Sơ đồ bài viết
Trong hoạt động tài chính của doanh nghiệp, vai trò của kế toán không chỉ dừng lại ở việc “ghi chép” mà còn là mắt xích quan trọng trong việc kiểm tra, kiểm soát và cảnh báo rủi ro pháp lý liên quan đến chứng từ kế toán. Tuy nhiên, trên thực tế, rất nhiều kế toán – đặc biệt tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ – ngần ngại hoặc không dám yêu cầu kiểm tra lại chứng từ trước khi hạch toán, vì sợ bị đánh giá là “làm khó”, “chậm tiến độ” hoặc “vượt quyền”. Vậy kế toán có được yêu cầu kiểm tra lại chứng từ trước khi hạch toán không? Và nếu có thì căn cứ pháp lý nào quy định điều đó? Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng làm rõ quyền – trách nhiệm pháp lý của kế toán trong việc kiểm tra chứng từ, các tình huống thực tiễn dễ gặp và cách xử lý đúng quy định.
Kế toán có được yêu cầu kiểm tra lại chứng từ trước khi hạch toán không?
Theo Luật Kế toán 2015, kế toán không chỉ có quyền mà còn có nghĩa vụ kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ trước khi ghi sổ kế toán. Cụ thể:
Điều 16 – Luật Kế toán 2015 quy định:
“Chứng từ kế toán là căn cứ để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính. Chứng từ kế toán phải có đầy đủ các nội dung chủ yếu theo quy định.”
Điều 19 – Kiểm tra, xử lý chứng từ kế toán: “Chứng từ kế toán trước khi ghi sổ kế toán phải được kiểm tra. Người lập, người duyệt và kế toán viên có liên quan phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán.”
Như vậy, kế toán không phải là người chỉ ghi nhận một cách bị động. Họ có toàn quyền (và bắt buộc) phải kiểm tra:
- Tính đầy đủ (có đủ các nội dung theo luật định hay chưa)
- Tính hợp pháp (có đúng quy định pháp luật hay không)
- Tính hợp lý (phản ánh đúng bản chất nghiệp vụ hay không)
Nếu phát hiện có dấu hiệu sai sót, bất hợp lý hoặc không rõ ràng, kế toán có quyền yêu cầu bổ sung, làm rõ hoặc từ chối hạch toán.
Khi phát hiện dấu hiệu bất thường hoặc nghi ngờ về tính hợp lệ của chứng từ, kế toán nên xử lý theo quy trình sau:
Bước 1: Ghi nhận nghi vấn bằng văn bản
- Gửi email/phiếu đề nghị kiểm tra lại chứng từ
- Nêu rõ nội dung chưa rõ, chưa hợp lệ hoặc cần xác minh
Bước 2: Yêu cầu bổ sung tài liệu kèm theo
- Giấy ủy quyền, hợp đồng gốc, hóa đơn điều chỉnh, biên bản đối chiếu
- Tài liệu chứng minh bản chất nghiệp vụ
Bước 3: Báo cáo người có thẩm quyền (kế toán trưởng, giám đốc…)
Nếu sau khi kiểm tra vẫn không đảm bảo tính hợp lệ, kế toán có thể đề xuất:
- Không ghi nhận
- Ghi nhận có điều kiện (nêu rõ trong biên bản nội bộ)
- Chuyển cho bộ phận pháp chế xử lý (nếu có)
Bước 4: Lưu lại hồ sơ kiểm tra
Kèm theo ghi chú hoặc biên bản làm việc để làm căn cứ chứng minh đã thực hiện đúng chức năng kiểm soát
Tình huống thực tế kế toán nên yêu cầu kiểm tra lại chứng từ
a) Chứng từ thiếu thông tin bắt buộc
Ví dụ:
- Hóa đơn không có mã số thuế người bán
- Phiếu chi không có chữ ký người nhận tiền
- Hợp đồng chưa có đầy đủ chữ ký, dấu của các bên
→ Kế toán không nên hạch toán, vì chứng từ chưa đầy đủ giá trị pháp lý.
b) Nội dung chứng từ không đúng bản chất giao dịch
Ví dụ:
- Hóa đơn ghi “mua hàng hóa” nhưng thực chất là chi tạm ứng
- Biên bản nghiệm thu “điều chỉnh khối lượng” mà không có cơ sở kỹ thuật kèm theo
→ Kế toán cần yêu cầu làm rõ bản chất trước khi ghi nhận.
c) Có dấu hiệu lập khống, hợp thức hóa chứng từ
Ví dụ:
- Hóa đơn đầu vào có giá trị lớn nhưng không có hàng hóa kèm theo
- Hợp đồng ký “lùi ngày” để hợp thức hóa chi phí phát sinh trước đó
→ Đây là tình huống tiềm ẩn rủi ro rất lớn về thuế, kế toán cần cẩn trọng.
d) Người ký chứng từ không có thẩm quyền
Nếu kế toán phát hiện chứng từ được ký bởi nhân viên không được ủy quyền, hoặc không có văn bản ủy quyền hợp pháp, thì cần từ chối hạch toán cho đến khi được xác minh lại.
Kế toán có thể bị quy trách nhiệm nếu không kiểm tra chứng từ?
Câu trả lời là CÓ.
Theo Luật Kế toán, người thực hiện ghi nhận nghiệp vụ phải chịu trách nhiệm với nghiệp vụ đó. Nếu sau này phát hiện:
- Chứng từ giả, chứng từ khống
- Chứng từ không phản ánh đúng bản chất
- Thanh toán sai đối tượng, sai thời điểm
→ Kế toán có thể bị xử lý kỷ luật, bị phạt hành chính hoặc bị xem xét trách nhiệm hình sự, tùy theo mức độ thiệt hại và hậu quả gây ra.
Do đó, việc yêu cầu kiểm tra lại chứng từ trước khi hạch toán là quyền, là nghĩa vụ, và là “lá chắn” pháp lý đầu tiên mà kế toán nên chủ động sử dụng.
Với câu hỏi: “Kế toán có được yêu cầu kiểm tra lại chứng từ trước khi hạch toán không?”, câu trả lời là: Hoàn toàn có – và cần làm như vậy để bảo vệ quyền lợi cho doanh nghiệp và chính bản thân kế toán. Việc kiểm tra chứng từ không phải là sự nghi ngờ vô cớ, mà là trách nhiệm nghề nghiệp theo luật định. Việc này giúp doanh nghiệp tránh rủi ro về thuế, tài chính, tranh chấp hợp đồng và tránh những hậu quả pháp lý nghiêm trọng về sau.
Nếu bạn là kế toán, kế toán trưởng hoặc người đang đảm nhiệm kiểm soát nội bộ – thanh toán – hành chính – pháp lý tại doanh nghiệp, thì việc trang bị kiến thức pháp lý chuyên sâu cho vị trí kế toán là điều tối quan trọng.
Đừng bỏ lỡ khóa học thực chiến: Khóa học “Pháp chế đa nhiệm” – Thiết kế riêng cho kế toán – tài chính – kiểm soát nội bộ kiêm nhiệm pháp lý doanh nghiệp.
Xem chi tiết và đăng ký tại: https://phapche.edu.vn/courses/khoa-hoc-phap-che-da-nhiem-thiet-ke-rieng-danh-cho-ke-toan-tai-chinh-kiem-nhiem-phap-che-cong-ty/
Mời bạn xem thêm: