký thừa lệnh một số văn bản theo quy chế làm việc.
- Ký thừa ủy quyền theo văn bản ủy quyền, trong đó cần ghi rõ phạm vi, thời hạn và văn bản không được ủy quyền lại cho người khác.
Trách nhiệm pháp lý của hành chính khi ký thay giám đốc
Trách nhiệm dân sự
Nếu văn bản ký thay gây thiệt hại cho doanh nghiệp hoặc bên thứ ba, hành chính có thể phải bồi thường theo Điều 584 Bộ luật Dân sự. Giữ vai trò là người ký, cá nhân có trách nhiệm kiểm soát nội dung kỹ lưỡng trước khi ký.
Trách nhiệm hành chính
Nếu thực hiện ký thay mà không có ủy quyền hợp pháp, doanh nghiệp và cá nhân có thể bị xử phạt hành chính—ví dụ như ký hợp đồng trái thẩm quyền hoặc vi phạm quy định hành chính.
Trách nhiệm đối với văn bản sai phạm
Theo quy định về ký thay ở Nghị định 30/2020/NĐ-CP, người ký thay vẫn phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản mình đã ký. Giám đốc vẫn chịu trách nhiệm cuối cùng, nhưng hành chính ký thay cũng không thể chối bỏ trách nhiệm nếu có vi phạm.
Khi nào hành chính được ký thay giám đốc?
Việc nhân sự hành chính ký thay giám đốc chỉ hợp pháp và an toàn pháp lý khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:
Có văn bản ủy quyền hợp pháp
Hành chính chỉ được ký thay khi có văn bản ủy quyền bằng văn bản, ghi rõ:
- Tên người được ủy quyền (hành chính);
- Phạm vi công việc được phép ký;
- Thời hạn ủy quyền;
- Trách nhiệm của người ký thay;
- Chữ ký của giám đốc và đóng dấu doanh nghiệp (nếu có).
Việc ủy quyền miệng, qua email, tin nhắn… không có giá trị pháp lý nếu xảy ra tranh chấp hoặc kiểm tra nội bộ.
Nội dung văn bản thuộc thẩm quyền được phân công
Theo nhiều quy chế nội bộ của doanh nghiệp, hành chính có thể được phân công phụ trách những đầu việc cụ thể như:
- Văn bản hành chính nội bộ;
- Giấy giới thiệu, công văn đi;
- Biểu mẫu hành chính thông thường.
Nếu nội dung văn bản không thuộc nhóm này, việc ký thay có thể bị coi là vượt thẩm quyền – dẫn tới rủi ro về trách nhiệm pháp lý.
Văn bản không thuộc loại bắt buộc giám đốc ký trực tiếp
Một số loại văn bản không được phép ký thay, ví dụ:
- Hợp đồng có giá trị lớn;
- Quyết định về tài chính, nhân sự cấp cao;
- Giấy tờ pháp lý gửi cơ quan nhà nước (đăng ký kinh doanh, thuế…).
Những loại văn bản này bắt buộc phải có chữ ký của người đại diện theo pháp luật (giám đốc) theo Luật Doanh nghiệp, Luật Dân sự và các văn bản chuyên ngành liên quan.
Trách nhiệm pháp lý của hành chính khi ký thay giám đốc không nên xem nhẹ. Mỗi chữ ký thay là một cam kết pháp lý đòi hỏi:
- Có ỦY QUYỀN bằng văn bản, rõ ràng và hợp pháp.
- Phạm vi được giao KÝ thay phải phù hợp với quy trình nội bộ và thẩm quyền pháp lý.
- Lưu trữ và chứng minh đầy đủ để bảo vệ bản thân nếu xảy ra tranh chấp.
Nếu bạn đang là hành chính – kế toán – nhân sự kiêm nhiệm pháp chế tại SME, có thể trang bị kiến thức bài bản qua khóa học “Pháp luật cho kế toán – hành chính – nhân sự kiêm nhiệm pháp chế tại doanh nghiệp vừa và nhỏ” của Pháp chế ICA. Khóa học này sẽ giúp bạn nắm vững quy định pháp luật, kỹ năng ký thay an toàn và phòng tránh trách nhiệm pháp lý.
Tìm hiểu chi tiết tại: https://phapche.edu.vn/courses/khoa-dao-tao-phap-luat-cho-ke-toan-hanh-chinh-nhan-su-kiem-nhiem-phap-che-tai-doanh-nghiep-vua-va-nho/
Mời bạn xem thêm: