Sơ đồ bài viết
Trong bối cảnh môi trường kinh doanh ngày càng cạnh tranh và hệ thống pháp luật liên tục thay đổi, việc quản trị rủi ro pháp lý đóng vai trò sống còn với các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME). Tuy nhiên, nhiều SME tại Việt Nam vẫn xem nhẹ hoặc thậm chí bỏ qua vị trí pháp chế nội bộ – một sai lầm có thể dẫn đến những hậu quả khó lường. Bài viết “Sai lầm SME thường mắc khi bỏ qua vị trí pháp chế nội bộ” này phân tích các sai lầm điển hình, hệ quả và giải pháp để các SME nhận thức rõ hơn tầm quan trọng của bộ phận pháp chế trong vận hành doanh nghiệp.
Sai lầm SME thường mắc khi bỏ qua vị trí pháp chế nội bộ
Nhận thức sai lầm: “SME nhỏ nên không cần pháp chế”
Nhiều chủ doanh nghiệp SME cho rằng: “Chúng tôi còn nhỏ, chưa cần thiết phải có bộ phận pháp chế”. Họ nghĩ rằng pháp chế chỉ dành cho các tập đoàn lớn có nhiều rủi ro pháp lý, nhiều hợp đồng phức tạp hay hoạt động trong lĩnh vực nhạy cảm. Đây là một nhận định sai lầm nghiêm trọng.
Thực tế, càng là doanh nghiệp nhỏ, nguồn lực càng hạn chế thì việc phòng ngừa rủi ro từ đầu lại càng quan trọng. Một hợp đồng sai, một quyết định tuyển dụng thiếu cẩn trọng, một hành vi vi phạm sở hữu trí tuệ – bất kỳ yếu tố nào cũng có thể dẫn đến kiện tụng, xử phạt hoặc mất trắng đơn hàng.
Vị trí pháp chế không phải để “xử lý hậu quả”, mà là người gác cổng – đảm bảo mọi hoạt động của doanh nghiệp tuân thủ pháp luật, tránh được rủi ro từ trước khi chúng xảy ra.
Giao phó nhiệm vụ pháp chế cho những người “không chuyên”
Một trong những sai lầm phổ biến khác là giao việc pháp lý cho kế toán, hành chính hoặc nhân sự – những người kiêm nhiệm, không được đào tạo chuyên sâu về pháp luật. Tình trạng này thường gặp ở SME do muốn tiết kiệm chi phí.
Hệ quả là:
- Hợp đồng không chặt chẽ: Dùng mẫu trên mạng, sai cấu trúc, thiếu điều khoản bảo vệ doanh nghiệp.
- Không cập nhật luật mới: Các chính sách về thuế, lao động, bảo hiểm xã hội thay đổi liên tục. Người không chuyên khó theo kịp.
- Quản lý nội quy, quy chế lỏng lẻo: Dẫn đến mâu thuẫn nội bộ, khiếu nại, tranh chấp lao động.
- Không nắm rõ quy trình xử lý vi phạm: Xử lý nhân sự sai quy trình dễ bị kiện ngược.
Pháp luật doanh nghiệp không chỉ là kiến thức, mà còn là kỹ năng đánh giá rủi ro, dự báo, phòng ngừa – điều mà chỉ người có chuyên môn mới đảm đương được.
Phản ứng thay vì phòng ngừa – bài học từ thực tiễn
Rất nhiều SME chỉ tìm đến luật sư khi sự việc đã xảy ra – tranh chấp hợp đồng, bị phạt thuế, bị khiếu kiện lao động… Khi ấy, thiệt hại đã xảy ra và chi phí để giải quyết hậu quả thường lớn hơn nhiều so với chi phí phòng ngừa ban đầu.
Một số tình huống điển hình từ thực tiễn:
- Bị phạt vi phạm hợp đồng vì điều khoản không rõ ràng.
- Bị kiện vì đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động không đúng luật.
- Bị truy thu thuế, đóng phạt chậm nộp do hiểu sai chính sách thuế giá trị gia tăng.
- Bị xử phạt hành chính vì sử dụng phần mềm không có bản quyền.
Điểm chung của các sự việc này là: đều có thể phòng tránh nếu có người pháp chế nội bộ kiểm soát từ đầu.
Pháp chế nội bộ không chỉ “ngồi đọc luật”
Một số SME dù có nhân sự pháp lý nhưng chỉ xem họ như người “soạn thảo hợp đồng” hoặc “tư vấn nội quy”. Điều này vừa lãng phí năng lực, vừa khiến vị trí pháp chế trở nên bị động, yếu thế.
Vai trò của pháp chế nội bộ bao gồm nhiều hơn thế:
- Tư vấn chiến lược pháp lý cho ban lãnh đạo: Ví dụ, mở rộng chi nhánh, tái cấu trúc công ty, gọi vốn…
- Kiểm soát rủi ro trong các hợp đồng, giao dịch thương mại.
- Soạn thảo và rà soát các quy chế nội bộ: lao động, tài chính, bảo mật thông tin…
- Đào tạo nhân sự về tuân thủ pháp luật.
- Tham gia xử lý khủng hoảng truyền thông, khiếu nại, tranh chấp nội bộ.
Pháp chế nội bộ không chỉ là “người giữ luật”, mà còn là người bảo vệ doanh nghiệp khỏi những quyết định sai lầm về mặt pháp lý.
“Không có thì không sao” – Tư duy nguy hiểm
Việc SME chưa từng gặp sự cố pháp lý khiến nhiều người chủ quan, nghĩ rằng “không có pháp chế cũng không sao”.
Tuy nhiên, giống như việc đi xe không đội mũ bảo hiểm vì trước nay chưa từng bị công an phạt, điều này không đồng nghĩa với an toàn.
Pháp luật không khoan dung với sự thiếu hiểu biết. Khi sự cố xảy ra, việc “không biết” hay “không có người chuyên trách” không thể là lý do bào chữa. Luật vẫn xử lý như thường.
Pháp chế không phải để đối phó pháp luật, mà là để sống cùng pháp luật một cách an toàn.
Giải pháp cho SME: pháp chế nội bộ kiêm nhiệm
Thực tế, không phải SME nào cũng đủ nguồn lực để tuyển riêng nhân sự pháp chế. Giải pháp khả thi là đào tạo nhân sự sẵn có – kế toán, hành chính, nhân sự – kiêm nhiệm vai trò pháp chế.
- Tận dụng nhân sự nội bộ: Nhân viên đã hiểu văn hóa và quy trình doanh nghiệp, chỉ cần được trang bị kiến thức pháp lý cơ bản.
- Chi phí thấp nhưng hiệu quả cao: Đầu tư một khóa đào tạo pháp chế nội bộ giúp giảm thiểu rủi ro pháp lý dài hạn.
- Tăng khả năng chủ động: Doanh nghiệp kiểm soát rủi ro từ sớm thay vì phụ thuộc hoàn toàn vào dịch vụ tư vấn bên ngoài.
Bỏ qua vị trí pháp chế nội bộ là sai lầm chiến lược mà nhiều SME đang mắc phải, dẫn đến chi phí pháp lý tăng cao, mất uy tín và thậm chí phá sản. Thay vì chờ sự cố xảy ra mới tìm cách xử lý, doanh nghiệp nên chủ động xây dựng năng lực pháp chế từ sớm.
Một giải pháp phù hợp cho SME là đào tạo nhân sự hiện có kiêm nhiệm công tác pháp chế. Khóa đào tạo pháp luật cho kế toán, hành chính, nhân sự kiêm nhiệm pháp chế tại doanh nghiệp vừa và nhỏ” của Pháp chế ICA được thiết kế dành riêng cho nhóm này, giúp doanh nghiệp trang bị kiến thức pháp lý thiết thực, xây dựng hệ thống quản trị tuân thủ và giảm thiểu rủi ro pháp lý.
Tìm hiểu chi tiết khóa học tại: https://phapche.edu.vn/courses/khoa-dao-tao-phap-luat-cho-ke-toan-hanh-chinh-nhan-su-kiem-nhiem-phap-che-tai-doanh-nghiep-vua-va-nho/.
Mời bạn xem thêm: