Sơ đồ bài viết
Trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME), việc một nhân sự kiêm nhiệm nhiều vai trò là khá phổ biến, đặc biệt là kế toán kiêm pháp chế. Tuy nhiên, câu hỏi thường gặp là: Kế toán kiêm pháp chế có được ký hợp đồng thay mặt công ty hay không? Đây là vấn đề liên quan trực tiếp đến thẩm quyền ký kết, hiệu lực pháp lý của hợp đồng và trách nhiệm cá nhân của người ký. Bài viết dưới đây sẽ phân tích dựa trên quy định pháp luật hiện hành, đồng thời chỉ ra những lưu ý quan trọng để kế toán – pháp chế kiêm nhiệm vừa hoàn thành nhiệm vụ vừa tránh rủi ro pháp lý.
Thẩm quyền ký hợp đồng theo quy định pháp luật
Theo Bộ luật Dân sự 2015 và Luật Doanh nghiệp 2020, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là người có quyền ký kết hợp đồng nhân danh công ty. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể ủy quyền cho cá nhân khác thực hiện việc ký kết.
Như vậy, về nguyên tắc:
- Nếu kế toán kiêm pháp chế là người đại diện theo pháp luật (theo đăng ký kinh doanh) → Được quyền ký hợp đồng.
- Nếu không phải → Chỉ được ký khi có giấy ủy quyền hợp pháp từ người đại diện theo pháp luật hoặc cấp quản lý có thẩm quyền.
Kế toán kiêm pháp chế có được ký hợp đồng không?
Một nhân sự kế toán kiêm pháp chế có thể được ký hợp đồng trong các trường hợp sau:
- Có văn bản ủy quyền từ giám đốc hoặc người đại diện theo pháp luật, nêu rõ phạm vi, thời hạn, loại hợp đồng được ký.
- Ký hợp đồng thuộc lĩnh vực chuyên môn mà mình phụ trách (ví dụ: hợp đồng mua phần mềm kế toán, hợp đồng dịch vụ pháp lý), nếu được giao nhiệm vụ bằng văn bản.
- Ký với tư cách người làm chứng hoặc xác nhận (không thay mặt doanh nghiệp), khi quy trình nội bộ yêu cầu.
Rủi ro nếu ký hợp đồng không đúng thẩm quyền
Nếu kế toán kiêm pháp chế ký hợp đồng khi chưa được ủy quyền hợp pháp, hợp đồng có thể gặp các vấn đề:
Hợp đồng có thể bị vô hiệu
Theo Điều 117 Bộ luật Dân sự 2015, một trong những điều kiện để giao dịch dân sự có hiệu lực là người tham gia phải có năng lực pháp luật và năng lực hành vi dân sự phù hợp với giao dịch đó. Việc ký hợp đồng không đúng thẩm quyền sẽ vi phạm nguyên tắc này, khiến hợp đồng có thể bị tòa án tuyên bố vô hiệu.
Doanh nghiệp có quyền từ chối thực hiện
Khi hợp đồng bị vô hiệu do ký sai thẩm quyền, doanh nghiệp có quyền không thực hiện các nghĩa vụ đã cam kết trong hợp đồng, như thanh toán, giao hàng, hoặc cung cấp dịch vụ. Điều này có thể dẫn đến tranh chấp pháp lý với đối tác và ảnh hưởng đến uy tín kinh doanh.
Người ký có thể phải chịu trách nhiệm cá nhân
Người ký hợp đồng không đúng thẩm quyền có thể phải đối mặt với các hình thức xử lý nội bộ, bao gồm:
- Xử lý kỷ luật: Bị khiển trách, cảnh cáo, hoặc thậm chí là sa thải.
- Bồi thường thiệt hại: Nếu hành vi ký sai thẩm quyền gây ra thiệt hại tài chính cho doanh nghiệp, người ký có thể phải chịu trách nhiệm bồi thường.
Ví dụ minh họa
Một kế toán kiêm pháp chế tự ý ký hợp đồng mua sắm thiết bị trị giá 2 tỷ đồng mà không có giấy ủy quyền từ giám đốc. Khi sự việc được phát hiện, hợp đồng này có thể bị tuyên bố vô hiệu. Doanh nghiệp có quyền từ chối thanh toán 2 tỷ đồng, nhưng phải đối mặt với kiện tụng từ nhà cung cấp. Người kế toán kiêm pháp chế có thể bị xử lý kỷ luật và phải bồi thường cho những tổn thất mà doanh nghiệp phải gánh chịu do hợp đồng này.
Tóm lại, kế toán kiêm pháp chế có được ký hợp đồng nếu và chỉ nếu đáp ứng điều kiện về thẩm quyền hoặc ủy quyền hợp pháp. Đây không chỉ là vấn đề pháp lý mà còn là cách bảo vệ bản thân và doanh nghiệp trước rủi ro.
Nếu bạn đang là kế toán – hành chính – nhân sự kiêm nhiệm pháp chế, việc nắm rõ quy định ký kết hợp đồng và kỹ năng rà soát pháp lý là bắt buộc. Bạn có thể tham gia Khóa đào tạo “Pháp luật cho kế toán – hành chính – nhân sự kiêm nhiệm pháp chế” của Pháp chế ICa để trang bị đầy đủ kiến thức và kỹ năng thực hành.
Xem chi tiết khóa học tại: https://phapche.edu.vn/courses/khoa-dao-tao-phap-luat-cho-ke-toan-hanh-chinh-nhan-su-kiem-nhiem-phap-che-tai-doanh-nghiep-vua-va-nho/
Mời bạn xem thêm: