Sơ đồ bài viết
Trong quá trình làm việc tại doanh nghiệp, nhân sự hành chính – kế toán thường xuyên phải tiếp xúc với các đoàn kiểm tra, thanh tra từ nhiều cơ quan nhà nước như thuế, bảo hiểm xã hội, lao động – thương binh – xã hội… Tuy nhiên, không phải lúc nào yêu cầu cung cấp hồ sơ, tài liệu từ phía đoàn kiểm tra cũng đúng thẩm quyền, đúng trình tự. Vậy trong trường hợp hành chính – kế toán bị thanh tra yêu cầu cung cấp hồ sơ không đúng thẩm quyền phải làm gì? Đây là câu hỏi thực tiễn quan trọng, ảnh hưởng đến cả pháp lý cá nhân và rủi ro doanh nghiệp.
Hiểu đúng về thẩm quyền yêu cầu cung cấp hồ sơ của các đoàn thanh tra, kiểm tra
Đầu tiên, để biết yêu cầu từ phía thanh tra có đúng thẩm quyền hay không, người làm công tác hành chính – kế toán cần nắm rõ thẩm quyền của từng loại cơ quan và điều kiện để được yêu cầu cung cấp hồ sơ.
a. Không phải cứ là “thanh tra” là có quyền
Nhiều người nhầm tưởng rằng bất kỳ đoàn thanh tra nào đến cũng có quyền yêu cầu xuất trình hồ sơ. Thực tế, chỉ những đoàn thanh tra/kiểm tra có quyết định bằng văn bản từ cấp có thẩm quyền mới đủ điều kiện yêu cầu doanh nghiệp cung cấp tài liệu.
Ví dụ:
- Thanh tra thuế chỉ được tiến hành khi có quyết định thanh tra thuế do Cục trưởng, Chi cục trưởng thuế ban hành, kèm kế hoạch được phê duyệt.
- Thanh tra bảo hiểm xã hội cần có quyết định từ Giám đốc BHXH cấp tỉnh/huyện.
- Các đoàn “kiểm tra liên ngành” cần quyết định kiểm tra liên ngành, nêu rõ thành phần, nội dung, thời hạn.
Việc một cá nhân hoặc tổ chức tự xưng “cơ quan chức năng” mà không xuất trình quyết định kiểm tra có dấu, có số, có ngày tháng… là không hợp lệ.
b. Có giới hạn về phạm vi yêu cầu
Ngay cả khi đoàn thanh tra có quyết định đúng, họ chỉ được yêu cầu cung cấp hồ sơ trong phạm vi nội dung ghi trong quyết định. Ví dụ:
- Nếu chỉ thanh tra lao động, họ không thể yêu cầu hồ sơ kế toán.
- Nếu chỉ thanh tra BHXH, họ không thể yêu cầu hợp đồng dịch vụ, sổ sách tài chính.
Việc yêu cầu vượt quá phạm vi là lạm quyền và người tiếp đoàn hoàn toàn có quyền từ chối.
Hành chính – kế toán bị thanh tra yêu cầu cung cấp hồ sơ không đúng thẩm quyền, phải làm gì?
Dưới đây là các bước hành chính – kế toán nên thực hiện nếu rơi vào tình huống này.
Bước 1: Yêu cầu xuất trình đầy đủ giấy tờ pháp lý
Ngay khi tiếp đoàn, người tiếp đoàn cần yêu cầu họ xuất trình các văn bản sau:
- Quyết định kiểm tra/thanh tra có chữ ký người có thẩm quyền;
- Thẻ ngành/công tác của từng thành viên đoàn;
- Giấy giới thiệu công tác (nếu có).
Nếu không có các giấy tờ này, doanh nghiệp hoàn toàn có quyền từ chối làm việc. Điều này được pháp luật bảo vệ nhằm tránh tình trạng giả danh, thanh tra “ngoài luồng”.
Bước 2: Đối chiếu nội dung quyết định với hồ sơ bị yêu cầu
Khi nhận được quyết định, cần đọc kỹ phạm vi nội dung kiểm tra được nêu trong quyết định:
- Nếu kiểm tra thuế thì chỉ cung cấp tài liệu liên quan đến thuế;
- Nếu kiểm tra BHXH thì không nhất thiết phải nộp bảng cân đối kế toán;
- Nếu chỉ kiểm tra một mảng nhỏ (như hợp đồng lao động), không cần xuất trình toàn bộ hợp đồng kinh tế.
Hãy ghi chú lại những yêu cầu nào không đúng phạm vi và có thái độ lịch sự từ chối.
Bước 3: Ghi rõ nội dung làm việc vào biên bản tiếp đoàn
Nếu đoàn kiểm tra vẫn đề nghị cung cấp hồ sơ không đúng thẩm quyền, người tiếp đoàn nên ghi rõ ý kiến của mình vào biên bản làm việc, ví dụ:
“Người tiếp đoàn đã đề nghị phía kiểm tra chỉ yêu cầu cung cấp tài liệu đúng theo nội dung và phạm vi quyết định số… ngày… Tuy nhiên đoàn vẫn tiếp tục đề nghị cung cấp tài liệu ngoài phạm vi nêu trên.”
Việc này giúp ghi nhận rõ ràng lập trường pháp lý của doanh nghiệp, tránh bị quy kết sai sau này.
Bước 4: Báo cáo ban lãnh đạo và xin ý kiến pháp chế nội bộ (nếu có)
Ngay sau buổi làm việc, cần:
- Gửi báo cáo nội bộ kèm bản chụp quyết định kiểm tra;
- Nếu doanh nghiệp có bộ phận pháp chế, cần xin ý kiến tư vấn;
- Trường hợp không có phòng pháp chế, nên tham khảo luật sư ngoài hoặc đơn vị cố vấn.
Bước 5: Trường hợp nghi ngờ vi phạm – có thể gửi đơn phản ánh
Trong tình huống có dấu hiệu ép buộc cung cấp hồ sơ trái pháp luật, hành chính – kế toán hoặc doanh nghiệp có thể:
- Gửi đơn phản ánh lên cơ quan cấp trên của đoàn kiểm tra;
- Gửi công văn yêu cầu làm rõ thẩm quyền, phạm vi kiểm tra;
- Lưu toàn bộ văn bản làm việc để làm bằng chứng trong trường hợp khiếu nại, tố cáo.
Những sai lầm cần tránh khi tiếp đoàn kiểm tra
1. Tự ý cung cấp toàn bộ hồ sơ mà không kiểm tra thẩm quyền
Nhiều kế toán/văn thư vì sợ làm mất lòng cán bộ thanh tra nên đã tự động photo, gửi toàn bộ tài liệu kể cả những phần không liên quan. Điều này có thể gây lộ bí mật doanh nghiệp, dẫn đến hậu quả về thuế, tài chính.
2. Không ghi biên bản, không lưu hồ sơ tiếp đoàn
Việc tiếp đoàn phải có biên bản làm việc. Nếu không lập biên bản, không ghi nhận rõ yêu cầu và phản hồi, sau này dễ gặp rắc rối khi bị quy trách nhiệm “không hợp tác” hoặc “cung cấp không đầy đủ”.
3. Ký nhận tài liệu mà không được phép
Hành chính – kế toán thường kiêm nhiệm việc giao nhận văn bản, hồ sơ. Tuy nhiên, không nên ký nhận bàn giao các tài liệu tài chính – pháp lý mà không có sự đồng ý của lãnh đạo.
Trong môi trường doanh nghiệp hiện đại, người làm công tác hành chính – kế toán không chỉ là “người làm giấy tờ”, mà còn là người gác cổng pháp lý đầu tiên. Việc hiểu và vận dụng đúng quy định về thanh tra, kiểm tra sẽ giúp bạn:
- Tránh bị lôi kéo vào sai phạm nội bộ;
- Bảo vệ bí mật doanh nghiệp;
- Tự tin xử lý khi tiếp đoàn kiểm tra bất ngờ.
Khóa học Pháp chế đa nhiệm dành riêng cho kế toán – tài chính kiêm nhiệm pháp chế của Pháp chế ICA chính là công cụ bạn cần.
- Học để biết làm đúng – từ chối đúng – ký đúng
- Trang bị tư duy pháp lý, bảo vệ bản thân và doanh nghiệp khỏi sai phạm
- Học online linh hoạt, thực hành tình huống thực tế
Tham khảo ngay tại: https://phapche.edu.vn/courses/khoa-hoc-phap-che-da-nhiem-thiet-ke-rieng-danh-cho-ke-toan-tai-chinh-kiem-nhiem-phap-che-cong-ty/
Mời bạn xem thêm: