Sơ đồ bài viết
Trong môi trường doanh nghiệp hiện đại, việc giao, nhận công việc thường được thực hiện qua email để đảm bảo tính minh bạch và có căn cứ đối chiếu khi cần thiết. Tuy nhiên, không ít nhân sự – đặc biệt là nhóm hành chính, kế toán rơi vào tình huống bị giao những đầu việc không đúng quy định pháp luật, không thuộc chức năng, thậm chí tiềm ẩn rủi ro về trách nhiệm cá nhân. Trong những trường hợp đó, việc viết email phản hồi để từ chối giao việc sai quy định là kỹ năng tối quan trọng để bảo vệ bản thân một cách văn minh, đúng luật, đồng thời duy trì môi trường làm việc chuyên nghiệp.
Khi nào cần viết email từ chối giao việc sai quy định?
Thông thường, nhân sự hành chính – kế toán cần cân nhắc việc từ chối nhận việc qua email nếu thuộc một trong các tình huống sau:
- Nội dung công việc trái luật: ví dụ như yêu cầu lập chứng từ giả, hợp thức hóa hóa đơn, ghi nhận doanh thu/chi phí không có chứng từ hợp lệ.
- Không thuộc phạm vi chức năng: kế toán bị yêu cầu ký thay giám đốc trên hợp đồng, hành chính được yêu cầu tham gia các giao dịch tài chính thay mặt doanh nghiệp.
- Không đúng thẩm quyền phân công: người giao việc không có quyền phân công cho bạn nhưng vẫn gửi email yêu cầu thực hiện.
- Tiềm ẩn rủi ro trách nhiệm cá nhân: yêu cầu ký duyệt hồ sơ sai quy trình, lưu hồ sơ không đúng quy định, thực hiện thao tác ảnh hưởng đến dữ liệu nội bộ.
Trong những trường hợp này, người lao động không chỉ nên mà còn phải từ chối nếu không muốn vô tình vi phạm pháp luật hoặc nội quy công ty.
Cách viết email phản hồi để từ chối giao việc sai quy định
Viết email từ chối không đơn thuần là nói “không”. Một email từ chối hiệu quả cần vừa khéo léo, vừa rõ ràng về lập luận pháp lý, thể hiện tinh thần tôn trọng nhưng vẫn giữ nguyên tắc cá nhân. Dưới đây là hướng dẫn 5 bước cụ thể:
1. Mở đầu lịch sự – xác nhận đã nhận nhiệm vụ
Dù nội dung không hợp lý, email vẫn nên mở đầu bằng sự chuyên nghiệp. Câu mở đầu có thể như sau:
“Em đã nhận được email phân công công việc liên quan đến [tên công việc] vào ngày [ngày tháng] từ anh/chị.”
Việc xác nhận giúp chứng minh rằng bạn đã nhận thông tin, không phớt lờ – đồng thời tạo tiền đề cho phản hồi rõ ràng hơn sau đó.
2. Xác định lý do không thể thực hiện – dựa trên cơ sở pháp lý hoặc quy định nội bộ
Đây là phần trọng tâm. Người viết cần nêu rõ lý do dựa trên các quy định cụ thể, tránh đưa ra lý do cảm tính. Ví dụ:
- “Theo Điều 10, Luật Kế toán 2015, kế toán viên có quyền từ chối thực hiện nghiệp vụ không đúng pháp luật. Yêu cầu thực hiện [ghi nhận chi phí không chứng từ / ký hợp đồng thay người đại diện pháp luật…] hiện tại không đáp ứng điều kiện về chứng từ theo Thông tư 200/2014/TT-BTC nên em không thể thực hiện.”
- “Căn cứ nội quy công ty ban hành ngày… về phân quyền nhiệm vụ, em không thuộc nhóm được giao nhiệm vụ này nên xin phép không tiếp nhận.”
Nếu nội dung chưa có quy định pháp luật cụ thể, có thể viện dẫn quy trình nội bộ, quy chế ký duyệt, phân quyền ban hành trong doanh nghiệp.
3. Đề xuất hướng xử lý thay thế (nếu có)
Để tránh bị đánh giá là “cứng nhắc”, bạn có thể đưa ra giải pháp thay thế nếu thấy phù hợp:
- “Trong trường hợp cần xác minh nghiệp vụ, em có thể phối hợp bộ phận pháp chế để xử lý đúng quy trình.”
- “Nếu anh/chị cần người hỗ trợ lưu hồ sơ theo hướng dẫn, em có thể chuyển sang bộ phận hành chính để phối hợp.”
Việc này giúp bạn thể hiện tinh thần cầu thị, đồng thời vẫn giữ nguyên lập trường.
4. Đề nghị xác nhận lại bằng văn bản nếu vẫn yêu cầu thực hiện
Nếu phía trên vẫn kiên quyết yêu cầu bạn thực hiện, hãy chủ động xin văn bản chỉ đạo có chữ ký – đóng dấu để làm căn cứ bảo vệ bản thân:
“Trường hợp anh/chị vẫn yêu cầu thực hiện công việc này, em kính đề nghị được nhận văn bản phân công có chữ ký xác nhận từ lãnh đạo để thực hiện đúng quy trình và có cơ sở lưu trữ kế toán.”
Đây là bước đặc biệt quan trọng để ngăn chặn việc bị đổ trách nhiệm trong tương lai.
5. Kết thư đúng mực, giữ quan hệ nội bộ
Cuối thư, hãy thể hiện thái độ cầu thị, hợp tác, không mang cảm xúc đối đầu:
“Mong anh/chị thông cảm và hỗ trợ để em có thể thực hiện công việc đúng quy định. Rất mong nhận được phản hồi trong thời gian sớm nhất để phối hợp kịp thời.”
“Trân trọng cảm ơn anh/chị. Em sẵn sàng phối hợp khi công việc được phân công phù hợp và hợp lệ.”
Mẫu email từ chối giao việc sai quy định
Dưới đây là mẫu email minh họa để bạn có thể tùy chỉnh khi cần thiết:
Tiêu đề: Phản hồi về phân công công việc ngày [dd/mm/yyyy]
Kính gửi anh/chị [Tên người giao việc],
Em đã nhận được email phân công thực hiện công việc [mô tả nhiệm vụ] vào ngày [dd/mm/yyyy]. Sau khi xem xét nội dung và đối chiếu với quy định pháp luật hiện hành, em nhận thấy:
- Công việc hiện chưa có đủ chứng từ hợp lệ theo quy định tại Thông tư 200/2014/TT-BTC;
- Nội dung liên quan vượt ngoài phạm vi chức năng/phân quyền được quy định trong quy chế công ty ban hành ngày [ngày].
Do đó, em xin phép từ chối tiếp nhận nhiệm vụ trên để đảm bảo thực hiện đúng quy định pháp luật và nội quy doanh nghiệp.
Trường hợp anh/chị vẫn cần em thực hiện, kính mong nhận được văn bản phân công chính thức có xác nhận từ lãnh đạo để em thực hiện đúng quy trình và đảm bảo lưu trữ hồ sơ phù hợp.
Rất mong anh/chị thông cảm và hỗ trợ để công việc được tiến hành đúng quy định.
Trân trọng,
[Họ tên] – [Chức vụ]
[Email công ty] | [Số điện thoại]
Trong môi trường doanh nghiệp hiện đại, nơi các quyết định được thực hiện nhanh chóng qua email, kế toán và hành chính không thể làm việc theo cảm tính hay dựa vào “kinh nghiệm”. Họ cần biết khi nào có quyền từ chối – từ chối thế nào – và dựa vào đâu để bảo vệ bản thân.
Nếu bạn là kế toán, hành chính, tài chính hoặc đang kiêm nhiệm thêm chức năng pháp chế nội bộ, đừng bỏ qua cơ hội nâng cao năng lực viết phản hồi đúng luật, hiểu đúng quyền hạn của mình và xử lý tình huống sai phạm nội bộ một cách bài bản.
Tham khảo ngay khóa học đặc biệt dành riêng cho bạn: Khóa học Pháp chế đa nhiệm – Thiết kế riêng cho kế toán tài chính kiêm nhiệm pháp chế công ty do đội ngũ chuyên gia Pháp chế ICA thiết kế thực chiến, thực tiễn, cập nhật đầy đủ tình huống nội bộ doanh nghiệp. Học để làm chủ vai trò, chứ không chỉ làm đúng phần việc.
Mời bạn xem thêm: